おすすめの名刺管理ツール・会社を目的別に紹介|法人・個人向けから便利な無料ツールまで

業務効率化

名刺を管理する際、名刺フォルダに整理している人も多いのではないでしょうか。しかし、名刺フォルダを毎回持ち歩くのは大変です。顧客が増えることで、名刺フォルダから必要な名刺を探すのにも時間がかかってしまいます。そこで便利なのが名刺管理ツールです。

名刺管理ツールがあれば、名刺がより整理しやすくなるだけでなく、営業活動でも名刺を有効活用していくことが可能です。この記事では、業務効率化に役立つ名刺管理ツールについて、導入メリットや選ぶ際のポイント、おすすめのサービスを紹介します。

名刺管理とは?営業においての重要性

紙の名刺をデータ化し、社内でまとめて管理できるのが名刺管理ツールです。名刺管理を行うことで、営業活動に活かすことができます。社員が持っている名刺は、顧客情報が記載されていますので、これを管理することで営業活動に役立てることができるのです。

個人が名刺を管理している場合、全員に情報を知らせることができません。そこで、名刺管理ツールを用いて一元管理することで、関係者全員が、営業担当者が関わりのある顧客について情報を知ることができるのです。顧客管理ツールとともに名刺管理ツールも連携させ利用している企業が増えています。

名刺管理ツール導入のメリット

名刺管理ツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。名刺管理ツール導入のメリットについてまとめておきます。

スキャンできるから情報を打ち込む手間が省ける

名刺管理をする場合、Excelに情報を入力して管理するという方法もあります。しかし、この場合名刺情報を手入力しなければならないため、作業に手間がかかるだけでなく、入力ミスが起こる可能性もあります。

しかし、名刺管理ツールを利用すれば名刺をスマートフォンで撮影したり、データをスキャンするだけで名刺の情報をまとめることが可能です。そのため、入力の手間を省くことができるだけでなく、入力ミスも防ぐことができるというメリットがあります。

楽に情報共有ができる

名刺を交換した後は、紙のままファイルで保管している人も多いでしょう。ファイリングした名刺は、必要な名刺を探す際に時間がかかってしまいます。他の担当者と情報を交換したい場合も、紙の名刺だと手間がかかってしまうのです。

また、名刺を紛失してしまうという可能性もあります。名刺管理システムを使えば、検索機能を使って会社名や担当者名などの情報をすぐに検索できます。担当者の部署や役職、所在地などが変わった際も、新しい名刺をデータにすれば良いだけなので、情報共有がスムーズに行えるというメリットがあり、常に最新の情報をまとめておくことが可能です。

名刺管理ツールを選ぶポイント

名刺管理ツールを選ぶ際は、どのような点に注意して選ぶと良いのでしょうか。選び方のポイントについてまとめておきます。

スキャナーで取り込めるか

名刺管理ツールを選ぶ際は、名刺をスキャナーで読み込みできるか確認しましょう。読み込む際のスピードや一度に読み込める枚数も確認しておくと良いです。

スマートフォンで名刺を撮影することで、自動的にデータがスキャンされて文字読み込み機能でテキストがデータに変換されます。精度はサービスにより異なるため、精度が高いものを選ぶようにしましょう。精度が低いと修正作業が発生してしまい手間がかかります。

セキュリティシステムが充実しているか

名刺管理ツールを選ぶ際は、セキュリティシステムが充実しているかどうかを確認しましょう。顧客情報はとても重要なデータになります。そのため、外部に情報が漏れてしまうようなことがあっては問題です。セキュリティがしっかりしている名刺管理ツールを選んでください。

SFAやCRMと連携できるか

名刺管理ツールは、営業活動で利用することが多くなります。そのため、SAFやCRMと連携できるかどうかも確認しておきましょう。連携させることで、より効率よく営業活動を行うことが可能になります。

【法人向け・クラウド型】名刺管理ツール・アプリ3選

ここでは、法人向けのおすすめ名刺管理ツールやアプリをご紹介します。

①:Knowledge Suite<ナレッジスイート株式会社>

ナレッジスイート株式会社の名刺管理ツールには、オンラインでの名刺交換機能がついています。名刺をデジタル化し、QRコードやURLで名刺交換が可能です。

メール配信機能では、顧客属性や商談状況に応じて対象の顧客を抽出し、自動でメールを送信することも可能です。営業支援ツールとして役立てることができるように顧客情報が一覧で見やすくなっていて、文書管理やWEBフォーム生成などもできるツールです。

②:SmartVisca<株式会社サンブリッジ>

株式会社サンブリッジの名刺管理ツールです。全世界で15万社以上に導入されているツールで、名刺のスキャンでは2段階チェックがかかるため、ほぼ100%高精度でデータ化が可能です。

名刺に手書きされたメモがある場合、それらもキレイにデータ化してくれます。人物管理機能を使うことで、誰がどこで名刺を交換したのかということも把握でき、同じ名刺を持っている担当者も確認することが可能です。

セキュリティ対策にも力を入れていて、安心して利用することができるツールになっています。

③:CAMCARD BUSINESS<ワウテック株式会社>

ワウテック株式会社の名刺管理ツールは、17か国語に対応している点が特徴です。名刺画像は約5秒で鮮明にデータ化されるため、スピーディーに名刺のデータ化が行えます。

オンラインでの名刺共有機能で、オンライン商談の際も名刺交換が可能です。簡易SAF機能では、商談情報やタスクを名刺に紐づけることができるため、営業活動で役立ちます。外部サービスは、Salesforce、DynamicsCRM、SugarCRM等連携できるようになっています。

【個人向け】名刺管理ツール・アプリ3選

ここでは、個人向けにおすすめの名刺管理ツールやアプリをご紹介します。

①:Eight Team<SanSan株式会社>

SanSan株式会社の名刺管理ツールです。個人向けと企業向けが用意されていて、個人でも導入しやすくなっています。無料で利用できる名刺管理サービスの有料版となっています。

スマホで名刺を撮影すれば、クラウドでデータ保存できるようになっています。スマホだけでなくパソコンからもアクセスでき、いつでも名刺を確認できます。

②:CAMCARD<IntsigInformationCorporation>

IntsigInformationCorporationの名刺管理ツールです。個人向けと企業向けがあり、無料で使えるタイプも用意されています。

電子名刺交換機能がついていて、QRコードをスキャンすれば名刺交換ができます。相手方の名刺に変更があった際は、お知らせが届くため常に最新の情報を知ることが可能です。

③:Wantedly People<ウォンテッドリー株式会社>

ウォンテッドリー株式会社の名刺管理ツールです。読み取った名刺はメールやチャットで他の人に共有することができます。一度に10枚の名刺を読み込めるため、スムーズに名刺管理ができます。

人工知能が名刺交換した相手方の業界について分析し、話題の情報を提供してくれるため、営業活動で役立てることができるという点は特徴的です。

【無料】名刺管理ツール・アプリ2選

名刺管理ツールやアプリは、まずは無料で試してみるのもおすすめです。無料で使えるツールやアプリも紹介します。

①:myBridge<LINE株式会社>

LINEの名刺管理ツールです。すべての機能が無料で利用できるため、費用を抑えて名刺管理ツールを導入したい場合はおすすめです。

他の連絡帳サービスへの保存やダウンロードができる、オンライン名刺を利用できる、アプリとの連携が可能など様々な機能が無料で利用できます。

②:名刺ファイリングCLOUD<株式会社NTTデータNJK>

株式会社NTTデータNJKの名刺管理ツールです。基本利用料が無料となっていて、無料で名刺管理ツールを試してみたい人におすすめです。

OCR処理によりすぐにデータ化でき、100枚までは名刺管理を無料で利用できます。無料で利用する場合、使える機能が限定されてくるためより便利に使いたい場合は、有料版をおすすめします。

Googleやエクセルを活用して無料で名刺管理をすることもできる

名刺管理は専用のツールやアプリを使用しなくても、Googleやエクセルを使用して行うこともできます。Googleで名刺管理をする場合は、Google Keepというメモアプリを使うと便利です。

名刺をテキスト化できるOCR機能も利用できますし、共同編集機能で名刺の共有も可能です。エクセルで名刺管理を行う場合は、テンプレートを使用すると便利でしょう。

無料で利用できるテンプレートの中から、見やすいもの、使いやすいと感じるものを選んでみてください。また、Excelへエクスポートできる名刺アプリを活用するという方法もあります。

名刺管理ツール以外におすすめの業務効率化の手段

名刺管理ツールは、業務効率化に役立つとても便利なツールです。しかし、名刺管理ツール以外でも、業務効率化に役立つ様々な手段があるため、これらも活用することで、さらに業務をスムーズに進めていくことができるでしょう。

ペーパーレス化ツールの導入

企業では、書類作成の際に申請や承認、捺印などが必要になってきます。これらを行う場合、従来は紙ベースだったため、特定の部署で書類が止まってしまうということがありました。

これをスムーズに行えるようにできるのがペーパーレス化ツールです。データ化された文書で申請や承認、捺印をすることで、紙を担当部署に届けるという手間が省けます。そしてスムーズに書面を回収することができるのです。依頼するならワークフローがおすすめです。

依頼するならワークフローがおすすめ

ワークフローを利用すると、申請や承認にかかっていた時間を1/3削減できると言われています。導入実績150,000社以上で、多くの企業が利用しているサービスのため、安心して導入できます。

初期設定が簡単で、スマホからも申請や承認ができるなど利用しやすくなっています。

電話代行サービスの依頼

業務効率化におすすめなのが電話代行サービスの利用です。電話代行サービスは、社内にかかってくる電話の一次受けをしてくれるサービスになります。

不要な営業電話の場合は丁寧にお断りし、担当者に繋ぐ場合は、迅速に対応できるようにすぐに連絡が入ります。企業の顔としてプロのオペレータ―が電話対応を行います。電話代行サービスは「BusinessCall」がおすすめです。

依頼するならBusinessCallがおすすめ

電話代行サービスの「BusinessCall」は、月額5,000円から利用できるリーズナブルな電話代行サービスです。リーズナブルな価格で利用できますが、サービスの質は高く365日対応可能です。細かく時間設定して導入することができるため、自社に合わせて利用しやすい電話代行サービスです。

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カスタマーサポート代行の悩みや導入にするメリットを紹介

まとめ

名刺管理ツールのおすすめサービスや利用するメリットなどをお伝えしました。業務効率化、営業活動をより活発に行うためには、名刺管理ツールがとても役立つことが分かりました。

また、名刺管理ツール以外の業務効率化として電話代行サービスも、コア業務に集中するためにはとても役立つサービスです。外出している営業担当者にもすぐに連絡が入るのでビジネスチャンスを逃してしまう心配がありません。導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人
Businesscall株式会社 広報部
Businesscall株式会社 広報部
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