シェアオフィスで電話は利用できる？おすすめの利用方法をご紹介！

スタートアップ企業では、できるだけ固定費を抑えるために、シェアオフィスの利用を検討しているのではないでしょうか。

すでにシェアオフィスを利用しているという方もいるかもしれません。シェアオフィスを利用する場合、気になるのがオフィスで使う電話です。

会社の電話番号を用意したい場合、どのようにすれば良いのでしょうか。シェアオフィスで電話を使う方法をまとめておきます。

シェアオフィスとは

シェアオフィスは、ひとつのオフィスを複数で使うことを指します。複数の企業や個人がシェアしてワンフロアを利用します。

それぞれ仕事は別々にしているので、業種や業界の異なる企業や個人が同じフロア内で仕事をしているということになります。

シェアオフィスは、コロナ禍においてますます注目を集めるようになっていますが、古くからあったサービスです。
コワーキングスペースと混同されるケースもありますが、シェアオフィスのほうが、より仕事に特化したスペースと言えるでしょう。

シェアオフィスの特徴

シェアオフィスにはどのような特徴があるのでしょうか。シェアオフィスのメリットやデメリットについてまとめておきます。

シェアオフィスのメリット

シェアオフィスを利用するメリットは大きく３つあります。「初期コストの削減」「ビジネスチャンスの拡大」「住所や登記法人が可能なこと」です。それぞれ詳しくみていきましょう。

初期コストの削減

シェアオフィスのメリットとして、初期費用を抑えられるということが挙げられます。

スタートアップ企業は、まだ事業が軌道に乗る前なので、できるだけ毎月の固定費はおさえておきたいものです。少しでも運転資金にまわしたいと考えるはずです。

オフィスを借りる場合は、家賃や光熱費、通信費など様々な費用がかかりますが、シェアオフィスにすることで、これらの費用を抑えることに繋がるのです。オフィスを借りる際にかかってしまう。敷金や礼金といった初期コストも抑えられます。

ビジネスチャンスの拡大

シェアオフィスのメリットとして、ビジネスチャンスの拡大も可能という点が挙げられます。

同じフロアで仕事をしている企業や個人と交流を図ることで、新しい仕事のチャンスにつながることがあるのです。名刺交換を行っておくだけでも、後に繋がる可能性はあります。

住所や法人登記が可能

シェアオフィスでは、住所利用や法人登記が可能な場合があります。

企業の信頼度を高めるために、できれば住所の登記をしておきたいというケースもあるでしょう。
そのような場合、シェアオフィスであれば登記できます。会社宛ての郵便物も届けてもらうことも可能です。

会社と同じ扱いで利用できるのが、シェアオフィスのメリットと言えます。

シェアオフィスのデメリット

シェアオフィスには、どのようなデメリットがあるのでしょうか。デメリットについてみておきましょう。

セキュリティに注意が必要

シェアオフィスは、セキュリティに注意しなければいけません。

シェアオフィスは無線LANでネットワークが構築されているケースが多いですが、ネットワークセキュリティがしっかりしていないと、情報漏洩に繋がる可能性があります。

さらに、OA機器で資料を印刷したあと印刷した資料を取るのを忘れていた、席を外す際にパソコンのモニターがついている状態だった、USBを持ち帰るのを忘れてしまったなどが原因となり情報漏洩に繋がる可能性もあるため、十分注意しなければいけません。

固定電話が使えない／割高

シェアオフィスでは、固定電話が使えないことから、個人携帯で連絡を取ることになってしまいます。

個人携帯で、かけ放題などのプランに入ることで、電話が多くても一定の通話料で会話することは可能ですが、できるだけ費用を抑えたいと思うと、一人ひとりにビジネス携帯を保有させるのは難しいとも言えるでしょう。

どうしても固定電話より割高になってしまいます。

シェアオフィスで電話を使う方法

シェアオフィスで、できるだけ安く電話を使いたいという場合、どのような方法があるのでしょうか。シェアオフィスで電話を使う方法をまとめておきます。

電話機のレンタル

シェアオフィスでは、業務用の電話機のレンタルサービスがある場合、こちらを利用することもできます。

回線と電話番号は取得済みなので、レンタルの申し込みをするだけですぐに使えます。

しかし、電話機1台ごとにレンタル料がかかるので、自分で固定電話を契約するより割高になってしまうというデメリットがあります。

新規で電話機・回線設置

新しく自分で電話機を購入し、回線を設置するという方法もあります。

しかし、こちらは初期費用がかかります。
電話機をレンタルするよりは安く利用できますが、レンタルオフィスで利用できない場合もあるので、事前に確認が必要です。

新たに契約しても問題ないレンタルオフィスであれば、新規の設置も検討すると良いでしょう。

クラウドPBX

インターネット回線で使われているIP電話を使って、電話をするサービスです。

転送や保留が簡単にできるだけでなく、通話の質も普通の電話と変わらないことから、企業で導入されることが増えています。レンタルオフィスでも利用できるので、クラウドPBXを検討してみるのもひとつの方法でしょう。

ただし、セキュリティ面で不安な要素もあり、情報漏洩のリスクがあると言われているため、契約の際は注意が必要です。

050IP電話

スマートフォンにIPアプリを入れて、新しく電話番号を取得するという方法です。

「050」から始まる電話番号を取得することで、ひとつの電話機で、会社用の番号と自分のプライベート番号を持つことができます。費用を抑えて、会社用の電話番号を取得できる点は魅力です。

ただし、音質があまり良くないという点や、「050」発信という点で信頼性がやや欠けてしまうという点がデメリットとなっています。

03転送電話サービス

固定電話の「03」番号をレンタルできるサービスです。こちらもスマートフォンや携帯電話で利用できます。

信頼性のある「03」番号を取得できるという点で注目されています。電話でのやり取りが多い場合は、信頼性の高い番号のほうが安心でしょう。「03」の番号に着信が入ると、自動的にスマートフォンや携帯電話に転送される仕組みです。

ただし、転送サービスなので受電のみとなっており、「03」番号での発信はできません。

電話代行サービス

電話をかけることよりも、電話を受けることのほうが多いという場合は、電話代行サービスを利用することを検討してみるのもおすすめです。

電話代行サービスは、電話対応に長けたスタッフが、電話の一次対応をしてくれるというサービスです。電話に出る時間を削減できることから、業務効率化にも繋がると言われています。

電話代行サービスを利用すると、質の高い電話対応が可能になるため、企業の信頼性獲得にも役立ってくれます。電話代行サービスは、受電メインとなっているので、発信はできません。

しかし、電話をかけることより受けることが多いという場合は、「03」番号の電話転送サービスを利用するよりは、丁寧な対応ができると言えるのではないでしょうか。

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月額5,000円の電話代行『BusinessCall』とは？

シェアオフィスで電話代行サービスを利用したい場合、「BusinessCall」がおすすめです。

「BusinessCall」は、必要な時だけ利用できる電話代行、秘書代行サービスとなっており、専門のオペレーターが会社の顔として電話に出てくれます。そして、受電した内容を管理画面やチャットなどで伝えてくれます。

対応した内容はすぐに共有してくれるので、急ぎの連絡があった場合も安心です。シェアオフィスで仕事をしていると、すぐに電話に対応できない場合もありますが、一次対応をオペレーターがしてくれることで、会社としての信頼にも繋がるでしょう。受電された電話をすべて伝えてくれるので、取りこぼしの心配もなく安心です。

「BusinessCall」以外にも、様々な電話代行サービスがありますが、「BusinessCall」をおすすめするポイントとして、利用時間と料金が挙げられます。

「BusinessCall」は、スタートアップ企業でも導入しやすい月額5,500円（税込）というリーズナブルな価格設定が魅力です。さらに、最短30分から利用できます。決められた時間だけの利用も可能となっているので、予算に合わせて活用できるでしょう。

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まとめ

シェアオフィスで電話を利用したい場合、どのような方法があるのかご紹介しました。様々な方法がありますが、コストを抑えて効率よく業務を行っていくなら、電話代行サービスはおすすめです。ぜひ導入を検討してみてください。