コミュニケーションコストとは？コストが高いことの問題点や削減する方法をご紹介！

社内で働いている社員が多ければ多いほど、コミュニケーションが思うように取れないと悩んでいるのではないでしょうか。

業務を円滑に進めていくためにも、コミュニケーションはとても重要になってきます。

コミュニケーション不足によって起こるトラブルをなくすための指標としてコミュニケーションコストという言葉がありますが、今回は、このコミュニケーションコストについて、コミュニケーションを円滑にしていくための手法についてまとめておきます。

コミュニケーションコストとは

コミュニケーションコストは、社員同士の意思疎通にかかる時間や労力のことです。

例えば、仕事の説明をする時や、指示をする時に、すぐに理解してもらえれば時間も労力もかかりませんが、なかなか伝わらないと時間も労力もかかってしまいます。時間や労力が多くかかってしまうほど、コミュニケーションコストが高いということになるのです。

スムーズに業務をしていくためには、コミュニケーションコストをできるだけかけないようにすることが必要になってくるでしょう。
コミュニケーションコストが低くなれば、業務が円滑に進むので、生産性は向上します。

コミュニケーションコストが高い例

ここでは、コミュニケーションコストが高い例についていくつかご紹介します。

作業の先祖返りが発生するケース

先祖返りとはいつの間にか前の状態に戻ってしまうことをさします。

例えば、複数のメンバーで作業をしている場合、上書きして作業することになりますが、行っていたはずの作業が以前の状態に戻ってしまっていた、更新されていなかった、修正した部分がもとに戻ってしまっていた、ファイルが増えてどれが最新か分からないなどがあります。

細かく情報を伝えて連携が取れていれば発生しにくいことですが、複数名で同じ作業をする場合は、この伝達ミスが起こりやすいです。作業の先祖返りで、なかなか前に進まないということが起こってしまうのです。

手作業に時間がかかるケース

手作業で行わなければならない作業は、コミュニケーションコストがかかりやすいと言えます。

例えば、大量のメールを送る場合、メールの本文を作成し宛先によって書きかえ、宛先の確認をして送信しなければいけません。メール送信前の確認作業や文章の入力は手作業となってしまうので、時間がかかります。

伝えた内容がきちんと理解されていない場合、指示通りに作業が進まないということも起こるでしょう。

電話の取次対応が多いケース

社内でかかってくる電話の取次ぎが多いと、コミュニケーションコストが高くなってしまいます。すぐに担当に繋ぐことができない場合、伝言メモを残すことになりますので、手間がかかるでしょう。

また、担当者がすぐに分からない場合は、担当者探しから行うことになってしまいます。
これは電話をしてきたお客様に対しても、対応まで時間をもらってしまうことになるので、顧客との信頼関係にも繋がってしまう問題です。

コミュニケーションコストが高いことの問題点

コミュニケーションコストが高いと、どのようなことが問題点になってしまうのでしょうか。コミュニケーションコストが高いことで起こりやすい問題についてまとめておきます。

業務効率の低下

コミュニケーションが取れていないと、業務効率は低下してしまいます。伝えたことがきちんと伝わっていないことで、思わぬトラブルになってしまうこともあるでしょう。

また、コミュニケーションに時間や労力がかかってしまうと、他の業務になかなか取り掛かることができないということも起こってしまいます。

トラブルが発生した場合は、トラブル解決に時間を取られてしまい、ますます業務効率が低下してしまうでしょう。

従業員満足度の低下

コミュニケーションがうまく取れないことで、「疲れた・・・」と感じた経験はないでしょうか。

コミュニケーションが思うように取れないと精神的にも疲れてしまいます。業務効率も低下し、残業が増えてしまうかもしれません。
一人に負担がかかってしまうこともあるでしょう。

このような点から、従業員の満足度が低下するとも言えます。

事業成長スピードの低下

コミュニケーションがうまく取れないと、業務が効率よく進まないだけでなく、連携が取れないので思うような成果を出すこともできなくなってしまいます。

企業の事業成長スピードが低下してしまうと言えるでしょう。

 コミュニケーションコストが高い組織の特徴

コミュニケーションコストが高くなってしまう組織はどのような組織なのでしょうか。コミュニケーションコストが高い組織の特徴についてまとめておきます。

社内教育が不十分

コミュニケーションコストが高くなってしまう原因として、社内教育が不十分であるということが挙げられます。

例えば専門用語について教育できていないと、言葉の意味から説明しなければならないということが出てきてしまいます。

業務上で出てくる用語を理解できていれば、どのようなことを指示されているのか分かるのに、用語が理解できないことで、業務がスムーズに進まないというようなことがあるのです。

これは社内教育が不十分ということが言えます。

デジタル化ができていない

デジタル化ができていない企業は、コミュニケーションコストが高くなってしまいがちです。

必要な情報を伝える際、データであればすぐに確認できますが、紙の場合は印刷する時間や資料をファイリングする時間などがかかってしまいます。

デジタル化をすすめることで、より効率よく業務を進めることができ、コミュニケーションコストも下げることができます。

属人化してしまっている

仕事の担当者がひとりしかおらず、その担当者しか業務を把握していないというような状況になっている場合、コミュニケーションコストは高くなってしまいます。

社内の数名が同じ業務について把握しているような状態にしていく必要があるでしょう。

また、できるだけ担当部署の全員が把握できるように、データで資料をまとめておく、分からないことがあれば調べれば解決できるというような形にしておくことが理想的です。

ノンコア業務の負担が重い

コア業務に集中したいのに、ノンコア業務が多くなってしまうと負担がかかってしまいコミュニケーションコストも高くなってしまいます。ノンコア業務とは、電話対応や資料作成などがあげられます。

これらの業務をアウトソーシング化することで、コア業務に集中することができ、コミュニケーションコストの削減にもつながるでしょう。

コミュニケーションコストを削減する方法

コミュニケーションコストを削減したい場合、どのような方法があるのでしょうか。コミュニケーションコストを削減する方法をまとめておきます。

社内研修を取り入れる

コミュニケーションコストを下げるために、社内研修を行いましょう。

社内で共有しておかなければならない情報や、業務で伝えておくべきこと、コミュニケーションの取り方、専門用語など業務を円滑に進めるために必要なことは、すべて研修で指導することで、コミュニケーションコストを下げることに繋がります。

社内システムを活用する

社内システムの活用もコミュニケーションコストを下げることに役立ちます。またコミュニケーションの手段を統一させることで、伝達ミスを防ぐことができるでしょう。

業務を外注する

コミュニケーションコストを下げる方法として、ITツールの併用や、業務の外注も検討してみてください。

特に業務の外注では、コア業務に集中できるようにノンコア業務の電話対応を外注するのがおすすめです。

電話対応を外注することで、コア業務に集中できるだけでなく、コミュニケーションコストの削減にも繋がります。

電話対応の効率化なら「BusinessCall」

ノンコア業務のひとつである電話対応を外注化することは、手軽にできる方法です。様々な電話代行サービスがありますが、おすすめは「BusinessCall」です。

「BusinessCall」は、専門のスタッフが丁寧に電話の一次受けをしてくれます。各担当者に電話があったことを専用ツールで伝えてくれるので、電話の取りこぼしがありません。コア業務に専念しつつ、しっかり顧客対応もできるので、顧客満足度もアップします。

コア業務に集中できることで、より円滑に社内のコミュニケーションが取れるようになるので、コミュニケーションコストを下げることにも役立ってくれるサービスです。

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まとめ

コミュニケーションコストが高くなってしまうことで生じるデメリットや、コミュニケーションコストを下げる方法についてご紹介しました。

手軽にできる方法として電話対応の外注がおすすめです。「BusinessCall」であれば、リーズナブルな価格で導入できますし、短時間から利用できるので、

まずはお試しという使い方もできるのではないでしょうか。コミュニケーションコストを下げて、業務効率化を目指しましょう。