定番で人気！無料で使える業務効率化ツール｜導入効果・料金相場や併せておすすめしたいツールもご紹介

働き方改革により企業では、現状の業務の中でムダやムリ、ムラはないか洗い出し、業務効率化をしていくことが進められています。

業務効率化は、生産性向上だけでなく社員のモチベーションアップ、人材の定着にも繋がるなど、メリットが多いです。ここでは、業務効率化に利用できる便利なサービスを紹介します。

業務効率化ツールのおすすめの選び方

業務効率化ツールを選ぶ際は、どのような点に注意して選べば良いのでしょうか。選び方のポイントをまとめておきます。

使い方が簡単・導入の手間がかからない

業務効率化は導入に手間がかからないもの、簡単に操作できるものを選ぶようにしましょう。業務効率化を図るために導入するのに、使い方が難しい、マニュアルを確認しないと操作が分からないというようなことがあっては、かえって手間がかかります。

使いにくいツールだと、導入しても継続利用が難しくなるだけでなく、コストだけがかかってしまったということにもなりかねません。また、導入の際に時間がかかってしまうと、すぐに業務効率化を図ることができないため、できるだけ早く導入できるツールを選びましょう。

セキュリティ面がしっかりしている

業務効率化ツールを選ぶ際は、セキュリティ面がしっかりしているツールを選んでください。特にクラウド型を検討されている場合は、サーバーの管理体制を確認し、情報漏洩のリスクがないように気をつけてください。

社内の既存のシステムとの連携が取れるか

業務効率化ツールを導入する際は、現在使用している社内のシステムも把握しておく必要があります。現在社内で使っているシステムがある場合、新しく導入するツールとの互換性や連携が取れるかどうかが重要になるからです。

相性が悪いツールを導入してしまうと、思うように業務効率化が図れない可能性があります。

無料のお試しプランがある

業務効率化ツールには様々な種類があります。沢山ある中から、自社に合うものを選ぶためにも、無料お試しプランが用意されているツールを選ぶと良いでしょう。

無料お試しプランでは、使える機能が限定されている場合もありますが、どのツールでもシステムの操作性や画面の見やすさ、社内の既存システムとの相性などは確認することが可能です。

業務効率化ツールにかかる料金相場

業務効率化ツールを導入する場合、どれくらいの費用がかかるのでしょうか。業務効率化ツールは、様々な種類がありどのようなツールを選ぶのかによって料金相場も変わってきます。

業務の連絡や意思伝達、社内会議などを行う際に使われるコミュニケーションツールの場合は、初期費用0円、無料お試しプランがあるサービスも多いです。月額利用料も1ユーザーあたり400円から利用可能です。

営業活動の効率化や顧客管理で役立つ名刺管理ツールは、初期費用0円で導入できるツールもあり、1ユーザー月額利用料1,400円から利用できます。社内でやり取りする書面や取引先との契約書などをペーパーレス化するツールは、1ユーザーあたり月額利用料5,000円から利用可能です。

業務の進捗状況をメンバー間で共有できるタスク管理ツールは、無料プランが用意されているサービスも多いです。月額利用料は1ユーザーあたり500円から利用できます。サービスを提供している会社によって、初期費用や月額利用料は異なるため、目安としてください。

無料で業務の効率化を行う方法

できるだけ費用を抑えて業務効率化を図りたいという場合、無料で導入できるツールを利用して業務効率化を進めていくことも可能です。無料で行える業務効率化についてお伝えします。

マクロなどのエクセルの機能を有効活用する

Excelにはマクロ機能があります。このマクロ機能を利用することで、作業を自動化させることができるため、業務効率化に繋がります。

マクロ機能では、データをグラフにまとめたり、複数のファイルからデータ集計を行ったり、決まった動作を自動的に行わせることができるなど、業務効率化に役立つ様々なことが可能です。

Windowsのフリーソフトを導入する

Windowsのフリーソフトを導入して業務効率化に役立てることもできます。おすすめのツールを紹介します。

OneNote

Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できるツールです。OCR機能が搭載されているので、画像の文字を認識してテキスト変換が可能です。紙の手帳の代わりとしても使えるツールになっています。Mac・iOS・Androidにも対応しているので、他の端末でも同期可能です。

AnyDesk

パソコンの遠隔操作ができるツールです。外出先からでもパソコン操作ができる、リモートワークでも会社のパソコンを操作できるという点で業務効率化に役立ちます。

Notion

タスク管理、ノート機能、データ管理ベースとして利用できるツールです。チームメンバーと共有することで、よりスムーズな連携ができるでしょう。

Send Anywhere

無制限で利用できるデータ転送サービスです。メールでは送信できない大容量データのファイルのやり取りがスムーズに行えます。

Zoom

コミュニケーションツールです。社内会議でビデオ通話を利用することができます。遠方への営業活動は、Zoomを用いることで出張費を抑えて営業することができるため、コスト削減と業務効率化に役立ちます。

よくある業務効率化ツール導入の目的とサービス例

業務効率化ツールは、目的に合わせて導入するツールについて選んでいく必要があります。ここでは、目的別にどのようなツールを導入するのが良いのかサービス例を紹介します。

手間がかかる業務を自動化させたい

 決まって行われる定型業務の中で、入力業務は手間がかかりミスも出やすい作業です。これを自動化させることで、業務効率化に繋がります。

RPAツールの導入

RPAツールは、人間の代わりに業務をこなしてくれる自動化ツールです。ロボットが処理を行ってくれます。あらかじめプログラムを覚えさせておくことで、決められた作業を24時間365日行うことができるため、人間が行う作業を減らすことができるのです。また、決められたプログラムを正確に行うことから、入力ミスも防げます。

社内のコミュニケーションを円滑にしたい

社内のコミュニケーションを円滑にしたい場合、チャットツールを利用すると会話形式でのコミュニケーションを取ることができ、リアルタイムなやり取りが可能になります。メールでのコミュニケーションとは違いタイムロスがなくなることから、業務効率化に繋がります。

チャットツールの導入

チャットツールの例として、ChatworkやSlackなどがあげられます。どちらも無料トライアルや無料プランが用意されていることから、導入しやすいです。

タスク管理を楽にしたい

タスク管理ツールとは、各社員の仕事の状況をメンバー間で共有したり、上司や管理者が把握できるというものです。誰がいつどのような作業をするのか、期日はいつまでかなどが可視化できるため、業務効率化に役立ちます。

タスク管理ツールの導入

タスク管理ツールの例としてBacklogやAsanaなどがあげられます。見やすい管理画面で、各メンバーの業務が把握しやすくなっていてミス防止にも役立つという特徴があります。

大量な紙書類の管理をどうにかしたい

紙の書類は、保管場所に困るだけでなく、必要な書類をすぐに見つけ出すことができず管理が大変というデメリットがあります。

これを解決できるのがペーパーレス化ツールです。ペーパーレス化ツールを用いることで、印刷コストの削減や保管や破棄の手間を省けます。他にも文書管理システムやオンラインストレージなどを利用するなどで、紙書類の電子化が進められています。

ペーパーレス化ツールの導入

ペーパーレス化ツールの例としてサイボウズ OfficeやHUEワークフローなどがあげられます。操作が簡単で導入もスムーズに行えることから、利用している企業が多いサービスです。

お問い合わせ対応などの電話業務を減らしたい

会社にかかってくる問い合わせの電話や、営業の電話などに対応する際、電話対応担当者がいない企業では、社内にいる社員が電話を取り次ぐことになります。

電話対応をする際は、業務の手を止めなければならないということがあるので、作業が思うように進みません。電話代行サービスを導入することで、コア業務にしっかり時間を取れるので、業務効率化に繋がります。

電話代行サービスに依頼

電話代行サービスの導入でおすすめなのが「BusinessCall」です。月額5,000円から利用することができ、365日対応してくれます。

短い時間や細切れの時間など、での依頼もできることから、必要な時間帯に絞って分けて依頼することもできるため、自社に合わせて導入しやすくなっています。電話対応のプロが電話を取り次いでくれるため、会社の電話対応の品質向上にも役立つサービスです。

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まとめ

業務効率化ツールの選び方や、導入費用の目安、無料で行える業務効率化などについてお伝えしました。自社の目的に合わせた業務効率化ツールを導入しなければ、費用対効果を得ることはできません。導入する際は、しっかり検討し、導入目的をはっきりさせたうえで導入するツールやサービスを決めるようにしましょう。