働きやすい職場の7つの特徴とは？職場環境の改善方法も解説！

政府が推進している「働き方改革」により、各企業において職場環境の見直しにも注目が集まるようになってきました。社員が一日の大半を過ごす職場を快適で仕事をしやすいよう環境改善を行なうには、社員の意見をすくい上げ、継続的に改善を繰り返すことが重要といえます。また、職場環境の改善は、社員のストレス等を緩和するばかりでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。つまり、表面的な職場レイアウトだけではなく、作業方法の見直し、勤怠管理、労働時間など広範囲の改善が必要です。

そこで今回は、職場環境について幅広い側面から考えてみることにしましょう。

職場環境を構成する要素とは？

・人間関係
上司と部下のコミュニケーションがうまく取れず、風通しが悪い職場や人間関係では生産性も低下してしまいます。そのため、上司や同僚に相談しやすく、コミュニケーションが取りやすい環境を整えることが重要です。そして、同じ仲間として理解し支えあい、助け合う雰囲気が醸成されるよう、懇親の場を設けることも大切です。

・作業環境
作業環境は効率や作業負担、疲労、社員の安全と健康、モチベーション、商品やサービス品質などに大きな影響を与えます。まず、働きやすい場所を確保し、作業指示や標識・ラベル等の表示内容をわかりやすくすることが大切です。また、過密・反復・単調作業を改善し、作業ミスや事故を防ぐ対策を作ることが重要です。

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・仕事の裁量／やりがい
何を行なうにも上司の指示、監視が必要といった環境では、モチベーションも低下してしまいます。少人数単位や担当者ごとに意思決定ができることを増やすことや、再調整を行なうことが大切です。また、分担範囲を拡大しすぎると単調作業になってしまいがちなので、個人のスキルを活かした達成感が得られる仕事にすることが望まれます。

職場環境の重要性

人材の定着率に影響する

人間関係が悪化し、職場の雰囲気も悪い会社は、社員一人ひとりのモチベーションが低下していることが多いため、全体の生産性も低下しています。そして、生産性低下を防ぐために長時間労働が起きてしまうケースもあり、こうなると負のスパイラル、悪い連鎖といえます。

昨今、職場環境の整備がきちんとされていない会社は「ブラック企業」と称され、世間からの信頼性も損なうことから、人材の定着率も低くなってしまいます。

一方、逆に職場環境が快適に整備されている会社では、様々な場面で好循環が生まれるため、社員に帰属意識が高まり定着率もアップします。

社員のパフォーマンスに影響する

職場環境が改善されていない会社では、不満や不安を抱く社員が多くなってしまうことから、会社への貢献意識ややりがいも低下してしまいます。

ある程度社員に対して権限を持たせ、重要な役割を与えることでモチベーションが上がりますが、それを実現するためには社員の意見や要望を、会社や上司がしっかり取り入れてくれるような環境作りが大切になります。社員が仕事を楽しいと思いながら働き、スキルを活かしてパフォーマンスを発揮しやすい環境こそが、働きやすい職場だといえるでしょう。

会社の売上／業績に影響する

前項目のように、社員一人ひとりのパフォーマンスが発揮されれば必然的に会社の売上や業績は右肩上がりとなります。逆に、社員一人ひとりの持っている力がきちんと活かされなければ、売上も業績も悪化してしまいます。

会社の売上や業績は時に、社会情勢や市場環境などでその良し悪しが測られますが、不況でも業績が良い会社は全国に数多く存在します。そのような会社の好業績は、職場環境の改善整備、快適な職場づくりこそが大きな要因となっていることも多いため、非常に重要なのです。

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働きやすい職場の7つの特徴

1.勤怠管理が徹底されている

勤怠管理が徹底されていると、同時に業務の効率化が図られるため、長時間労働が起こりづらくなります。そして、長時間労働がなければ社員のプライベートの時間が増え、ワークライフバランスも良くなるため、会社に対する不満も減ります。また、勤怠管理が徹底されていれば、仮に長時間労働が起きても、原因の洗い出し、対策が講じられることが多いため、働きやすい職場が生まれやすくなります。

2.人事評価の制度が徹底されている

上司が会社のビジョンや方針を部下に正確に伝え、部下の意見をきちんとすくい上げることができれば、人事評価制度も納得のいくものが生まれます。

さらに、例えば

• 目標を達成し、業績アップに貢献した社員を表彰する
• 社内で開催するコンテストで、優れた従業員を表彰する
• 会社の理念や方針を体現した社員を表彰する

といったことも非常に重要で、このような人事評価制度の徹底が働きやすい職場を生みます。

3.常に業務改善／効率化を求めている

問題意識が少ない会社は売上や業績も停滞してしまいます。一方、現状に満足せず、常に「この業務をもっと効率化できないだろうか？」「誰もがスムーズに仕事できるために、何が必要なのだろうか？」こうした業務改善を日頃からよく考えている会社は、上司や部下のコミュニケーションも活発化し、風通しも良くなるため、職場環境が自然と整備されていきます。

つまり、改善に改善を積み重ねることが働きやすい職場づくりの近道といえます。

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4.新人教育や若手の育成に力を入れている

「新人や若手はベテランから仕事を目で盗め」「仕事は教えられるものでなく、見て覚えるもの」昔ながらの職人気質の現場や企業には、このような価値観が蔓延していることもありますが、これでは不満が噴出してしまい、職場環境も悪くなってしまいます。新人や若手こそ、育成に力を入れれば将来的に大きなパフォーマンス発揮を期待することができます。また、「会社から大切にされている」と感じることができれば帰属意識が高まり、やりがいも生まれるため、職場が働きやすくなります。

5.オフィスや設備に積極的に投資している

オフィスが老朽化していて設備も古く、操作しづらいものばかりの環境で働いていれば、社員のパフォーマンスも下がり、やがて売上や業績も落ちてしまいます。また、そのような環境では問題意識も低下し、改善もうまく進行しないでしょう。

きれいなオフィスで、業務の効率化が期待できる設備を積極的に投資していれば、社内も活気に溢れ、働きやすい職場が作られていきます。

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6.福利厚生サービスを積極的に取り入れている

福利厚生は「法定福利厚生」と「法定外福利厚生」の２つに分けることができます。この「法定外福利厚生」のうち、住宅手当や交通費、家族手当などは自社で提供しているところが大半ですが、宿泊や旅行、スポーツ施設の斡旋、エンタメサービスの利用などで外部の福利厚生サービスを利用している企業もあります。

福利厚生はすべて自社で運営しようとすると、多くの経費や時間がかかってしまいますが、こうした積極的な外部の福利厚生サービスの活用はムダを省き、職場に活気を与えてくれます。

7.従業員満足度の調査を定期的に行っている

従業員満足度とは英語でEmployee Satisfactionといい、頭文字を取ってESと呼ばれています。その名が示す通り、職場において従業員がどれほど満足しているかを表す指標です。

従業員満足度調査は、自社でアンケートなどを作成し分析する方法もありますが、調査やコンサルティング専門会社に外部委託する方法もあります。いずれにしても、単発実施で終わるのではなく、定期的に行なって何が問題なのかを分析し、改善策に取組むことが大切です。

まずは「無駄なストレス」の削減から

職場環境を改善するには、今まで見てきたように様々な要素から見直す必要があり、決して容易なことではありません。職場環境は従業員一人ひとりのストレスが蓄積されてしまうことによって悪化していきますが、一般的に職場御ストレス要因として

• 仕事の内容
• 給与や福利厚生等の待遇
• 上司や同僚、部下との人間関係
• 仕事量の多さ
• 電話対応

などが挙げられます。

職場環境を改善するには、すぐに「いかにして従業員満足度を向上させるか？」と考えてしまいがちですが、まずはこうした職場で抱えるストレスをどのようにして軽減させていくかに注力した方がよいでしょう。

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電話対応／取次業務は社員のストレス！

前項目にも挙げられている電話対応ですが、特に新入社員の場合、約６割の方がストレスに感じているというデータもあります。

• 業務が中断されてしまう
• 電話対応には時間がかかってしまうから
• 電話の取次ぎは面倒だから

などがその理由だそうです。

電話代行サービスで、オフィスの電話をゼロに。

電話代行サービスをご存じでしょうか？電話代行サービスは、電話対応を専門業者に委託するサービスです。ただし、電話オペレーターが依頼企業に出向するわけではなく、企業にかかってきた電話をオペレーターに転送し、電話の一次受けを代行します。電話対応業務の効率化は、社員の業務負担を削減し、働きやすい職場環境の実現につながります。

「BusinessCall」で職場環境を改善！

BusinessCallは月額5,000円（税込み5,500円）から利用できる電話代行サービスです。30分単位からの利用が可能なため、忙しい時間帯のみや、営業時間外・土日のみ依頼するといったような利用方法が可能です。

【BusinessCall導入事例】元気で明るい職場に

「らいふ歯科クリニック」様では、お昼休憩中や、診療時間外での電話受付業務負担が大きな課題となっておりましたが、BusinessCallを導入したことで、スタッフの業務負担が大幅に減り、休憩時間も十分に確保することができるようになりました。

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まとめ

職場環境の改善は、多くの企業が抱える課題です。職場環境は人間関係、作業環境、やりがいなどによって形成され、人材の定着率、従業員のパフォーマンス、業績などに影響を与えます。働きやすい職場を作るには、

• 勤怠管理の徹底
• 人事評価制の徹底
• 業務改善
• 若手の人材育成強化

など、様々な要素からの見直しが必要ですが、従業員満足度向上より、まずはストレス軽減に重視して、取り組むようにしましょう。 また、ストレスの一つに電話対応も挙げられますが、外部の電話代行サービス業者を利用するのも一つの改善策です。検討されてみてはいかがでしょうか。

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