残業削減の課題を解決!”すぐ”試せる業務効率化の方法4選をご紹介

業務効率化

政府が推進している「働き方改革」、さらに新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに普及しているテレワークや在宅勤務によって、各企業で残業時間の(長時間労働)の削減が進んでいます。しかし、残業になってしまう原因や労働環境の諸問題がすべてクリアになっているわけではありません。

そこで今回は、残業の実態やなぜ、残業は減らないのか?残業を減らすことで企業にはどのようなメリットがあるのか?また、残業を減らすためには社内でどのように推進していくべきなのか?などを具体的に見ていくことにしましょう。

日本の残業実態

オープンワークス株式会社の『日本の残業時間 定点観測』データをもとに、全体の傾向を見ていくと、2014年に1か月約45時間だった残業時間が2021年には約25時間弱にまで減っていることがわかります。つまり、残業時間はこの7年間で約半分も削減されているということです。

テレワーク化で残業は減った?増えた?

会社通勤の場合、各社様々なシステムで勤怠管理を行なっており、その実態がある程度正確に測れる上においては残業も減っているようですが、テレワークの場合、その実態が曖昧で、残業はむしろ増えているといってよいでしょう。

テレワークはオンとオフの切り替えが難しくなってしまうため、夜遅くや休日でも仕事をしてしまう人が多いためです。勤怠管理も基本的には自己申告となるため、不明瞭ともいえます。

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残業削減は社員の意識次第?

定刻となると一斉消灯する企業も増えましたが、実態は暗闇の中で仕事をしている方々もいます。また、同じく定刻時の強制退社を制度として導入している企業もありますが、会社周辺のカフェやファミレスには持ち帰り残業をする人たちであふれ、カフェが社内の人間だらけだったという事例もあります。さらに、ノー残業デーを実施しても、翌日に前日の分まで仕事する人もいるといいます。つまり、社員の意識より、問題の根本原因の洗い出しに失敗している会社側にも問題があるといえます。

残業が発生/減らない3つの原因

マネジメント研修不足

残業は例えば、誰も読まない社内プレゼン資料や議事録等の作成や凝りすぎている資料作成など、過剰に品質をもとめるマネジメントに原因があります。

また、いまだに長時間労働を肯定するような社風、業務プロセス、人材育成、評価などもあり、管理体制に問題があるといえます。このような企業の場合、時流に合ったきちんとしたマネジメント研修を行なっていないことがほとんどです。

ムダな作業を減らし、効率的に仕事を行なうためには、現場で監督し指示するマネージャーの力が重要です。そして、短時間で成果を上げる人が評価される体制をつくるため、マネジメント研修が必要なのです。

勤怠管理が徹底されていない

勤怠管理がしっかりなされておらず、曖昧でずさんになっていると、社員の正確な労働時間をつかむことができません。そして、月にどのくらいの長時間労働が行なわれているかも把握することができません。

これでは残業削減以前の問題です。勤怠管理の把握は、社員の生産性、業務効率の把握ともいえますので、なおさら徹底的な管理が必要です。出勤表を用いたり、タイムカードを導入するなどして勤怠管理の徹底から始めると良いでしょう。

テレワーク環境でのコミュニケーション不足

社内の対面におけるコミュニケーションであれば、上司や同僚、部下など前や後ろの席にいる人たちに、気軽に質問したり相談することもできました。しかし、テレワーク環境になると、直接会話でなく、オンライン会議や電話、ビデオ通話、チャットなどがコミュニケーション手段になるといったデメリットも生じるので、場合によっては質問・相談の返答にタイムラグが生まれてしまうこともあります。

また、文字だけのコミュニケーションの場合、お互いの感情やニュアンス、温度が伝わらず、それが誤解を招いてしまい、普段より情報伝達に時間がかかってしまう場合もあります。

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残業削減の推進で得られる企業メリット

社員の生産性/意欲の向上

残業が当たり前に行なわれていると、仕事をダラダラするようになってしまい、やがてそれは社内中に蔓延してしまいます。

一方、残業時間を減らせば、必然的に仕事に優先順位をつけることになり、業務効率を図らざるを得なくなるため、生産性向上が期待できます。そして、残業時間を減らすことで生産性向上といった成果が出てくるようになると、社員も「自分たちもやればできる」といった気持ちも生まれてくるため、一人ひとりの意欲、モチベーション向上にもつながっていきます。

従業員満足度の向上

昨今、残業時間が多い企業を「ブラック企業」とみなす傾向にあります。ブラック企業では従業員満足度が低いため人材も定着せず、離職率は上がります。一方、残業時間がない、あるいは少ない会社であれば世間体も良く、ホワイト企業として社会的信用を得ることもできます。そしてそれが社員に誇りを与えてくれます。

また、残業時間削減を推進すると、社員はこれまでの仕事時間をプライベートに充てることができ、ワークライフバランスも実現されることになるので、従業員満足度の向上も期待できます。

人件費の削減

残業時間を減らすことによって、それまで企業が支払ってきた残業代をカットできるため、経営面においても非常にメリットがあるといえます。しかし、社員の立場でいえば、それまで残業代分の収入が減ってしまうことになるため、経済的に厳しくなるケースがあります。

このような際、むしろ社員の意欲の低下、従業員満足度の低下にもつながる恐れがあるため、福利厚生の見直しや、代わりとなる補填サービスなども企業は考える必要があります。

企業のイメージUPに繋がる

従業員が働きやすいと感じている会社は、企業イメージも良くなる傾向にあります。ホワイト企業と認定されれば、優秀な人材も確保しやすくなるのです。

残業を削減し、従業員が働きやすいと感じる環境で力を発揮できることで、会社全体の利益もしっかり出せるようになります。そうなれば、給与にも反映されて、より良い会社になっていくでしょう。

残業削減を実現する4ステップ

1.勤怠管理を行いボトルネックを明確化する

残業時間を削減するためには、まず勤怠管理、つまり現状把握をしっかり行なうようにしましょう。どのくらい残業時間があり、どうして定められた時間に業務が終わらず、時間が足りなくなるのかを考える必要があります。

単純に、仕事に優先順位をつけずダラダラと仕事をする人が多かったのか、そもそもその業務に関わる人員が足りていなかったのか、仕事の請け負い方やコミュニケーションに問題があったのか、勤怠管理から実態を調査し、残業を生み出しているボトルネックを明確化していきましょう。

2.強制力のある組織ルールを構築する

「残業時間を減らそう」とスローガンを掲げても、言葉だけで終わってしまうことがよくあります。そのため場合によっては強制力も大切で、ルール構築が必要になります。

例えば、残業をどうしても行なう場合、上長に事前に申告しなければいけないといったルールを設けます。事前申告は本当に必要な残業なのかどうかを社員も会社も検討することになり、それが業務の効率化や優先順位の意識付け、残業抑制にもつながるため有効です。

また、毎週〇曜日は全社員がノー残業デーといった日を制定することも残業削減のインセンティブになります。早く帰りやすい雰囲気づくり、残業しづらい雰囲気づくりが可能になります。

3.業務改善システム・ツールの積極導入

残業削減を実現させるために、業務改善システムやツールを導入するといった方法も一つのアイデアとして有効です。従業員が業務時間をどんなことに費やしているのかを把握したり、その傾向を分析するためのシステムやツールになります。対

面での接客や現場作業はある程度、労働内容の把握ができますが、PCに向かう作業は実態がわかりづらい傾向にあります。専用のソフトをインストールし、管理サーバーにそのログを収集すると、どのようなアプリケーションをどのくらい利用しているのかグラフ等で可視化できるため、業務改善や残業削減につながります。また、コンサルティング会社に相談することも有効でしょう。

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4.従業員満足度調査を定期的に行う

従業員満足度調査は英語でEmployee Satisfactionといい、頭文字を取ってESとも呼ばれています。職場環境の改善や研修・教育制度の見直し、福利厚生の充実にはなくてはならない調査といえます。

従業員満足度が向上すると、従業員のモチベーションも上がり、企業全体の生産性もアップします。そして、組織風土や企業文化に良い影響を与えるばかりでなく、従業員の離職率低下にもつながります。実際に残業がどれほど減っているのか?従業員満足度調査を定期的に行なう仕組みを作ることで、その実態もより把握することができます。

無理な残業禁止は逆効果を生むことも

働き方改革により残業を減らすように取り組んでいる企業は多いでしょう。しかし、社内の体制が整っていない状態で、残業をしないという方向にしてしまうと、かえって逆効果になる可能性があります。

例えば、業務が残っている状態なのに定時退社しなければならない場合、自宅で仕事をするという社員や、別の場所で残業をするという社員が出てきてしまいます。これにより、かえってストレスが溜まると、働き方改革が実践できているとは言えません。まずは、残業が発生している状況を把握しましょう。そして、ITツールの活用が必要であれば導入する、業務フローを見直す、人員配置の再検討なども行ってください。

残業削減に繋がるサービス3選

残業削減を行う場合、残業しなくても業務を行えるように業務効率化ツールの導入も検討しましょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、チームでタスクを可視化、共有できるツールです。チーム内で全体を把握、共有できることで、業務のミスや漏れを防げます。業務が遅れている場合も、メンバー間で補助しあえるので、計画通りに進めやすくなります。

RPAツール

RPAツールは、ロボットに一部業務を行わせることができるツールです。データ収集や入力業務など、定型的な業務をソフトウェアロボットに記憶させて作業させます。しかしAIではないため、ロボットが自分で判断できずフリーズしてしまう可能性もあります。

あらかじめ指示された内容に対してロボットが自動で作業していきますので、正しく指示する必要があるのです。単純作業に関しては、短時間で完了できることから、大量のデータを入力しなければいけない、収集しなければいけないという場合は、業務効率化に役立ちます。

電話代行サービス

電話代行サービスは、電話対応業務を外部委託できるサービスです。営業前や営業終了後、休み時間などにも社内に電話がかかってくることがあります。この電話に対応していると、コア業務がスムーズに進められず、残業になってしまう可能性があるのです。

また、営業時間終了間際にかかってきた電話に対応することで、残業になってしまうこともあるでしょう。このようなケースに役立つのが電話代行サービスになります。電話代行サービスは、電話業務の一次受けをしてくれるため、担当者にスムーズに伝言されます。これによって、他の従業員は電話対応に時間を取られずに済むため、残業削減につながります。

電話代行「BusinessCall」なら月5,000円~

電話対応は本業の業務効率を損ねることにつながり、結果として残業時間が増えるといった悪循環が生まれる可能性があります。また、電話対応専用のスタッフを雇うにしても、人件費がかかりますし、いつくるかわからない電話に対して、人員を配置するのは効率的ではありません。

このようなケースで役立つのが電話代行サービス「BusinessCall」です。BusinessCallは電話の一次受けをオペレーターが代行し、電話内容をすぐにメールやチャットでお伝えするサービスです。電話対応業務をゼロにすることで、社員の生産性は向上し、結果として残業時間の削減の実現につながります。

また、費用面で見ても月額5,000円(税込み5,500円)から利用可能で、最短3日で利用することができるので、費用面、導入工数面で見ても気軽に導入することができます。

まとめ

残業時間は全体的に減少傾向にはあるものの、テレワーク化で実態が不明瞭なため、むしろ増加しているといった見方もできます。残業は従業員を管理するためのマネジメント力の不足、勤怠管理の不徹底、コミュニケーション不足などが原因として考えられます。そのため、勤怠管理を徹底し、時には強制力のあるルールを構築することなどが大切になります。

また、残業時間を削減するには、根本的に社員の業務効率の改善を図ることが重要です。中でも電話対応における業務は本業の業務効率低下の原因となることが多いため、気軽に導入できる電話代行サービス「BusinessCall」の利用を検討してみてください。

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Businesscall株式会社 広報部
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