0120-935-372士業のDX化のメリットやポイント、役立つツールをご紹介！
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弁護士や弁理士、司法書士、行政書士、税理士など士業と呼ばれる業種では、DX化が進められていると言われています。
士業においてDX化を進めることはどのようなメリットがあるのでしょうか。
この記事では、士業のDX化のポイントや、どういったツールが役立つのかという点についてまとめています。
--- 目次 ---
士業でDXを推進する理由
士業でDX化が推進されているのにはどのような理由があるのでしょうか。
士業のDX化が推進されている理由についてまとめておきます。
コロナによる働き方の変化
新型コロナウィルスの影響で、様々な企業がテレワークやリモートワークという働き方を取り入れるようになりました。
士業の場合、事務所で行う業務がとても多いです。
例えば、顧客との面談や電話対応、書類作成など事務所で行う作業が大半を占めるといっても良いでしょう。このような業務は、DX化を進めることで、事務所以外の場所で行うことが可能です。従業員が安心して働くことにもつながります。
そのため、士業でも新しい働き方に対応するためにDX化が推進されているのです。
AIによる仕事の減少
AIの進化によって、士業の仕事に就いている方は、業務を減らすことができます。
これまで手で書いていた書類に関して、自動入力できるようになったり、電子書類が増えることで業務が簡略化できるなど、時間がかかってしまう仕事を減らしていくことができるのです。
これは、業務負担を減らすことにつながります。業務が効率化されるので、人件費の削減にもなるでしょう。
人手不足
士業に分類されている職種は、特殊な業務とされています。
専門的な知識が必要ですし、試験の合格も簡単ではありません。
そのため、常に人手不足となっている職種です。目指している人は多いものの、活躍している人はわずかなのです。
人手不足を解消するためにも、DX化を進めることは急務でしょう。
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士業がDXを成功させる3つのポイント
士業がDX化を成功させるためには、どのような点をおさえておくと良いのでしょうか。
DX化を進めるためのポイントについてまとめておきます。
既存のシステムの刷新
士業がDX化を進めるためには、既存システムの刷新が必要になってきます。
従来からある方法に関して、どのような点が問題となっているのか、より効率よく業務を行うためにはどういったシステムを導入していけば良いのかということをしっかりと分析しましょう。
リモートワークへの対応
士業は、事務所で行う業務が多いため、リモートワークや在宅ワークに対応できるようにシステムを導入するということは、実践しやすいのではないでしょうか。
リモートワークに対応できるように、デバイスを準備する、コミュニケーションツールをデジタルに変えるというようなことで、リモートワークに対応していきましょう。
身近な業務から導入する
DX化を進めていくには、身近な業務から導入するのがおすすめです。身近な業務から導入することで、DX化により業務効率化ができていることが実感しやすくなります。
また、身近な業務のDX化で、生産性が向上すれば、他の業務のDX化も検討しやすくなるでしょう。
例えば、毎日行っている電話対応の効率化は、士業で多く取り入れられています。
士業が効率化できる4つのおすすめポイント
士業を効率化するためには、どのようなツールを導入すると良いのでしょうか。DX化のおすすめツールをまとめておきます。
リモートワークツールの導入
リモートワークを行うためのツールとして、コミュニケーションツールやリモートアクセスツール、労務管理システム、モバイルテレワークツールなどが挙げられます。
コミュニケーションツールは、テレビ会議システムやメール、チャット、SNSなどがあります。遠隔でもコミュニケーションを取ることができるので、業務がスムーズに進みます。
労務管理システムは、リモートワークにおける労務管理を行ううえで欠かせないツールです。モバイルテレワークツールは、情報漏洩が起こらないようにするために必要です。
ドキュメント管理ツール
ドキュメント管理ツールは、社内の様々な文書情報を一括管理するシステムです。事務所で普段から使っている文書情報をまとめておくことで、業務効率化に役立ちます。
また、一括管理システムがあれば、自宅からアクセスして文書情報を確認したり、利用することができます。
業務ソフトの効率化
士業で導入が進められている業務ソフトのひとつとしてOCRソフトがあげられます。
このソフトを導入することで、伝票を自動読み込みしたり、書類を自動変換することができるので、文書作成にかかっていた時間を削減することが可能です。
この他にも、業務効率化のためのソフトは色々あるため、必要に応じて導入していくことで、生産性を高めることにつながります。
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電話対応の効率化
士業では、電話対応の業務がとても多いです。顧客からの依頼は、依頼内容の詳細を確認するためメールよりも電話のほうがより詳しく聞き取ることができるからです。しかし、事務所にかかってくる電話は、依頼の電話だけではありません。
そこで、必要な電話だけ取ることができるようにするために、電話代行サービスの導入をおすすめします。
電話代行サービスを導入すると、電話対応が効率化でき、業務もスムーズに進むでしょう。
電話代行サービスは様々な会社が行っていますが、コミュニケーションでチャットツールを活用している「BusinessCall」がおすすめです。
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導入する士業様急増中！電話代行サービス「BusinessCall」とは？
士業では、電話代行サービスの導入が進められています。
ここでは、実際に「BusinessCall」を導入して業務効率化につながっているという事務所についてご紹介します。
士業での導入事例
・弁護士法人トライデント
弁護士法人のトライデントでは、電話の取りこぼしによる機会損失、電話対応でコア業務が遮断されることに課題を感じておられました。従業員は、弁護士や公認会計士で、それぞれ案件を抱えていますので、日々の仕事をこなしながらの電話対応はとても困難です。そこで、電話代行サービスを導入しました。これにより、電話で業務が遮断されることが減るだけでなく、電話の取りこぼしによる機会損失も減少したとされています。
・税理士法人TOMO
税理士法人TOMOでは、集中したい作業時に電話が鳴り、かつ1本の電話が長いため、業務が進まないという状況に悩んでいたそうです。従業員は税理士で、クライアントの元へ外出しているというケースも多く、事務所に残っている従業員が電話対応を行っていました。外出していると折り返しの電話になってしまうことが多く、ここで伝達ミスなども起こっていたようです。電話代行サービスを導入したことで。電話の取りこぼしは減り、ワンクッション挟んで折り返しの電話ができることで、電話業務がよりスムーズになったとされています。
365日対応可能
「BusinessCall」の魅力は、365日対応できるという点です。
他の電話代行サービスの場合、土日祝の対応ができないということがありますが、「BusinessCall」なら土日祝でも可能です。
休日にかかってきた電話もビジネスチャンスに繋がることはありますので、それを取りこぼししなくて済むという点は大きなメリットと言えるでしょう。
チャットツールで受電内容をすぐに共有
「BusinessCall」の担当者は、受電した内容をメールやLINE、Chatworkですぐに共有してくれます。
専用の管理画面は、様々な端末からアクセス可能となっているため、従業員が使いやすい端末で情報を確認できます。
まとめ
士業でDX化を進めていくポイントや、どういったツールが役立ってくれるのかという点についてお伝えしました。電話代行サービスの活用は、士業で多く取り入れられていることが事例でもお分かりいただけたと思います。「BusinessCall」は、リーズナブルな価格でスタートできるので、まずは試しに導入して様子を見るという使い方もしやすいです。ぜひ検討してみてください。
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「士業 DX」に関するQ&A
Q1：弁護士や税理士などの士業事務所でDX化が急務となっている理由は何ですか？
A1： 主な理由は「テレワークなど多様な働き方への対応」「AI進化による書類作成・データ入力業務の効率化と人件費削減」「専門資格保有者の人手不足解消」の3点です。特に事務所依存の業務をデジタル化することで、業務効率と生産性を劇的に向上させることができます。
Q2：士業事務所がDX推進を成功させるための重要なポイントは何ですか？
A2： 既存システムの課題を分析して刷新することや、リモートワークに対応できる環境・デバイスを整えることが重要です。また、いきなり全体を変更するのではなく、日々の電話対応や書類管理など「身近で頻度の高い業務」から段階的にDXツールを導入していくことが成功の鍵となります。
Q3：士業の業務効率化に役立つ具体的なDXツールにはどのようなものがありますか？
A3： 「チャットやWeb会議などのリモートワークツール」「一元管理・遠隔アクセスが可能なドキュメント管理ツール」「書類作成時間を削減するOCRソフトなどの業務ソフト」、そして「電話代行サービスなどの電話対応効率化ツール」が非常に効果的です。
Q4：法律事務所や税理士法人などで、電話代行サービスを使ったDX化が進んでいるのはなぜですか？
A4： 案件に集中したい作業中や外出中に電話で作業が中断されること、および着信逃れによる機会損失を防ぐためです。外部へ一次受電を外注することで電話中断を減らし、受電内容をチャットツール（LINEやChatwork等）で即座に共有・確認できるため、折り返し業務や情報伝達が極めてスムーズになります。
Q5：士業事務所の電話DXにおすすめの代行サービスはありますか？
A5： 「BusinessCall（ビジネスコール）」がおすすめです。弁護士法人や税理士法人での導入実績が豊富で、月額5,000円（税込5,500円）から導入可能です。365日対応で、受けた電話内容がチャットツールや管理画面へリアルタイム共有されるため、事務所不在時でも受電漏れを防ぎ、業務効率化と顧客満足度向上を両立できます。
