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電話代行の効果や費用相場について解説!

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業務効率化のために電話代行サービスの導入を検討しているけれど、本当に費用対効果があるのだろうかと気になっている方もいるのではないでしょうか。
電話代行サービスを導入する場合、自社に合っているサービスを利用しているか、本当に電話代行サービスが必要なのかという点で効果があるかどうかが変わってきます。

この記事では、電話代行サービスの効果が出やすい事例や電話代行導入による効果、費用相場などをまとめています。

電話代行の導入で効果が出やすい企業3選

電話代行は、導入して効果がある企業とそうでない企業があります。電話代行を導入することで効果が出やすいのはどのような企業なのでしょうか。

電話対応に追われて業務が捗らない

少人数で業務を行っている企業や個人事業主の場合、人手不足に悩まされている場面もあるでしょう。事務所にかかってきた電話が多いと、電話対応に追われて通常業務が捗らないということが起きてしまいがちです。

休憩中や営業時間外にかかってきた電話にも対応するということは困難です。
そのような場合に、電話代行サービスを導入することで、従業員の負担が軽減されて、通常業務が捗る、残業時間が減る効果を実感できます。

テレワークをメインにしていきたい

働き方改革や新型コロナウィルスの影響によりテレワークが普及しています。テレワークが増えたことで、事務所を構えずに業務をするという企業も増えてきました。今後テレワークを中心にしていきたいというような場合、電話代行サービスを活用することでスムーズな電話対応が可能になります。


テレワークでは、社内の電話回線や内線を使うことができませんが、電話代行サービスの導入は、これらが使用できるのと似た環境を作ることができるのです。

受付の事務員が不足している

受付事務員が不足している場合、電話が鳴りっぱなしになってしまうこともあるでしょう。スムーズに電話に出ることができないと、会社のイメージも下がってしまいます。
そこで利用したいのが電話代行サービスです。
自社の従業員として電話に出てもらうことができるだけでなく、質の高い対応で顧客満足度を高めることができます。
人員不足解消や顧客からの信頼度アップという効果を実感できるでしょう。

電話代行によって得られる2つの効果や利益

電話代行サービスを利用することで得られる効果や利益についてまとめておきます。

ストレスなく業務に集中できる

電話業務を外部委託することで、従業員は本来の業務に集中することができます。電話が鳴るたびに中断するということがなくなるため、業務が捗ります。
ストレスなく仕事ができると言えるでしょう。

人件費の削減になる

電話代行サービスを利用することで、人件費を削減できます。外部委託すると費用がかかってしまうのではないかと思われがちですが、自社で従業員を雇用するより費用を抑えることができるのです。

例えば、自社で電話対応のスタッフをアルバイトで雇用する場合、営業時間中は出勤してもらうことになります。仮に時給1,000円で8時間、20日間出勤してもらった場合、月額160,000円かかります。募集する際の募集費や研修費用、制服代も別途かかりますし、社会保険料、雇用保険料なども会社負担分が発生します。

このように考えると、月額5,000円~20,000円で利用できる電話代行サービスは人件費の削減につながると言えるでしょう。

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電話代行の費用(料金)相場

電話代行サービスを利用する場合、どれくらいの費用がかかるのか気になるところです。各社プランによって費用が異なりますが、参考としておおよその費用についてまとめておきます。

プラン別の費用(料金)相場

電話代行業者の料金プランは、基本的に初期費用と月額料金、オプション料金から構成されます。料金の目安は下記のとおりです。

初期費用10,000円~30,000円キャンペーン等で無料となるケースや初期費用が設けられていないケースもある
月額基本料5,000円~30,000円平日・日中の対応のみ
コールオーバー料100円~200円平日・日中のみの場合
オプション料100円~3,000円 

月額基本料は、対応する時間帯や曜日だけでなく、コール数でも変動があります。月50コールまでなら5,000円〜10,000円ほど、月100コールだと8,000円〜15,000円、200コールで20,000円〜30,000円が目安です。

専門職種の場合は、士業コースや葬儀社コースなどの専門コースが設けられている場合もあり、そのような場合は基本料金が高めに設定されています。

利用時間別による費用(料金)相場

利用時間帯によっても電話代行サービスの費用は異なってきます。

基本料金で平日だけ対応してくれる電話代行業者もあれば、年中無休で対応してくれる業者、通販の受付など24時間対応してくれるというケースもあります。

平日や日中の場合の月額料金8,000円前後
24時間365日対応の場合の月額料金50,000円前後
ネット通販の受注代行サービスの月額料金80,000円~120,000円

オプション料金の計算には注意

電話代行業者を選ぶ際は、基本料金が安くてもそのなかに含まれているサービス内容を確認する必要があります。

もし基本料金で対応できる範囲を超えて対応してもらいたい場合、オプション料金が発生します。この時、オプション料金が高いと基本料金が安くても割高になってしまう可能性があるのです。

オプションを沢山つけなければならない場合、毎月の利用料金は高くなってしまいます。

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電話代行の費用対効果を高める方法3選

電話代行サービスを導入して費用対効果を高めたい場合、下記のような電話代行業者を選ぶようにしましょう。
自社に合うサービスを提供してくれる電話代行業者を選ぶことが費用対効果を高めるために重要です。

クオリティー重視で業者を選ぶ

電話代行業者を選ぶ際は、サービスの質に注目してみてください。

質の高い対応ができるオペレーターが在籍しているのか、オプションプランを追加しなくても十分なサービスを受けることができるのか、導入後に従業員が混乱せずにスムーズに運用できる体制となっているのか確認しておきましょう。

利用の時間帯を選べる業者に頼む

電話代行業者を選ぶ際は、利用時間帯を細かく選べる業者がおすすめです。

企業によって対応してもらいたい時間は異なるため、自社に合った時間で受電してもらえるサービスであることが重要となってきます。短期間・短時間でも対応してくれる業者だと利用しやすいでしょう。

満足度の高い業者を選ぶ

電話代行サービスを選ぶ際は、どのような企業で導入されているのかという導入事例や、導入されたことによってどのような効果が得られたのかという「お客様の声」にも注目してみてください。
利用者満足度の高い電話代行サービスを選びましょう。

費用対効果の高さならBusinessCall

費用対効果の高さを重視して電話代行サービスを選ぶならBusinessCallがおすすめです。Business Callの特徴や導入事例をまとめておきます。

BusinessCalの特徴

BusinessCallは、月額5,000円から利用できる電話代行サービスです。

365日対応可能で土日祝の割増費用は発生しません。利用可能時間は9時から21時となっていて、30分単位で利用可能です。複数の時間帯に分けた依頼もできるため、朝の数時間と夕方以降の数時間だけというような分割利用も可能です。

BusinessCalの導入事例

BusinessCallの導入事例は、弁護士事務所や歯科医院、税理士法人、法律事務所といった個人経営の方から、大手企業のコールセンター、官公庁の受付など幅広いです。
様々な事例があり、個々に応じた対応をしてくれる電話代行サービスです。

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まとめ

電話代行業者を選ぶ際は、費用対効果を得るために自社に合うサービスを検討する必要があります。
費用対効果の高さでおすすめなのがBusinessCallです。
様々な企業で導入されていて、公的機関からの信頼も高い電話代行サービスです。キャンペーンで初期費用が無料となっており、より導入しやすくなっているため、検討されてみてはいかがでしょうか。

Businesscallのサービスの詳細はこちら

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