ファイル共有サービスで業務効率化！無料・有料別におすすめ3選を紹介｜導入するメリットや選ぶコツ

業務を効率よく進めていくために、ファイル共有サービスの利用が注目されています。ファイル共有サービスを利用することで、社外でもファイルの共有が可能になりテレワークや在宅ワークも導入しやすくなるでしょう。

また複数で作業を進める際も、進捗状況が分かるため作業の重複やミスも防げます。今回は、ファイル共有サービスを利用するメリットや選び方のポイント、おすすめサービスなどを紹介します。

ファイル共有サービスとは

ファイル共有サービスは、データを共有したい相手とオンラインストレージを通してデータを共有することができるサービスです。

ファイルを共有する際は、USBメモリなど記録媒体にデータを保存して渡したり、メールで送るなどの方法がありますが、これらはセキュリティに厳重な注意が必要です。ファイル共有サービスは、権限を持つ人しか見ることができないため、より安全にデータを共有することができるのです。

ファイル共有サービスの機能・導入するメリット

ファイル共有サービスは、各サービスで機能に違いがあります。主な機能としてファイル共有、データのバックアップ、アカウントの一元管理、暗号化によるセキュリティ、オンライン会議やチャットができるなどがあります。

ファイル共有に関しては、権限を許可している相手しか閲覧やダウンロードができません。また、データのバックアップでは、複数の場所に保存できる機能があるサービスもあり、これにより万が一データが紛失した際も復元しやすくなっています。ファイル共有サービスを導入することで、下記のようなメリットがあります。

社外でもファイルの共有が可能

ファイル共有サービスを導入すると、社外でもファイルの共有をすることができます。パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な端末から利用することができるため、いつでもファイル共有が可能です。

在宅ワークやテレワークでも、ファイル共有サービスがあれば、業務がスムーズに進みます。

複数人で作業を同時に進められる

ファイル共有サービスを利用することで、複数人で同時に作業を進めていくこともできます。同時に作業を進めることができるため、業務効率化に繋がります。スピーディーに作業ができるため、在宅ワークやテレワークもはかどります。

ファイル共有サービスを選ぶ際のポイント

ファイル共有サービスを選ぶ際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。選ぶ際のポイントについてまとめておきます。

デバイス認証のセキュリティ性が高いか

ファイル共有サービスは、複数のメンバーが利用することになるため、セキュリティには注意しなければいけません。IPアドレスの制限やワンタイムパスワードの発行を行える機能があることで、不正アクセスを防ぐことができます。

社外からのアクセスが多い場合は、特に重要な機能です。さらにデバイス認証機能を組み合わせることでセキュリティを強化することができます。

この機能は、会社で許可された端末以外接続することができないため、情報漏洩を防ぐことに役立ちます。

アクセス権限の種類

共有で運用されている資料やデータに関して、アクセス権限を細かく設定できるようにすることで、より使い分けしやすくなります。

社内で運用する資料やデータは、部署ごと、スタッフごとでアクセスの可否が異なるものが多いです。そのため、アクセス権限が細かく付与できるファイル共有サービスを選びましょう。

ファイルのバージョン管理ができるか

ファイルの修正が度々発生する業務の場合、バージョン管理ができるかどうか確認する必要があります。

通常はファイル名を変えて保存することになりますが、修正する元のファイルを間違えてしまっては、修正されていた箇所まで元の状態に戻ってしまうことになります。このようなトラブルを避けるため、ファイルのバージョン管理ができるファイル共有サービスのほうが安心です。

ファイル共有サービスの無料と有料プランの違い

ファイル共有サービスには、無料で利用できるサービスと有料のサービスがあります。無料と有料プランではどのような違いがあるのでしょうか。

利用できる容量(オンラインストレージ)

無料で利用できるファイル共有サービスは、容量に制限があるプランが多いです。そのため、沢山のデータを共有することができません。

一時的な保存や共有で利用する際は、無料でも十分対応できますが、長期的な利用となると不便に感じられる場面が多くなるでしょう。

セキュリティの高さ

有料プランと比較して、セキュリティ面が一部機能のみとなっている可能性があります。重要なデータを取り扱う際は注意が必要です。

特にファイル転送時のパスワードやファイルの閲覧制限は、無料でも利用できるか確認が必要です。

データの保管期間

無料で利用できるサービスは、データの保管期間に制限がある場合があります。一定期間利用されていない場合、データが削除されてしまう可能性もあるため注意が必要です。利用する前に確認するようにしましょう。

無料で登録不要のファイル共有サービス3選

登録不要で無料利用できるファイル共有サービスを紹介します。

①：Googleドライブ

Googleドライブは、グーグルアカウントを作成すれば、すぐに利用することができるファイル共有サービスです。Window・Macどちらのパソコンでも利用でき、タブレット端末、スマートフォンなどマルチデバイスに対応しています。

オフラインアクセス機能もあるため、設定を切り替えることで、インターネット環境が無い場合でもアクセスやプレビューが可能です。写真、動画、音声、テキストドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションファイル、PDFなどの共有ができます。Googleドライブ上で同時編集作業も可能です。

②：DropBox

DropBoxは、ファイルやフォルダを共有すると、共有相手にフォルダのリンクがメールで届きます。共有相手は、そのリンクからアクセスできます。

Businessプランでチームメンバーで共有する際は、自動的に相手のDropbox アカウントに追加されるようになっています。Businessプランは、すべてのプランで無料トライアル期間があるため、まずは試しに使ってみたいという場合も利用しやすいでしょう。

③：OneDrive

Microsoftが提供しているオンラインストレージサービスがOneDriveです。Microsoftアカウントを保有していれば利用可能です。

写真や音楽、PDFなど様々なファイルを保存、共有できますが、一部有料プランでなければ共有できない内容もあるため注意が必要です。共有ファイルをパソコンにダウンロードすればローカル環境でも作業することができます。

安全で容量の心配が要らない有料ファイル共有サービス3選

安全に利用でき容量の心配もない有料のファイル共有サービスを紹介します。

①：クラウドファイルサーバーtype3

クラウドファイルサーバーtype3は、暗号化通信でログインはパスワードで保護されているため、セキュリティ面も安心です。24時間365日監視運用体制となっていて、万が一障害が発生した際もスピーディーに対応してくれます。

フォルダファイル単位でアクセス権限の設定ができるため、細かくアクセス権限をかけて管理することができます。100GBプランは29,800円から利用することができ、最大4TBまでプランが用意されています。

別途初期費用が30,000円かかります。また、サービスの最低利用期間が1年の設定となっていることから、途中解約の場合は違約金が発生します。

②：AOSBOX Business

AOSBOX Businessは、シンプルな画面で誰でも直感的に操作できる点が魅力です。URLで簡単にデータの送信が可能で、アクセス通知やダウンロード有効期限、パスワード設定も行えます。

社外へのデータ送信が多い場合も安心です。3段階の暗号化により情報漏洩を防止していてセキュリティもしっかりしています。

100GB10ユーザーで月額2,200円から利用可能で、最大1TBまでプランが用意されています。オプションで基本操作の指導も受けることが可能です。

③：Bizストレージ ファイルシェア

Bizストレージ ファイルシェアは、大容量のファイルもスムーズに共有できるサービスです。2GBまでなら同時に10ファイル送信することが可能です。

共有フォルダでも2GBまで共有でき、過去のファイルは自動的にバックアップされるので、バックアップされたものを再度ダウンロードすることも可能です。ファイルの相互編集にも対応しています。

初期費用無料、初月解約料無料、最低利用期間3ヶ月となっていて導入しやすいです。料金は1GBで1,000ユーザーまで追加可能で、月額16,200円となっています。

その他の業務効率化に繋がるサービスやツール3選

ファイル共有サービス以外で業務効率化に繋がるサービスやツールをご紹介します。

①：タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務の進捗状況や締め切りなどをチーム間で共有できるツールです。大きなプロジェクトを進めていく際にとても役立ちます。また、チームメンバーの一人に業務が集中してしまうことがないように管理するためにも役立つでしょう。

②：名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺を一元管理するツールです。個人で持っている名刺をデジタルデータ化してデータベースとして利用することで、営業活動に役立ちます。

③：電話代行サービス

電話代行サービスは、電話対応を行ってくれるサービスです。社内にかかってくる電話にすべて代わりに対応してもらうことができるので、電話対応に割いていた時間を、コア業務にあてることが可能です。電話が鳴るたびに手を止めていたということがなくなり、作業が捗ります。

電話代行サービスを選ぶ際は、リーズナブルな価格で導入できる、すぐに利用できる、対応時間が長い、自社に合わせて対応を変えてくれるなどサービス内容を重視して選ぶようにしてください。おすすめは「BusinessCall」です。詳しく気になる方は是非関連記事をご覧ください。

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まとめ

業務効率化で役立つファイル共有サービスについてお伝えしました。ファイル共有サービスは、無料で使えるものもありますが、制限があるため導入する際は有料サービスがおすすめです。

また、業務効率化は、ファイル共有サービスの利用以外でも行うことができます。電話代行サービスは、電話業務を全て任せることができ、コア業務に集中することができます。コストを抑えた業務効率化としておすすめです。導入を検討されてみてはいかがでしょうか。