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社内の情報共有はどうする?情報共有を円滑化する方法をご紹介

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社内での情報共有はもちろん重要だと理解はしていても、日々忙しい業務に追われていては優先順位は低くなってしまうものです。

社内で情報共有をすることは、単なるナレッジが積み重なるだけでなく、共有しておくことで、業務の無駄を発見し、業務効率化できるケースも多々ございます。

そこで本記事では、社内情報共有を円滑にしてく方法・ポイントに解説していきます。

社内で共有するべき情報とは

社内で情報を共有した方が良いということは分かっていてもどんな情報は共有するべきで、なにはしなくても良い情報がなにか、分かっていない方もいらっしゃるかと思われますので共有するべき情報はなにか解説していきます。

社内で共有するべき情報は例えば以下のようなものがあります、

  • 問合せの内容
  • 社内の部門間の進捗状況
  • 仕事で役に立つ情報
  • 顧客に関する情報

これらの情報を共有することで、無駄なコミュニケーションの削減・知識の均一化・迅速なトラブルの解決に役立ちます。

社内の情報共有が疎かになるデメリット

上記項目で社内で共有するべき情報について解説しましたが、情報共有が疎かになることでどのようなデメリットが生じるのかをみて行きます。

属人化の進行

社内情報共有を疎かにすると、社内情報を知る手法が、情報に詳しい人を頼ることになります。

つまり、属人化を促進してしまいますので、情報に詳しい人間がその場にいない場合、情報の把握が難しくなってしまいます。

このような属人化が進行すると、情報に詳しい人間がいなければ、情報の把握さえできない状況になりかねません。また、情報に詳しい人間との距離感次第で情報把握量に差が出てしまうなど、組織にとって属人化が強まることはプラスにはなりません。

ナレッジ・知識の偏りが生まれる

社内情報共有を疎かにするということは、情報収集はそれぞれに任せることになります。つまり、それぞれが勝手に情報を集めるので、ナレッジ・知識に偏りが生じてしまいます。

社内情報共有を進めることで、ナレッジ・知識を統一できるメリットもありますが、各々に任せているだけではなく、例え同じ言葉であっても、まったく異なる解釈をしてしまうケースもあります。

社内情報共有は情報収集だけではなく、情報に対する解釈を揃える役割もあるのです。

連携・進捗確認が困難になる

社内情報共有が疎かな組織は、他人が何をしているのか、客観的な把握が難しいです。親しい人であれば、何をしているのかコミュニケーションの中で把握できることでしょう。

しかし部署が異なる、あるいは仲が悪いなど、距離感が近くは無い相手が何をしているのかが分かりませんので、連携などできません。

結果、他の人と同じことをしてしまったり、連携できるシチュエーションでありながら、それぞれ個別に行うなど非効率な動きとならざるを得ません。

トラブルに対し迅速な対応ができなくなる

トラブルが起きた場合、社内情報共有を疎かにしていると、迅速な対応ができません。
誰がどのように対応するのかが分からないのです。誰もが「誰かがやる」と思って何も進まなかったり、それぞれが個別に対応することで、かえって会社としての信頼感を損ねてしまうことにもなりかねません。

それぞれが良かれと思って対応しても、情報共有ができていなければ、顧客にとっては「担当者によって言うことが異なる」になってしまいかねません。

社内の情報共有がうまくいかない原因

社内情報共有は、重要なものだとは理解しているものの、情報共有が上手くいかないと嘆いている方も多いようです。
重要だと分かっているにもかかわらず、なぜ情報共有が上手くいかないのか、その理由をご紹介しましょう。

情報の共有手段がない

情報共有が大切だとは分かっていても、そもそも情報共有のための手段がないので、結局は各々次第となり、特定の人に頼らざるを得ない状況に陥ってしまっているケースも多いようです。

また、手段そのものがないので、そもそも社内情報共有という概念を持っていないケースもあります。

情報共有を行う文化・環境がない

そもそもそれまで情報収集は個別に行っていたことから、社内で情報を共有するという概念がないケースも多いです。

必要だと思うことはそれぞれが個別に問い合わせるものであって、会社として環境を整える必要がない、あるいはそれまでなかったものなので、情報を共有を社内で整える発送がないケースもあります。

問題が起きた時も、「面倒」「困った」とは思っても、情報共有という発想がないので、いつも同じ問題で悩まされることもあります。

社内の情報共有で行うべきこと

社内にで情報共有をと考えた時、何をすべきなのか、その流れについてを解説します。
社内情報共有が大切だとは分かっているものの、何をすればよいのか分からない場合、この流れに沿って実践することで、社内情報共有環境の構築が可能です。

チャットツールの統一・導入

会社として統一されたチャットツールを導入しましょう。
チャットツールはビジネスシーンにおいて使い勝手の良いものですが、それぞれが個別に導入している会社もあります。

そこで、会社として統一したチャットツールを定め、導入します。全員が同じチャットツールを使用するだけでも、同じグループでの情報共有が可能になります。

マニュアルの作成

マニュアルも作成しましょう。
共有する項目や連絡する時間、シチュエーション等を細かく設定することで、属人化を解消し、密に情報共有が行える環境となります。

ここでポイントは、マニュアルは全員が守る点です。役職等によって特例を設けてしまうと、情報共有の質が低下してしまいますし、結局は情報に偏りが生じることにもなりかねません。

<関連記事>
電話対応の完全マニュアル!テンプレート付きで徹底解説

コミュニケーションの場を設ける

チャットツールに頼るだけではなく、コミュニケーションの場を設けることも大切です。なぜなら、同じ会社組織であれば、コミュニケーションの中心はやはり仕事の話になります。そこで、各々が知っている情報を話し合うことも立派な情報共有です。
また、コミュニケーションによって信頼関係の構築にも繋がります。

情報の一元管理

社内情報共有のために、情報の一元管理が大切です。

様々な場所で情報管理を行うと、情報に差が生じてしまいます。社員としても、どの情報を信じてよいのか迷いが生じますので、一元管理しなければ、結局はかえって社内環境効率の悪化を招きかねません。

情報は一元管理し、正しい情報を共有できる環境を構築しましょう。

漏れがちな電話内容の社内共有

情報共有にて、意外と漏れがちな情報の一つに電話内容が挙げられます。

電話対応は、
①相手から要件を聞き取る ⇒ ②理解する ⇒ ③メモに残す ⇒ ④伝言/社内共有する という一連の流れになっています。

電話でかかってくる内容には顧客からの重要な相談や新規のお問い合わせなど共有しておくべきことも多くあります。
しかし特に業務が忙しい時や外出時には、共有されなかったり・共有漏れが発生します。

こんな課題がある企業様におすすめなのが「電話代行サービス」です

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、かかってくる電話の一次受けを代行するサービスです。
受電内容はメールやチャットにて通知しますので、情報共有も行うことができます。

また、受電を任せることができますので、電話を受け取ることで作業を中断する必要もなければ、作業を中断して取った電話が広告・勧誘の類で時間の無駄になることもありません。

むしろ営業や勧誘は電話代行サービスにて遮断できますので、情報共有はもちろんですが、業務の効率化も目指すことができます。

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電話代行って何?どんなサービス?メリットやデメリットを紹介

電話代行サービスならBusinessCall

電話代行サービスの一つ、Businesscallでは受電時間を指定できる点に加え、受電内容はLINEやチャットツールにて共有が可能です。また、専用の管理画面に受電内容の履歴が全て残りますので、ログイン情報さえ共有すれば、社内共有が可能になります。

Businesscallの電話対応は独自の研修を受けた質の高いオペレーターのみとなっており、サービス開始に当たってはお客様にあった最適なプランをご提案致します。

月額5,000円(税込み5,500円)で365日土日も関係なく、9時から21時の間の好きな時間に30分単位で申し込むことができるのも魅力です。

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まとめ

社内情報共有は効率化や生産性向上が見込める重要なことだとご理解いただけたのではないでしょうか。

導入の方法は多々ありますので、自社にとって必要な社内情報共有のシステム化が重要です。

情報化社会と呼ばれている昨今、情報の扱いも求められますので、社内情報共有をシステム化し、従業員が働きやすい環境を構築することが大切です。

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