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『業務効率化』を実現する方法8選・役に立つツールやサービスを紹介

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日々の業務をできるだけ効率よく行いたいと各企業において様々な取り組みが行われています。働き方改革により、企業ではさらに業務の効率化をしていかなければならない状況となっています。

業務効率化といっても、何から始めたら良いだろう、どのような方法があるのだろうと悩まれている方に、この記事では業務効率化の手法や、そのなかでもすぐに導入しやすい方法についてまとめておきます。

業務効率化が求められてきた背景

業務効率化を進めるためには、仕事におけるムダやムリを見つけださなければいけません。非効率となっている部分はどのような部分なのか見つけだすことで、その部分をどのようにすれば効率よく行えるのか検討していくことができます。

また、業務効率化が求められてきた背景として、政府が提唱する働き方改革が挙げられます。働き方改革を実現させるために、業務効率化を行うことは避けて通れません。

働き方改革の推進

働き方改革では、長時間労働の是正や柔軟な働き方ができる環境を整えること、労働生産性の向上、処遇改善などが掲げられていますが、これらはすべて業務効率化と関係してきます。

働き方改革を実行していくためには、業務効率化を図らなければ進めていくことができないのです。

人材不足の解消

働き方改革を行うにあたり、壁となってしまうのが人材不足です。人材不足に悩む企業は多く、人材を確保できなければ、働き方改革も実行することが難しい・・・ということになってしまいます。


業務効率化により、これまで行っていた業務の量が減ると、手が空いた人を他の業務にあてることができます。人手が不足していた部署に人材を配置することができるだけでなく、新たな部署を設けることもできるでしょう。

さらに、業務効率化でひとりにかかる業務負担が減ることで、離職率の低下につながる・優秀な人材に長く働いてもらうことができるというようなメリットもあります。

業務効率化のメリット

現在の仕事のムリやムダ、ムラを省いて効率的に進めることができるようにしていくことを業務効率化としていますが、業務効率化のなかでも特にITツールの活用は様々な企業で導入されています。

生産性の向上につながる

ビジネスで言う生産性とは、一定の時間でできる仕事の量を増やすこと、一人がこなせる仕事の量を増やすこと、残業しなくても同じ成果をあげることなどのことです。仕事のムダ、ムリ、ムラを省いていくことは、生産性を高めるために役立ちます。

少ない人員で会社を回すことができる

人手不足が深刻となる中、企業では業務効率化を行い、今いる人材で成果を出していかなければいけません。少ない人員で会社を回していこうとする場合、ITツールの活用は必要となってきます。


業務効率化を行うことは、コストカットにも繋がります。例えば、ITツールを導入することで、業務の一部が自動化されると、仕事がスムーズに行えるようになり、他の業務に時間を割くことができます。

このようにしていくと、残業する社員も減り、残業代が削減できます。また、今いる人材で業務を行っていくことができるため、新規雇用も必要なくなり、人件費削減に繋がるといえるでしょう。

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業務効率化を行う方法

業務効率化を行っていく場合、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、個人ができる業務効率化の方法や、会社全体で取り組める方法などをご紹介します。

個人でできる業務効率化

日々の業務が思うように進まないと悩んでいるなら、まずはご自身の業務を効率よく行えるように下記のような取り組みを行ってみてください。

テンプレートの作成

社内で作成する提出書類や資料は、同じような内容を作成する場合も多いです。そのようなものは、テンプレートを作成しておくことで、効率よく業務を行うことが可能になります。

例えば、送付状や報告書などがあるでしょう。毎回同じ内容を作らずに済むので時間を節約できます。

業務に優先順位をつける

日々の業務を書き出し、優先順位をつけて取り組みましょう。まず業務を書き出すことで、今自分がどのような仕事を抱えているのかが分かります。

そして、それをいつまでに行わなければならないのかということも書き出すことで、優先順位をつけることができるのです。業務の締め切りに合わせて順番に取り組むことで、ムダのない行動ができます。

その日行う業務の把握(TO DOリストの作成)

仕事を始める前に、1日の業務のTODOリストを作成しましょう。その日のうちに終わらせなければならない仕事については、細かく1日のスケジュールを設定し、時間にムダが出ないように、ムリのないようにこなしていけるようにしましょう。

綿密な連絡

仕事は自分ひとりで行う業務ばかりではありません。チームで行わなければならない仕事もあります。一緒に業務を進めるメンバーには、仕事の進捗状況を常に報告しておきましょう。緻密な連絡で、トラブルやミスを減らすことができます。

会社として効率化する方法

業務効率化は、個人だけでなく会社として取り組まなければならない問題です。では、会社として効率化していくためにはどのようなことに取り組む必要があるのでしょうか。

既存の業務の見直し

業務効率化のために既存の業務を見直しましょう。業務を見える化しなければ、どのような点を変えていかなければならないのか把握することができません。

業務の詳細を洗い出すことで、どこにムダやムリがあるのか、どのように改善していくことができるのかという効率化のための準備ができます。

効率化を行う業務の選定

業務効率化を行う際、業務のなかでまとめることができる項目はないか確認してみましょう。まとめることができる業務を選定することで、業務効率化につながります。

同じ社員が似たような業務を行っている場合は、どちらか片方が行うことで、もう1人の社員は別の業務を行うことができるため、効率が良くなります。

どの業務がムダなのか、一人の社員に仕事が集中していないか、仕事のスケジュールにムリはないかという点を確認し、効率化させる業務を選定してください。

複数システムでのデータ管理

業務のなかで、自動化できる部分は自動化していきましょう。繰り返し同じ作業を行う場合は、システムに記憶させることで業務スピードをあげることができます。また、データベースを作成し、社内のメンバー全員が活用できるようにすることで、業務のムダを省けます。

社内コミュニケーションの無駄を省く

社内のコミュニケーションが希薄になってしまうと、業務の連携が取りにくくなってしまうことがあります。良好な関係を築きつつ、コミュニケーションの無駄は省いていく必要があるでしょう。

誰がどのような作業を行っているのか、個々の作業の進捗具合はどうなっているのかという点は、こまめに確認できるようにしておくことが重要です。スムーズに情報を共有できる関係を構築しておきましょう。

業務効率化に役立つツール・サービス7選

ここでは、業務効率化に役立つツールやサービスをご紹介します。自社で取り入れることができるものは積極的に導入してみてください。

情報を一元管理するシステムの導入

社内では様々な情報やデータを管理しています。この情報やデータをひとつの場所にまとめておくことで、担当部署や関係者が閲覧しやすくなり、業務時間の短縮や、業務フローの簡略化に役立ちます。また、情報やデータをより活用しやすくなるでしょう。

ペーパーレス化ツール

社内の書類をペーパーレス化することで、資料を共有する際に印刷する手間が省ける、必要な書類を簡単に見つけやすくなるなど業務効率化に役立ちます。

また、印刷する際のインクやコピー用紙代などのコスト削減や、紙の資料を紛失してしまうというトラブルも減らせるためセキュリティ強化にもつながります。

チャットボットの導入

チャットボットを導入することで、電話対応の時間削減に繋がります。チャットボットは、自動会話プログラムで、人工知能がお客様の対応をしてくれます。

業務時間外にかかってきた電話は、チャットボットに対応してもらうことで、業務がスムーズに行えるでしょう。

業務自動化ツールの導入

業務自動化ツールを導入することで、繰り返し行う同じ作業を何度も行わなければいけないという手間とムダを省けます。

例えば、エクセルのマクロを活用することで、エクセルで行う操作を自動化することが可能です。他にも、ファイルの形式や名前を自動で変更できる自動化ツールなど様々なものがあるため、自社の業務で役立つものは導入を検討すると良いでしょう。

RPAの導入

コンピューターで行う定型業務をロボットに行わせることができるのがRPAです。事前に決めたルールに従ってRPAが業務を行ってくれるので、他の業務に時間を割くことができます。

ただし、RPAが不得意とする業務もあるため、どの業務を任せるのかよく検討する必要があるでしょう。

業務の外注

一部の業務を外注することで、業務効率化が可能になります。
外注しやすい業務は、入力業務や経理業務など事務的な業務のほか、電話対応などルーティンワークを外注することで、コア業務に専念することが可能になります。


また、外注先となる企業はその業務を専門で行っている場合がおおいため高度なノウハウ専門性を持っていることが多いです。そのため外注費がかかったとしても、品質が向上することで費用対効果の向上も期待することができます。

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電話業務が効率化できる電話代行サービスとは

業務効率化を進めるうえで、導入を検討したいのが電話代行サービスです。電話代行サービスを導入することで、電話にかかる時間を削減できるだけでなく、電話の取次ぎミスを防ぐことができる、時間外の電話にも対応できるなど、顧客満足度の向上にもつながります。

電話代行サービスとは

電話代行サービスは、電話対応のプロが、社員の代わりに電話を取り次いでくれるというサービスです。

電話対応の1次請けをしてくれるため勧誘や営業の電話に出る必要が無くなり、必要な用件のみに対応することが可能になります。そのため電話代行サービスを利用することで、電話業務の効率化や生産性の向上を目指すこともできます

また、電話対応のために出社しなくて済むため、在宅ワークを進めたい企業でも導入されています。

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電話代行サービスに依頼するメリット

電話代行サービスを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。依頼するメリットについてまとめておきます。

電話業務の効率化

本業務に集中している際に、電話がかかってきてしまうと作業を中断しなければいけなくなります。

電話対応は時間がかかるケースも多く、社員の負担となってしまうのです。電話対応を外注化することで、業務をスムーズに進めることができ業務効率化に役立ちます。

顧客満足度の向上

電話代行サービスでは、研修を受けたオペレーターが電話対応をしてくれます。丁寧に対応してくれるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。また、電話がなかなかつながらない、伝達ミスがあったというようなことも防げます。

受電漏れの軽減

電話代行サービスを利用することで、受電漏れを軽減することができます。担当者が誰か分からず、折り返しの連絡ができなかったというようなことも起こりません。

電話代行サービスならBusinesscallへ

電話代行サービスの依頼を検討される場合は、実績が豊富な会社に業務を任せるのが安心です。電話代行サービスのおすすめは「Businesscall」です。

「Businesscall」は、月額5,000円(税込5,500円)から利用できる電話代行サービスで、研修を受けたオペレーターが電話の一次受けを行ってくれます。

電話の内容は、逐一チャットやメールなど専用のツールで報告されるため、担当者がすぐに折り返しの連絡を入れやすくなっています。

受電漏れも防げますし、対応の質が良いため顧客満足度向上に役立ちます。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

まとめ

業務効率化には、様々な手法があります。自社で問題となっているのはどのようなことなのか洗い出し、より効率よく業務を行うためには何が必要なのか検討していく必要があるでしょう。

電話対応は、どのような企業でも必ずあるものです。そのため、まずは電話業務を外注し、業務効率化を図ってみるのも良いでしょう。

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