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RPAツールを導入するメリットは?おすすめの選び方や注意点を紹介!代表的な業務効率化サービスとも比較

業務効率化

テレワークが促進されていることや、人材が不足している企業ではRPAの導入が検討されています。RPAは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、人工知能もこのひとつに分類されています。

様々な業務を自動化させることができるため、業務効率化につながります。しかし、できることとできないことがあるため、特徴を理解したうえで導入する必要があるでしょう。ここでは、RPAで行えることや、ツールの種類、導入メリットからコストまで導入するにあたって知っておきたいことをまとめています。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは? 

RPAとは、ロボティック・プロセス・オート―メーションの略で、人が行う作業の一部を自動化させることができるため、仮想知能労働者と呼ばれることもあります。ルールエンジンや機械学習、人工知能等を活用し、業務を自動化させます。

RPAを導入することにより、人が行う作業の一部を任せることができるため、業務効率化につながるのです。定型的な業務に関しては、RPAが行うことができる業務なので、同じことの繰り返しをする必要が無くなります。これにより、社員のモチベーションアップにもつながると期待されています。

RPAツールの仕組みについて

RPAツールは、人が行う作業を代わりに行うことができますが、向いている業務とそうでない業務があります。一定のルールが定められていたり、単純な業務の場合はRPAツールで行うことができますが、ルール化されていなかったり、複雑な業務だと対応することができません。

また、業務の発生頻度に関しても、定期的なもので反復されるものでなければRPAツールで対応することができないなど、何でも任せられるわけではないという点は注意が必要です。

自動化の仕組みは、ツールにより異なりますが多くのツールでは操作対象と操作行動をシナリオにして、それを覚え込ませて作動するようにしています。

RPAツールの3つの種類

RPAツールには3つの種類があります。それぞれの特徴をまとめておきます。

①:サーバー型

サーバー型のRPAツールは、社内に専用サーバーを設置してそこにRPAを構築し利用します。社内の業務を一元管理することが可能ですが、導入までにやや時間がかかる、コストがかかるというデメリットがあります。

②:デスクトップ型

デスクトップ型のRPAツールは、パソコンにインストールして使用します。現場で利用しやすいツールとなっています。ただし個人管理となってしまうため、メンテナンスがややこしい、引継ぎが大変というようなデメリットがあります。

③:クラウド型

クラウド型のRPAツールは、ブラウザ操作となっていてインストールも機器の設置も必要がありません。すぐに導入して使用することができます。運用や保守の手間もかからないため、利用しやすいです。

他の作業をしながらでも稼働させることができるため、業務もよりスムーズに進むというメリットがあります。しかし、セキュリティに関しては、導入するツールにより差が出てしまうリスクもあります。

RPAの導入効果・メリット

RPAを導入するとどのような効果、メリットが期待できるのでしょうか。具体的にみておきましょう。

業務の効率化に繋がる

自動化させることで、業務を効率よく行うことができます。これまで人が行っていた作業の一部をロボットが行ってくれるので、他の業務に注力することができるのです。複数人で行っていた作業がロボットだけで完了してしまうということも言えるでしょう。

細かいミスを防止できる

人の手で行う作業は、どうしてもミスが生じてしまいやすいです。ミスを防ぐために別の人が見直しを行うなど、ダブルチェック体制を取っていたとしても、細かなミスが出ることはあります。ロボットが決められたルールの通りに作業をこなしてくれるので、ミスを防ぐことが可能になるのです。

人件費を削減できる

ロボットに作業を行わせることで、人件費削減にも繋がります。複数名が行っていた作業も、ロボットがすべて行うことができるので、人員を削減できます。ロボットは24時間365日作業ができるため、社員の労働時間の削減、残業削減にも繋がります。

RPAツールのおすすめの選び方・比較のポイント

RPAツールには様々な種類があるため、導入する目的、どのような形で利用したいのかなどをしっかり決めたうえで利用する必要があります。では、どのようにして導入するツールを選べば良いのでしょうか。RPAツールを選ぶ際の選び方や比較しておきたい点についてまとめておきます。

自社のサービスに合った導入プランがあるか

RPAツールを導入する際は、自社に合ったプランが用意されているか確認する必要があります。RPAツールは安いものだと1ライセンス月額数万円から利用可能ですが、必要な機能がついていなければ安くても意味がありません。

どのような機能が必要なのかしっかりと見極めて、自社に合うプランを見つけましょう。まずは試しに導入してみたいという場合、お試し導入ができるところに依頼すると気軽に導入できます。

専門知識が無くても簡単に使える

RPAツールを導入する際、使用方法が簡単であること、専門知識がなくても使うことができることは重要です。誰が使用しても分かるものでなければ、導入した後にスムーズに活用していくことができません。

メンテナンスなどのサポート体制の充実度

RPAツールは導入したら終わりではありません。ロボットはメンテナンスが必要です。特に使用するロボットの数が多い場合は、細かな調整も必要になってきます。

新たなシナリオを作成し覚えさせなければならないということもあるでしょう。このような変更があった際に、スムーズに対応してくれる体制が整っているか確認しておきましょう。

また、万が一動作しないなどのトラブルが発生した際も、すぐに対応してくれるかどうかは重要です。特にロボットに多くの作業を任せている場合、動作が止まってしまうと業務も止まってしまいますので、サポート体制が重要なポイントになります。

RPAツールの導入コストの相場

RPAツールを導入する場合、どれくらいのコストがかかるのかは気になるポイントでしょう。RPAツールは、初期費用・月額利用料・サポート費用・保守費用などがかかります。

また導入時に研修が行われる場合、別途導入支援費用が発生するケースもあります。様々なツールがあり、それぞれのツールで導入価格にはかなり差があります。

年間費用の相場としては、100万円ほど見ておくほうが良いでしょう。安いツールでは年間30万円ほど、高いツールでは年間700万円以上となっていて、ツールによって大きく差があるため、数社から説明を聞いてよく検討する必要があります。

RPA導入の際の注意点

RPAを導入するにあたり、注意しなければならないこともいくつかあります。注意点についてまとめておきます。

全ての業務を自動化できるわけではない

RPAは、すべての業務を自動化できるわけではありません。単純な作業や繰り返し行われる作業に関しては得意分野と言えますが、複雑な作業や突発的な作業には対応できません。

そのため完全自動化にはできないという点は理解しておく必要があるでしょう。また、指示されている内容をそのまま正確に行うという特性から、指示内容が間違っていた場合、そのまま続けてしまうということが起こります。指示内容の再確認のためにも、一度運用テストを行ってから本格的に動かす方が安心です。

大規模な自動化は失敗するリスクもある

大規模な自動化を行ってしまうと、システム障害やバグの発生時に作業が全く進まないということが起こってしまいます。RPAはロボットなので、トラブルが起こる可能性もあるのです。

サーバー能力を超えた作業を自動化させてしまうと、ssp1サーバーがダウンしてしまい行っていた作業データまで消失してしまう可能性があるため注意が必要です。安全に運用できる範囲で自動化させましょう。

業務のブラックボックス化

RPAは、業務をスムーズに行うためにとても役立つツールです。しかし、担当者が異動したり退職したという場合、そのまま稼働させてしまうことで、業務内容を理解している人がいなくなってしまうという可能性があります。

異動や退職があった場合でも、RPAの行っている業務内容について把握している人がいる状態にしておかなければいけません。業務を自動化したからといって引き継ぎ業務まで怠らないように注意してください。

RPA以外の業務効率化に繋がる方法4選

RPAの導入は業務効率化にとても便利なものですが、様々な理由から導入が難しいと判断するケースもあるでしょう。そのような場合、他の方法で業務を効率よく行うことはできるのでしょうか。RPA以外の業務効率化についておすすめの方法をまとめておきます。

①:ペーパーレス化ツールの導入

これまで紙でやり取りしていた書類を電子化させることで、書類のやり取りがよりスムーズに行われるようになります。ペーパーレス化ツールを導入すれば、印鑑を押すために出社しなければならないというようなことも減るでしょう。紙代やインク代のコスト削減にも繋がります。

②:Excelマクロ機能の活用

Excelのソフトで行う一連の作業を記録させておくことで、自動的に実行させることができるのがマクロ機能です。この機能を活用すれば作業時間を短縮させることが可能です。しかしExcelの作業だけに限られてしまうため、その他の作業は効率化させることができません。

③:チャットツールの導入

チャットツールを導入することで、社内外の連絡がよりスムーズに行えるようになります。特に在宅ワークやリモートワークをされている企業では、これらのツールは必須と言えるでしょう。業務連絡だけにとどまらず、社内の気軽なやり取りにも使えるため社内交流や、人材定着などにも繋げることができると言えます。

④:電話代行サービスの導入

電話の取次ぎはとても時間がかかってしまう業務です。沢山電話がかかってくる企業の場合、電話が鳴りやまず業務が進まないということもあるでしょう。電話代行サービスを導入することで、電話対応にかかる時間を削減することができ、通常業務がスムーズに行えるようになります。

また、電話番のために出社しなければならないということもなく、在宅ワークやテレワークがより行いやすくなるでしょう。以下の関連記事にて格安で融通の効く電話代行サービス「BusinessCall」の紹介をしているため、気になる方は是非ご参考ください。

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まとめ

業務効率化に繋がるRPAの導入メリットや導入の際に注意したいことなどをお伝えしました。業務効率化はRPA以外の方法でも可能です。

特に企業における電話対応業務は業務時間の多くを占めていることから、電話代行サービスの導入は業務効率化にとても役立つと言えます。手軽に導入でき、導入コストも抑えつつ業務効率化ができる方法なので、こちらも検討されてみてはいかがでしょうか。

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