チームでタスク管理をするコツ・おすすめのツール5選！併せて使える業務効率化ツールも紹介

大きな仕事をチームで行う場合、誰がどの作業を行うのか割り振りして業務を進めていきます。

大きな作業を小さな作業に分解することで、チーム全体の作業がより効率よく行えますが、この際に注意しなければならないのが、各担当者がどれだけ作業を進めているのか、いつまでに作業を完了できるのかといった進捗状況の管理です。

ここでは、タスク管理をする際のポイントやおすすめのツール、そしてその他の業務効率化を図る手段についてもまとめておきます。

タスク管理の重要性

タスク管理を行うことで、仕事の全貌を把握しやすくなります。大きな仕事を行う際、何から始めればよいのか分からない、優先順位がつけられないというようなことは起こりがちです。

ここで、タスク分けして各担当者に業務を振り分けることで、業務の全体像も掴みやすくなりますし、優先順位もつけやすくなるのです。

また、大きな仕事では複数の小さな作業が発生しますので、それぞれの作業を忘れずに行うためにもタスク管理は重要でしょう。タスク管理を行うことは、業務効率化のためにも役立ちます。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理に似た言葉にプロジェクト管理があります。タスク管理とプロジェクト管理はどのように異なるのでしょうか。

違いは管理しているものです。タスクは個人が行う作業や課題となっていて、プロジェクトは大きな計画やチームで取り組んでいる内容です。プロジェクトの中にタスクが含まれていると考えると分かりやすいでしょう。

タスク管理は個人がこなしていくものですが、プロジェクト管理は、チーム全体で行っていきます。プロジェクトの中にタスクが含まれることから、プロジェクトの成功にはタスク管理が欠かせません。

タスク管理ができるチームの特徴

タスク管理ができるチームにはどのような特徴があるのでしょうか。タスク管理ができるチームの特徴をまとめておきます。

優先度を整理してからタスクに取り掛かる

タスク管理ができるチームは、優先順位を理解して作業をしています。納期が早い業務は先に行う必要がありますし、自分の次に作業をする人がいる場合は、優先させなければいけないでしょう。

またトラブルやミスが発生した場合は、先にそちらに対応しなければならないケースもあります。業務全体の量、チームだけでなく個々のタスクも把握し、バランス良く調整できるチームはタスク管理ができています。

タスクに必要な時間を把握している

タスク管理ができるチームは、それぞれのタスクにどれだけの時間がかかるか把握できています。

ルーティーンとなっている業務にどれだけ時間がかかるのか把握できていれば、残りの時間で他の作業がどれだけ進められるのかも見通しが立つでしょう。

仕事の時間は限られているので、その中でどのように時間配分ができているのかがタスク管理を上手に行うためには重要になってきます。時間の使い方が上手いチームはタスク管理ができています。

チームのタスク管理で失敗しないコツ

チームのタスク管理をスムーズに行うためには、メンバー全員で共有しやすい方法を取り入れることです。同じ方法でタスク管理することで、情報を把握しやすくなります。

また、積極的にコミュニケーションを取り、現状の確認をし合うという点も重要になってくるでしょう。タスク管理をスムーズに行うために役立つのが、タスク管理ツールです。タスク管理ツールを導入すれば、誰でも簡単にタスク管理が行えます。

タスク管理ツールを導入するメリット3選

タスク管理ツールを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。タスク管理ツールを導入するメリットについてまとめておきます。

①：メンバーのタスク進捗が確認できる

タスク管理ツールを導入すると、メンバーのタスクの進捗状況が一目で確認できます。チャートやグラフなどを利用して確認できるようになっているので、どのタスクが完了しているのか、今どこまで進んでいるのかが全員で共有できるのです。これにより、何を優先しなければならないかも明確になってきます。

②：期限を意識してタスクを進められる

タスク管理ツールでは、タスクの期限も確認できます。期限が確認できるので、日々期日を意識しながら時間配分して取り組むことができるでしょう。

業務をしている途中で新たなタスクが発生した場合も、期限ごとにタスクを把握できるので、優先順位が分かりやすくなります。

③：タスクの偏りを無くしやすい

タスク管理ツールを導入することで、一人に業務が集中してしまうことを避けることができます。

業務をこなすスピードは個人差もありますので、タスクが早く完了したメンバーが他のメンバーをサポートして、より早くタスクが完了するようにしていくこともできるのです。

チームで使える！無料で試せるおすすめのタスク管理ツール5選

タスク管理ツールは、無料で利用できるサービスもあります。まずは無料で導入し、チームの作業がよりスムーズに行えるか試してみると良いでしょう。ここでは、おすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

①：Googleスプレッドシート

Googleアカウントを取得すればすぐに使うことができ、導入しやすいツールです。テンプレートでタスク管理表があるため、これを使えばすぐにタスク管理することができます。課題管理表やガントチャート、TODOリスト、スケジュール、プロジェクトのトラッキングなどのテンプレートが、タスク管理で役立ちます。

②：Asana

Asanaは、リスト・ボード・タイムラインなど目的に合わせてタスクの進捗を確認しやすくなっています。表示形式が選べるのはとても利用しやすいです。

また上司から部下に仕事の依頼をする際に、フォームを通じて依頼できることから、業務効率化につながります。Asanaはベーシックプランは無料ですが、利用できる機能が制限されるため注意が必要です。

③：Chatwork

チャットワークは、メッセージのやり取りができるだけでなく、タスク管理も同じ画面で行うことが可能です。メッセージ管理と同じ画面でできるので、コミュニケーションもしっかり取れます。

タスクの内容、担当者、完了期限などを一目で確認でき便利です。チャットワークは、無料で利用する場合、利用できるチーム数に制限があるため注意が必要です。

④：Notion

Notionは、様々な情報を一元化することができるノートアプリです。テンプレートを使用してタスク管理が行えます。

TODOリストでのタスク管理、テーブルを使用したタスク管理が可能です。無料版は招待できる人数に制限があるため注意しましょう。

⑤：Stock

Stockは、登録から30日間だけ無料で試せます。無料期間中はすべての機能が試せるため、どの機能があれば便利に使えるのか確認できる点は良いでしょう。

打ち合わせ記録などをノートで記録でき、過去の記録もすぐに確認できることから、情報の記録と管理に役立ちます。誤削除防止機能や編集履歴機能もあり、内容の変更があった際も確認しやすくなっています。

タスク管理ツール以外におすすめの業務効率化ツールやサービス

タスク管理ツール以外でも業務を効率化させることは可能です。おすすめのサービスを紹介します。

RPAツールの導入で簡単な業務を自動化させる

RPAツールを導入することで、単純な作業をロボットに任せることが可能です。自動化させてしまうので、いつでも作業できます。

「WinActor」がおすすめ

「WinActor」は、市場シェアナンバーワンのRPAツールです。導入企業7,000社以上の実績があるので安心して導入できます。シナリオやライブラリのコンテンツも提供してもらうことが可能です。

電話代行サービスを利用して電話対応の手間を減らす

電話代行サービスを利用することで、電話対応にかかる手間を減らすことができます。企業には様々な電話がかかってきますが、この対応は意外と時間を取られてしまうものです。

作業をしている場合、作業が中断してしまいます。電話代行サービスを利用すれば、電話対応はすべて任せることができるため、業務がスムーズに進みます。

「BusinessCall」がおすすめ

電話代行サービスを行っている企業は沢山ありますが、その中でもおすすめなのが「BusinessCall」です。月額5,000円から利用することができ、365日対応可能です。質の高いオペレーターが電話対応業務を代行してくれます。

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まとめ

チームで行う業務を効率化するためのタスク管理ツールについてお伝えしました。おすすめのツールとは別に、タスク管理ツール以外の方法でも業務効率化を図ることは可能です。

ご紹介した電話代行サービスは、電話対応の手間が減ることで、本来行わなければならない業務に注力することができ、業務効率化に繋がります。費用を抑えた業務効率化を検討されてりるなら、導入されてみてはいかがでしょうか。