フレックスタイム制の残業時間の計算方法とは？導入の注意点から便利なITツールまでご紹介！

フレックスタイム制の導入を検討している企業担当者様は、フレックスタイム制にすることで、複雑になってしまうとされている勤怠管理について気になっているのではないでしょうか。

特に残業に関して、どのように処理すれば良いのかというお悩みは多く挙げられています。

今回は、フレックスタイム制での残業代の計算方法やフレックスタイム制で役立つITツールなどをまとめています。フレックスタイム制をより効率よく行いたいと検討されている企業担当者様は参考にしてみてください。

 【基礎】フレックスタイム制に関する用語

ここでは、フレックスタイム制を導入するにあたり知っておきたい用語についてまとめておきます。フレックスタイム制を導入する際は、下記の用語を理解したうえで、どのように導入していくか決めていかなければいけません。

フレックスタイム制とは

まず、フレックスタイム制がどのような働き方なのかということを知る必要があります。

フレックスタイム制は、一定の期間においてあらかじめ決められている労働時間の範囲内で、社員が仕事を始める時間や終わる時間を自分で決めることができるというものです。

1日の始業時間や終業時間を自分のライフスタイルに合わせて設定できます。これにより、業務をより効率よく行うことができるのです。

時間外労働

時間外労働は、法定労働時間を超えて働いていることを指します。

法定労働時間とは、労働基準法に定められている労働時間で、労働基準法の第32条に記載されています。
ここでは、「1日8時間、週40時間以上の労働はさせてはいけない」となっています。この法定労働時間内であれば、企業は自由に所定労働時間を定めることが可能です。
例えば「1日8時間×週4日勤務＝週32時間」や「1日6時間勤務×週5日＝週30時間」というように所定労働時間を決めることができます。

労働基準法では、休日についても週1日または4週に1日は「法定休日」として定める義務がありますので、これも踏まえたうえで、企業は所定労働時間を決めることになります。

フレックスタイム制の場合は、時間外労働の考え方が少し異なります。フレックスタイム制では、後に述べる清算期間と総労働時間を基準にして時間外労働を考えなければいけません。

法外残業

残業時間には、「法外残業」と「法内残業」があります。

法外残業は、法定労働時間を超えて仕事をした場合の残業です。
勤務時間が「9時から18時」となっている場合で、20時まで仕事をした場合、18時から20時の2時間は法外残業という扱いになります。
法外残業なので、25%の割増賃金での支払いが必要です。

ただし、フレックスタイム制では、後に述べる清算期間と総労働時間を基準にして時間外労働を考えなければいけません。

法内残業

法内残業は、所定労働時間を超えて行った残業のことです。
所定労働時間が「9時から17時」となっていて、19時まで仕事をした場合は、17時から18時の1時間は法内残業という扱いになります。
法定労働時間内の残業分は、割増賃金は発生しません。

ただし、フレックスタイム制では、後に述べる清算期間と総労働時間を基準にして時間外労働を考えなければいけません。

清算期間と総労働時間

フレックスタイム制の場合、一定期間で定められている総労働時間内で社員が自分で労働時間を決めることができます。
この一定期間が清算期間となっていて、最大3ヶ月までで設定可能です。総労働時間は、労働基準法を守った時間内での設定となります。

フレックスタイム制では、時間外労働は清算期間を通算して計算することになります。

法定時間外の労働が発生する場合は、あらかじめ36協定を締結し、ここで清算期間を通算して時間外労働を行えることを明記します。

フレックスタイム制での残業代の計算方法

フレックスタイム制では、清算期間内の総労働時間で残業代を計算することになりますが、清算期間が1ヶ月以内の場合と、1ヶ月を超えて3ヶ月以内の場合では計算の方法が異なってきます。

清算期間が1ヶ月以内の場合

清算期間が1ヶ月の場合、ひと月あたりの暦日数が28日から31日で計算されます。31日の場合は、177.1時間が法定労働時間、30日の場合は、171.4時間が法定労働時間、29日の場合は165.7時間、28日の場合は160時間です。

1ヶ月を通してこの時間を超えて仕事をしている場合は、超えた時間分が残業代となります。

清算期間が1ヶ月超3ヶ月以内の場合

清算期間が1ヶ月を超えて3ヶ月以内となっている場合、総労働時間を超えた分は残業代となる点は同じですが、注意しなければいけないことがあります。

それは、1週間を平均して労働時間が40時間を超えていないこと、1ヶ月の労働時間において週平均50時間を超えていないことです。

これを守ったうえで、期間中の総労働時間を超えた分を残業代として支払います。

フレックスタイム制導入の注意点

フレックスタイム制を導入する際は、下記のような点に注意しなければいけません。フレックスタイム制導入における注意点をまとめておきます。

労使協定の届出

フレックスタイム制を導入する際は、労使協定の締結と届出や、就業規則の変更や届出が必要になってきます。

労使協定は、対象となる労働者について、清算期間について、清算期間における総労働時間について、1日の標準労働時間について記載しなければいけません。

また、必要に応じてフレキシブルタイムやコアタイムも設定し記載します。これらを作成し、労働基準監督署に提出します。

特例措置対象事業場の場合

フレックスタイム制の導入でも、労働基準法を守った時間設定が必要です。

しかし、一部業種の場合、特定措置の対象となっていて、条件が異なります。
一般的な法定労働時間は、1日8時間・週40時間ですが、特例措置を受けた場合は、1日8時間・週44時間になります。

もし該当する業種に当てはまりフレックス制度を導入する場合は、清算期間の総労働時間も変わってきます。

時間外労働の上限規制

フレックスタイム制を導入する際は、時間外労働の上限規制を頭に入れておかなければいけません。

時間外労働の上限規制の原則は「1日8時間、1週40時間」です。
36協定を締結している場合の限度時間は「1ヶ月45時間、1年360時間」特別条項付36協定締結の場合は、「年720時間まで」というような決まりがあります。

フレックスタイム制でも基本的にはこの上限規制を適用させなければいけません。

フレックスタイム制に使えるITツール

フレックスタイム制を導入するにあたり、より効率よく管理していくためのツールをご紹介します。

勤怠管理システム

フレックスタイムの導入で複雑になってしまうとされているのが勤怠管理です。

始業時間と終業時間が各社員でバラバラになってしまうと、給料計算の際に時間外労働の計算や日々の業務時間の計算をするのが大変になってしまいます。

しかし、フレックスタイム制に対応できる勤怠管理システムを導入することで、総労働時間や1日の労働時間が把握しやすくなるのです。

マネジメントツール

フレックスタイム制の導入で、メンバー間のコミュニケーションが取りにくくなってしまうという問題が発生しやすいです。

これをカバーするために、マネジメントツールの導入を検討してみましょう。

マネジメントツールがあれば、プロジェクト管理が行いやすくなるだけでなく、メンバー間のコミュニケーションも取りやすくなります。

電話代行サービス

フレックスタイム制の導入では、業務の外注化も検討してみると良いでしょう。

電話代行サービスに電話対応を依頼することで、フレックスタイム制で担当者がいない場合でも、スムーズな対応が可能となります。

電話代行サービスの「BusinessCall」なら、30分から依頼できるので、利用したい時間だけ電話代行サービスを導入できます。特に、電話対応できる社員が少ない場合、導入により業務効率化に大きく貢献してくれるでしょう。

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まとめ

フレックスタイム制の導入について、残業代をどのように考えるのか、フレックスタイム制をより効率よく運用していくための方法などをお伝えしました。

電話代行サービスは、質の高い電話応対で企業イメージも高めることができます。フレックスタイム制を導入する際は、検討してみてはいかがでしょうか。