情報共有に最適のツールやアプリは？定番でおすすめ5選の料金と特徴を紹介｜無料・有料あり

業務効率化更新日： 2022.08.10

日々の生活の中で、LINEやFacebook、Instagramなどのコミュニケーションツールを使われている方は多いでしょう。これらのコミュニケーションツールのビジネス版が、情報共有ツールと呼ばれるものです。

情報共有ツールを導入することで、社内の業務をより円滑に進めることができるだけでなく、社内のコミュニケーションを活発にすることにも繋がり、社員が定着しやすい職場環境を作ることにも役立ちます。この記事では、情報共有ツールの導入メリットや選び方、おすすめの情報共有ツールについてお伝えします。

情報共有ツールうまく使って業務の効率化

社内で情報を共有する際、これまではメールが主流でした。しかし、メールのやり取りだけでは、お互いの認識に違いが出てしまうこともあり、コミュニケ―ションが取りにくいという問題がありました。

そこで利用されるようになったのが情報共有ツールです。情報共有ツールは、メールよりも細かに情報を共有することができるため、伝達ミスも防ぐことができ、業務効率化に役立ちます。

情報共有ツールを導入する必要性と機能

仕事を進めていくうえで、個人だけでなく会社全体、チームで連携を取らなければならないことが多々あります。スムーズに業務を進めるためにはお互いの信頼関係をしっかり構築していかなければいけません。

また、細かく情報共有を行うことも業務を進める際に重要になってきます。これまでは直接伝えたり、メールを利用するという手段が取られていました。しかし、この方法の場合、多くの社員が関わっている仕事では、伝達に時間がかかる、メールの送信ミスが出るというようなことがありました。

情報共有ツールを利用すると、チャット機能がついていることから、全員に一度に内容を伝達できるだけでなく、コミュニケーションも迅速に取ることが可能です。業務をスムーズに行うために情報共有ツールはとても役立つのです。

情報共有ツールのメリット

情報共有ツールの導入で得られるメリットについてまとめておきます。

社内・社外でも円滑に情報共有ができる

テレワークや在宅ワークを導入している企業も増えていることから、社内だけでなく社外にいる場合でも、スムーズにやり取りを行えることが重要になってきています。また、営業担当者の場合は、終日外出しているということもあるでしょう。情報共有ツールは、社内・社外関わらずスムーズに情報を共有することが可能です。

情報管理が楽になる

情報共有ツールを利用すると、定型文を打ち込む手間や宛先やCCのチェックなどの手間が省けます。また、全員が同じ内容を確認できるため、個別に担当者に連絡をして確認する必要がなく一度で済みます。チャット機能で円滑なコミュニケーションが取れるだけでなく、タスク管理も行えるため情報管理が楽になります。

情報の公開範囲を限定できる

情報共有ツールを利用すると、全ての情報を全員に送ってしまうのでは・・・と心配になる方もいるでしょう。しかし、情報の公開範囲は設定することができるため、関係者だけに伝えることが可能になっています。全社員に送信したい内容や1人に対して送信したい内容などを細かく分けることができます。

情報共有ツールを選ぶ際の3つのポイント

情報共有ツールを選ぶ際は、どのような点に注意して選ぶと良いのでしょうか。選び方のポイントをまとめておきます。

①：ツール・アプリの使いやすさ

情報共有ツールを導入する場合、使いやすさは重要です。ツールに不具合が起こってしまう可能性もあるため、既存ツールと情報連携が可能か確認しておきましょう。またバージョンアップにより不具合が出るということもあるため、サポートについても確認しておく必要があります。

②：自社の課題・目的に合っているか

情報共有ツールを導入する際は、自社の課題や、目的に合っているものを選ぶようにしましょう。ツールによって機能が異なるため、どのような機能がついているのか確認してください。

情報共有ツールを導入することで、業務の効率化を図りたいのか、コミュニケーションを促進させたいのか、目的により選ぶ機能が変わってきます。

例えば、業務効率化の場合は、ファイル共有やタスク管理、スケジュール管理などの機能があげられます。コミュニケーションを促進する目的であれば、コメントやチャット、掲示板などがあるでしょう。

③：無料・有料プランの違いを確認する

情報共有ツールには、無料で使えるツールと有料のツールがあります。どちらのタイプも利用できるツールもありますが、その場合は利用できる機能に制限があるため、事前に確認してください。

有料プランの場合は、いくつかプランが分かれていることもあります。利用料金と機能を比較しておきましょう。

【無料から有料プランまで】おすすめの情報共有ツール・アプリ

ここでは、おすすめの情報共有ツールやアプリをご紹介します。

Slack

Slackはビジネス向けの情報共有ツールです。チャット機能やファイル管理、検索機能、ビデオ通話機能などが利用できます。連携できる外部ツールが多いことから、他のツールのお知らせも届くためSlackを起動させていればスムーズに業務を進めることができます。

無料プランの場合は、メッセージの閲覧件数が直近10,000件に限定されること、連携できるアプリケーションが10個までになること、音声通話やビデオ通話が1対１に限定されるという制限があります。

チームで利用する場合は、最低でもプロプランからが良いでしょう。プロプランになれば、最大15人までグループ通話やビデオ通話が可能になりますし、メッセージも全履歴を確認できます。

フリー	プロ	ビジネスプラス	Enterprise Grid
¥0/月	￥850/月（年払い）	￥1,600/月（年払い）	要問合せ

Microsoft team

Microsoft teamは、各種 Office 365 ツールと連携できることから、企業でも導入されることが多いツールです。アプリ版も提供されているので、外出先からもスムーズにやり取りが可能です。

Teams を介するだけで資料の共同編集やビデオ会議、チャットでのやり取りなどすべての業務がスムーズに行えます。Office 365 を利用している場合は、teamsの利用料金も含まれているため無料で使うことが可能です。

無料版のお試しも用意されていて、無料版ではグループ会議が60分まで、クラウドストレージの容量は1ユーザー5GBまでというような制限があります。無料版でも十分利用できますが、Essentialsにすることで、会議は最大30時間、クラウドストレージは1ユーザー10GBまで付与されます。

Microsoft Teams (無料)	Microsoft Teams Essentials	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard
¥0/月	¥430ユーザー/月	¥650ユーザー/月	¥1,360ユーザー/月

Google Workspace

Google Workspaceは、生産性向上に役立つ情報共有ツールです。普段からGoogleの様々なサービスを利用している人は多いと思います。そのため画面等も見慣れていて使いやすいという点がメリットでしょう。

無料プランの場合は、企業ドメインを使用することができないため、企業で取得しているドメインを使いたい場合は、有料版を利用することになります。また、無料ユーザーの場合はサポートを受けることができません。

不明な点やトラブルが生じた場合も、自力で解決が必要となることから、企業での導入は有料版が推奨されています。Googleドライブ、GoogleMeet、GoogleChat、Googleカレンダー、Gmail、Googleサイトの利用などで、社内で連携を図ることが可能です。

Business Starter	Business Standard	Business Plus
680円/月	1,360円/月	2,040円/月

DropBox

ファイルをオンラインで保存できるサービスで、フォルダに入れるだけで自動保存してくれるので、毎回ログインする必要がありません。

自動で複数のパソコンのデータが同期されるようになっているので、他の端末からでも常に最新の内容を確認できます。バックアップツールとしても使うことができるため便利です。

無料版では2GBまでの容量となるため、沢山データを保存する場合は、有料版への切り替えが必要になります。共有フォルダの作成で、チームメンバーで共同編集も可能です。

Professional	Standard	Advanced
2,400円/月	1,800円/ユーザー月	2,880円/ユーザー月

Talknote

Talknoteは、タスク管理やメッセージ機能、ノート機能などで情報共有ができるツールです。ノート機能は、関連するメンバーに情報を共有することができ、過去の流れも見ることができるので会社の動きを把握しやすくなります。

メッセージはコミュニケーションツールとして役立ちます。スタンプもあり、微妙なニュアンスまで伝わりやすくなっています。

投稿フォーマットも用意されているので、情報を漏れなく伝えることが可能です。無料で14日間お試し可能となっています。導入費用に関しては問い合わせが必要です。

情報共有ツールと併せて導入するのにおすすめのサービスと企業3選

業務効率化のために情報共有ツールを導入する場合、他のサービスも併せて利用することで、より業務をスムーズに行うことができます。情報共有ツールの導入と併せて利用したいおすすめのサービスをご紹介します。

①：タスク管理ツール

タスク管理ツールは、仕事のスケジュールや進捗具合などを個人で管理したり、メンバーと共有することで、円滑に仕事を進めることができるものです。カレンダー機能やチャット機能などがあります。

仕事の状況をこまめにメンバーに知らせることが可能です。大きなプロジェクトを行う際は、チームで仕事をすることになるため、タスク管理は欠かせません。作業効率化に役立ちます。おすすめのツールは「Senses(センシーズ)」です。

②：SFA(営業支援ツール）

顧客情報や案件情報など営業活動に必要な情報を一元管理できるツールです。営業支援ツールを導入することで、各営業担当者と連携を取ることができ、より効率的な営業活動が行えるようになります。営業支援ツールでおすすめなのは「Salesforce（セールフォース）」です。

③：電話代行サービス

電話代行サービスは、企業の電話対応を行ってくれるサービスです。電話対応は日々の仕事の中でも時間を取られてしまう業務のひとつです。

電話代行サービスに委託することで、社内にかかってくる電話は専門のオペレーターが取り次いでくれるため、業務効率化につながります。電話代行サービスなら「BusinessCall(ビジネスコール)」がおすすめです。

まとめ

情報共有ツールの導入で期待できる効果やおすすめのツール、情報共有ツールと併せて利用したい業務効率化ツールについてお伝えしました。

特に電話代行サービスは、リーズナブルな価格で導入できるため、情報共有ツールとの併用におすすめです。社内にかかってくる電話の件数が多いという場合、導入により業務効率化を図れるため、導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

Businesscall株式会社広報部

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