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ペーパーレス化とは?メリット・デメリットを交えて徹底解説

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ペーパーレス化を考えているものの、何を行えばよいのか分からない方、あるいはそもそもペーパーレス化がよく分かっていないという方もいるのではないでしょうか。

ペーパーレス化は名称が示すように、紙を使わない施策です。それまで紙で行っていた業務をデータで行おうという施策で、会社にとっても様々なメリットがあります。

そこで、ペーパーレス化について、基礎知識、メリットや実践方法、さらにはデメリットについても解説します。

ペーパーレス化の基礎知識

ペーパーレス化とは何を意味するものなのか、まずは基礎知識から解説します。
ペーパーレス化をと考える前に、正しい知識を得ることが大切です。

ペーパーレス化って何?

ペーパーレス化とは、それまでの業務にて、紙を使用していた部分をデータ化し、紙を使用しない環境を整えることです。

データであれば紙は不要となり、ペーパーレス環境となります。つまり、ペーパーレス化とは、紙をデータに変更することです。データであれば、IT化・DX化との相性も良いので、大きな可能性を秘めた施策だと考えることができます。

ペーパーレス化の必要性とは

ペーパーレス化は時代のニーズにマッチしています。
昨今、働き方改革が叫ばれていますが、それらは労働生産性の向上、業務効率化を意味します。

紙では時間や工数がかかるものも、データであれば即対応できることも珍しくありません。日本では急速に少子高齢化が加速し、労働者人口が減少していますので、生産性向上・業務効率化はどの企業にとっても急務です。
ペーパーレス化こそ、それらの問題解決の糸口になることから、近年注目を集めています。

ペーパーレス化が進んでいる理由

ペーパーレス化に取り組み始める企業が増えています。
生産性向上や業務効率化をと考えているのはもちろんですが、企業の思惑とはまた違った観点からもペーパーレス化が進んでいます。

環境保全のため

昨今、SDGsに代表されるように、環境問題が国際的に大きく取り上げられるようになりました。
そのため、企業としても利益だけを追求するのではなく、持続可能な社会環境への協力、つまり営利だけを求めるのではなく、地球環境への配慮が求められるようになりました。

そして紙の原料は木です。紙を大量に使用するということは、地球環境に負担をかけていることになりますが、データであれば地球環境への直接的な影響はありません。

政府が推進しているから

ペーパーレス化は、政府も推進しています。
2019年に「働き方改革」が施行されましたが、その中でペーパーレス化も重要施策として明文化されています。

日本は経済大国ではありますが、IT分野では後れを取っています。そのため、民間だけに任せるのではなく、行政レベルでペーパーレス化を推進しているのです。

ペーパーレス化のメリット6選

ペーパーレス化が広がっている背景には様々な事情がありますが、企業にとってはメリットも多々あります。

環境問題や行政といったスケールの大きな話だけではなく、会社に様々なメリットをもたらすものです。
主なメリットとして下記の6つが挙げられます。

業務の効率化

ペーパーレス化によって業務の効率化が促進されます。

例えば紙であれば印刷しなければなりませんが、データであれば印刷は不要です。相手に渡さなければならない時も、紙であれば印刷して直接出向かなければなりませんが、ペーパーレスであればメールに添付したり、あるいはクラウド上で共有するだけで良いのです。

このように、紙が抱えていた煩わしさを解消し、業務の効率化をもたらします。

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情報共有がしやすくなる

ペーパーレス化とは、紙面のデータ化と考えることもできます。
データの場合、共有が簡単です。紙面を配る必要はなく、データとして共有すればよいだけです。そのため、情報共有が容易になります。

紙で情報共有をしたいと思ったら、人数分印刷し、配布しなければなりませんでした。外出の多い社員ともなれば、渡すタイミングも考慮しなければなりません。
しかしデータであれば、外出の多い社員がいても問題なく共有が可能です。

長期的にコスト削減になる

ペーパーレス化は、長期的視野で見るとコスト削減効果もあります。

紙が不要になるのです。紙の購入費用だけではなく、紙を印刷するためのプリンタ・コピー機、さらにはインク代やプリンタ・コピー機のメンテナンス費用等、ペーパーレス化によって不要になるものは多々ありますので、ペーパーレス化は経費削減効果も見込めるのです。

紛失の防止

紙の場合、紛失リスクもあります。

火災や地震といった自然災害のような大げさなものだけではなく、不要な書類と間違えて廃棄してしまったり、外出先に持ち運ぶ際、雨に濡れてボロボロになってしまうリスクもあるなど、紙は保管にも気を使わなければならないものでした。
しかしペーパーレス化することで、それらの紛失リスクが低減します。

企業イメージの向上

SDGsに代表されるように、昨今は企業も営利以外にも環境や人権など、考慮しなければならないテーマが増えています。

ペーパーレス化は、環境問題対策にもなりますので、ペーパーレス化に取り組んでいる企業は、環境問題に対し、正面から向き合っている企業とのイメージを与えることができます。

オフィスの有効活用

紙は数枚程度であれば、保管場所も決して大きなスペースを必要とするものではありません。

しかし、何千枚、何万枚ともなれば保存するためのスペースが必要です。会社内で紙面の保管のためのスペースを用意しなければなりませんが、ペーパーレス化によって紙の保管スペースが不要になります。

それまで保管のために確保していた場所も、他の用途で利用できることでしょう。オフィスに解放感が生まれるだけではなく、場所の削減によって広いオフィスを借りる必要性もなくなりますので、固定費抑制効果も期待できます。

ペーパーレス化のデメリット3選

ペーパーレス化には様々なメリットがあることが分かっていただけたのではないでしょうか。しかし、デメリットもあります。

ペーパーレス化をと考えるのであれば、メリットだけではなくこれから紹介するデメリットも覚えておきましょう。

セキュリティ面での不安

ペーパーレス化とはそれまで書類で保存していたものをデータにて保存することになりますのでセキュリティ面も考慮しなければなりません。
紙の場合、紛失のリスクはあっても盗難のリスクは高くはないでしょう。

しかしペーパーレス化の場合、データの漏洩・流出リスクも懸念されます。
漏洩・流出させてしまったデータによっては経済的な損失だけではなく、自社の社会的信頼を損ねることになります。

初期投資コストが必要

書類を電子化するのに、管理代に月¥30,000(※料金は業者によって異なります)と今ある書類を電子化するのに膨大な料金がかかることがわかります。

また、電子化した後も書類を管理するのにも費用がかかってしまい、長期的にはコスト削減が可能だとしても、この初期費用ではペーパーレス化に舵を切ることはできないかもしれません。

慣れない間は不便に感じる

ペーパーレス化に限らず、それまでの環境から変われば慣れないので不便だと感じることでしょう。

ましてやこれまで何年、何十年と当たり前のように使用していた紙をペーパーレス化しますとなれば、慣れない人が出てきても不思議ではありませんので、導入当初は見合った効果が得られません。

ともすれば「前の方(紙環境)が便利だった」との声が聞こえてくることでしょう。

ペーパーレス化を行う適切な方法

ペーパーレス化にはメリットもありますが、デメリットもあります。
それでもペーパーレス化を進めるのであれば、適切な方法にて慎重に進める必要があります。

目的の明確化

ペーパーレス化を決めるのは会社組織でも役職者など上の立場の人間でしょう。

しかし実践するのは社員全員です。しかし下の立場の人間は、なぜペーパーレス化を進めるのか分からないので、よく分からないまま「言われたから」と実行しなければならないのです。

これではペーパーレス化はなかなか進みません。
そこで、なぜペーパーレス化するのか、目的を社内全体で明確化しましょう。
例えばペーパーレス化によってコストカットする具体的な額など、具体的目標を掲げ、社内全員で目的意識を共有する必要があります。

ペーパーレス化の範囲を選定する

いきなり会社内の全てをペーパーレス化するのではなく、できる部分からペーパーレス化を進め効果を見極めながら慎重に進めましょう。
ペーパーレス化にあたっては、懐疑的な意見を持つ社員やスタッフがいても不思議ではありません。

まずは狭い範囲でペーパーレス化を実践し、多くの社員・スタッフに効果を実感してもらうことで、ペーパーレス化を進めやすくなります。また、自社との親和性や費用対効果など、ペーパーレス化の進行具合・相性等を見極めることもできます。

ツール・サービスの選定

ペーパーレス化を進めるためには、ツールを用意しなければなりませんが、ツールも多種多様です。

クラウドシステムなのか、あるいは自社サーバーにて保管するのか、共有のためにPCを使用するのか、あるいはタブレットなのか等、ペーパーレス化環境の選択肢も豊富です。

自社のペーパーレス化の方向性にマッチしたツール・サービスを選ぶことで、より効果的なペーパーレス化が進みますので、ツール・サービスの選択肢を広げるためにも、ツール・サービスに関しての情報収集も大切です。

ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化を実践し、成功した企業も増えています。そこで、ペーパーレス化の成功事例をご紹介します、

議会でのコスト削減の成功事例

とある行政では、議会の度に書類が必要なことに悩んでいました。
そこでペーパーレス化を実行したところ、参加者の人数分必要だった紙の準備が、ペーパーレス化によって資料のアップロードのみとなりました。

また、動画や写真などカラーでの資料閲覧が可能になったことで会議効率もアップした点、情報共有が簡単になった点など様々なメリットを得たとのこと。

ちなみにペーパーレス化によって、年間およそ10万枚の紙の削減に成功したとのことです。

https://www.morenote.jp/archives/417/

会議でのペーパーレス化成功事例

とある企業では、会議のために印刷製本作業が大きな負担となっていたとのことで、

さらには重要な資料なので置き忘れが起きたら情報漏洩につながりかねない点や、資料保管スペースの確保、過去の会議資料捜索など、様々な懸念を抱えていたことからペーパーレス化を推進しました。

すると、紙の印刷が不要になったので会議の準備時間が短縮されました。また、データなので置き忘れるリスクもなくなったとのことで、余計な心配がなくなったことから、会議そのものの質も向上しているとのことです。

https://www.nikkotelecom.co.jp/case/details/?CN=310402

ペーパーレス化以外の業務効率化

ペーパーレス化のメリットの一つに業務効率化が挙げられますが、業務効率化に関しては、ペーパーレス化以外の方法でも可能です。

効率化しやすい業務

業務効率化を実践しやすい業務としにくい業務がありますので、これから業務効率化をと考えるのであれば、業務効率化を実践しやすい点から行うとよいでしょう。

情報の共有

メールの場合、基本的にマンツーマンになりますので、情報伝達は可能でも、情報共有は難しいです。かといって一斉送信の場合、閲覧してくれているのかという懸念も生じます。

そこでチャットツールを使用することで、情報共有を図るのもよいでしょう。
チャットツールの場合、メールのように畏まるのではなく、雑談型式で参加者が気軽にコミュニケーションの輪に入ることができますし、会話の内容や添付ファイルの検索も容易です。

また、閲覧していない会話には印がでるので、見逃しリスクも低いです。

電話業務

電話業務は、電話がかかってくると一旦行っている業務を中断し対応する必要があります。

その電話も顧客からの電話や新規のお問い合わせ重要なものだけではなく、営業や勧誘など必要のない電話も多くあります。

集中して取り組んでいた際に、無駄な電話対応で業務を遮断されるのは非常に生産性が悪くなりますので、電話業務は外注をしてなるべく対応時間を減らすことが重要です。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、かかってきた電話の一次受けを行うサービスのことです。

電話代行サービスに依頼をすることで、かかって来る電話は全て電話代行サービスの会社が対応し、電話内容を共有するため電話の内容を確認した後折り返し電話をすることができるため必要な電話のみ対応するだけで済むため業務の効率化に繋がります。

また電話業務は、電話がかかってくると一度行っている業務を中断し対応しなければならないため業務の効率化を妨げています。電話代行サービスに依頼をすることでこのような業務効率化も可能です。

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電話代行って何?どんなサービス?メリットやデメリットを紹介

電話代行サービスBusinesscallとは

電話代行サービスの中でもおすすめなのがBusinesscallです。
Businesscallは社内にて研修を受けたプロのオペレーターが対応しますので会社の印象アップにも繋がります。

また、Businesscallは365日土日も、最大9時~21時の中で好きな時間に30分単位で設定をすることができるため、自社に必要な時間のみ電話対応の一次受けを任せることができるため、コストを抑えつつ電話業務の効率化を行うことが可能です。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

ペーパーレス化は社会問題、さらには政府も絡むなど会社内の施策に留まらない、大きなテーマです。

もちろん得られるメリットも多々ありますので、業務効率化をと考えている会社にとっては、ペーパーレス化は業務効率化施策の選択肢の一つになります。

ペーパーレス化だけではなく、さらに業務の効率化を行いたい場合は電話業務の効率化も検討してみてはいかがでしょうか。

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