電話代行業者の選び方のポイントやおすすめの業者のご紹介！

自社の業務効率化のため、電話代行サービスを導入する企業が増えています。受電件数が多い企業の場合、通常業務に支障が出てしまうこともあり、これにより残業が増え、従業員の負担になっているというケースもあるのです。

しかし、いざ電話代行を導入しようと思っても、本当に安心して利用できるのだろうか、品質は信頼できるのだろうかという点が気になる企業担当者様も多いのではないでしょうか。

この記事では、電話代行導入を検討されている方のために、電話代行業者の選び方やおすすめの電話代行業者をご紹介します。

電話代行を必要とする方の3つの主な悩み

電話代行サービスは、どのような時に利用されているのでしょうか。電話代行を必要としている企業では、下記のようなお悩みを抱えていることが多いです。

電話対応に業務時間をとられすぎている

受電件数が多い場合、電話対応に業務時間を取られ過ぎてしまうことがあります。担当者への取次ぎだけでなく、不在にしている場合は用件を聞いて担当者に伝えるというような手間もかかってしまうため、思っている以上に電話対応にかける時間は多いものです。

電話代行サービスを利用することで、これらの時間を通常業務にあてることが可能になります。

テレワークが普及して事務所が空いてしまう

テレワークの普及により、事務所にいるスタッフの人数が少なくなっている、電話番のために従業員を出勤させなければならないというようなことがあるのではないでしょうか。
このような場合に、電話代行サービスを利用することで、事務所に出社している従業員の負担の軽減、電話番の為の出勤を無くすことが可能になります。

事業を始めたばかりで事務員が足りない

事業を立ち上げて間もない場合、沢山電話がかかってくることはなくても、電話対応に時間が取られてしまうことがあります。
事務員を雇う余裕がないと、かかってきた電話の対応に時間が取られてしまい本来の業務が思うように進まないということがあるでしょう。
このような場合に、コストを抑えて導入できるのが電話代行サービスです。

品質の良い電話代行業者の2つの特徴

電話代行業者は沢山あるため、委託する場合は品質の高い電話代行業者を選びたいものです。
ではどのような電話代行業者だと品質が高いと言えるのでしょうか。高品質な電話代行業者の特徴をまとめておきます。

オペレーターの教育に力を入れている

受電業務は、オペレーターに会社の顔となって電話に出てもらうことになります。そのため、顧客に良い印象を与える対応をしてもらわなければなりません。

ここで重要になってくるのが、オペレーターの研修です。
従業員教育に力を入れていて、どのオペレーターも同じ品質で対応できる業者だと安心して依頼できるでしょう。

導入事例が多い

導入事例が多い電話代行サービス会社は、様々な企業で対応をしているためノウハウが蓄積されています。官公庁や大手企業などへの導入実績が多いと安心して利用できるでしょう。

また士業や専門的な業界にも対応している場合、事業内容に合わせた品質の高い対応ができると言えます。

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電話代行の品質を比較する際の2つのポイント

電話代行業者の電話対応の品質は、実際に利用してみなければ分からないことも多いです。
無料お試し期間が設けられていたり、お試しプランが用意されている電話代行業者もありますが、そのようなプランが用意されていない場合は、下記のようなポイントを比較していくのが良いでしょう。

オプション料金が発生するポイント

電話代行業者を選ぶ際に注目するのが料金ではないでしょうか。
初期費用0円、基本料金がリーズナブルな価格で設定されている電話代行業者は、利用しやすいと感じます。

しかし基本料金に関しては、各社対応時間や曜日、コール数、受電内容の伝達方法などが異なるため注意が必要です。

特に時間外対応や、受電内容の伝達方法を追加する場合などに発生するオプション料金については確認しておきましょう。オプションを追加しなくても満足できる質の高いサービスを提供してくれる電話代行業者がおすすめです。

電話通知の報告方法の種類

電話代行サービスでは、受電内容を各担当者に連絡してくれます。各担当者に連絡する方法がひとつに限定されているよりも、様々なツールから選択できるようになっているほうがより利用しやすいと言えます。


例えば、メールだけで連絡してくれる電話代行サービスよりも、LINEやチャットワークなども利用できるという電話代行サービスのほうが、より質の高いサービスを提供してくれていると言えます。

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品質の良い電話代行ならBusinessCall

品質の良い電話代行サービスとしておすすめしたいのがBusinessCallです。
最後にBusinessCallの魅力をご紹介します。

オペレーター研修も充実

BusinessCallでは、個人事業主や小規模事業所、大手企業、官公庁、士業と様々な業界・業種で導入事例があります。

どのようなケースでも対応できるようにオペレーター教育が徹底されています。自社に合わせた電話対応を行ってもらうことができ、会社の顔として安心して任せることができる電話代行サービスです。

365日対応可能

BusinessCallでは、365日電話対応が可能です。

電話代行サービス業者では、土日祝日の対応が難しいケースや追加費用が発生するケースもありますが、BusinessCallの場合は追加費用は発生しません。基本料金で365日対応可能です。

月額5000円～利用可能

BusinessCallの料金プランは、スタンダードプランとラグジュアリープランの2つのみとなっています。分かりやすい料金形態で、スタンダードプランは月額5,000円から利用可能です。オプションでオリジナルガイダンス。Q&A追加などが可能です。リーズナブルな価格で、導入しやすい電話代行サービスです。

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まとめ

電話代行サービスの導入を検討されている方に向けて、電話代行が必要となる場面や、質の高い電話代行サービスを選ぶポイントなどをご紹介しました。

BusinessCallは、大手企業のコールセンターや官公庁でも導入実績がある電話代行サービスです。オペレーターの研修制度もしっかりしていて、月額5,000円から利用可能となっているため、初めて利用する電話代行サービスとしてもおすすめです。
ぜひ検討してみてください。

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