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顧客管理システム(CRM)導入にかかる費用相場は?おすすめの選び方・業務効率化に繋がるその他のサービスも併せて紹介!

業務効率化

企業において顧客情報の管理はとても重要です。しかし、現在の管理方法では顧客情報を調べる際に時間がかかる、顧客情報の登録に時間がかかるというような問題を抱えている企業担当者様もいるのではないでしょうか。

顧客管理をスムーズに行うことができる顧客管理システムを導入することで、業務効率化を図ることが可能です。顧客管理システムを導入することは、営業活動でも役立つでしょう。この記事では、顧客管理システムの導入メリットやデメリット、選び方、料金相場など気になることをまとめています。

顧客管理システム(CRM)とは?その機能について

顧客管理システム(CRM)は、顧客に関する情報をひとつにまとめて管理できるものです。顧客の指名、会社名、連絡先、営業で共有したい内容や営業担当者がどのような案件でかかわりがあるのかなど様々な情報をひとつにまとめています。

顧客管理システムで顧客を検索すれば、顧客ごとに関連するデータをまとめて確認することができるため、業務効率化につながります。

顧客管理システム(CRM)と営業管理システム(SFA)の違い

顧客管理システム(CRM)と営業管理システム(SFA)にはどのような違いがあるのでしょうか。異なる点は、顧客管理システムは顧客管理に特化していて、営業管理システムは営業支援に特化しているツールであるということです。

営業管理システムは、顧客管理システムから、営業に必要な情報を取り出したものとも言えます。

顧客管理システム 顧客情報を一元管理する。既存客や見込み客の管理、顧客に関する資料や情報全般など
営業管理システム 営業活動を一元管理する。商談や売上予測、営業担当者の活動状況、見積の作成など

BtoBとBtoC企業の顧客管理システム(CRM)の選び方

顧客管理システムを導入する場合、自社に合わせて導入するツールを選ばなければいけません。ここで選び方として抑えておきたいのが、BtoBとBtoCでは異なる顧客管理システムが必要になるという点です。それぞれどのような違いがあるのかまとめておきます。

BtoBの場合

BtoBの場合、企業間で取引が行われています。企業の担当者が顧客となるため、ひとつの企業でも担当者が複数いて、コミュニケーションが煩雑化しやすいです。また、商談開始から成約までの時間もやや長くなります。

長期的な関係を築いていくためにも、顧客管理は重要です。基本情報だけでなく、過去の取引や過去の提案内容など様々な情報を関連づけさせておかなければいけません。

担当者が変わった後もスムーズにやり取りができるようにしておく必要があります。そのため、多くの情報を関連づけさせることが可能なシステムを選んでください。

BtoCの場合

個人と企業がやり取りするBtoCの場合の場合は、一般消費者が顧客です。そのため、顧客一人ひとりのニーズに合わせて商品やサービスをPRしていかなければいけません。

またクレームが発生した際も、内容をしっかり把握し、商品やサービスを継続して使ってもらうことができるようなサポートも必要となってきます。顧客の購買記録や行動データを蓄積することができるツールが必要です。

BtoBの場合 BtoCの場合
顧客 企業 個人
関係期間と関係性 長期的で深い 短期的で浅い
販売サイクル 長い 短い
商談期間 長い 短い
顧客管理 漏れなく管理が必要 より重要な内容に絞り効率よく管理

顧客管理システム(CRM)のメリット・デメリット

顧客管理システム(CRM)を導入することでどのようなメリット・デメリットがあるのかまとめておきます。

メリット

クラウドを利用すれば情報共有が簡単にできる

顧客管理システムは、クラウドを利用することで情報共有が簡単に行えるようになります。スマートフォンやタブレット端末からも情報を確認できるツールを選ぶことで、外出先や在宅ワーク、リモートワーク時でも情報を確認することが可能です。

顧客情報を事業に活用しやすくなる

顧客管理システムを導入することで、顧客情報だけでなく、顧客との関係性もしっかり把握できるようになります。

そのため、次はどの顧客にどのようなアプローチをすれば良いのかということが把握でき、事業に活用しやすくなります。また優良顧客もひと目で確認できるため、顧客別にアプローチ方法を変えていくことも可能になり、売上拡大に繋がるでしょう。

デメリット

導入コストや維持費がかかる

顧客管理システムの導入にはまとまった費用がかかります。初期費用だけでなく、毎月の利用料やメンテナンス費も発生するため、維持費がかかってしまう点はデメリットでしょう。

PDCAを意識した運用の手間がかかる

顧客管理システムを導入したからといって、すぐに成果を出せるわけではありません。長期的な視点で見て導入する必要があります。また、効果測定も必要です。

そしてPDCAサイクルを意識して運用していかなければ、導入しても活用できていないということにもなりかねないため注意が必要です。このように導入したら終わりではなく、運用の手間がかかってしまうという点はデメリットでしょう。

無料ソフトはある?顧客管理システム(CRM)の料金相場

顧客管理システム(CRM)を導入する場合、無料で利用できるツールはあるのでしょうか。また利用料金の相場も気になる点です。顧客管理システム(CRM)の料金相場についてまとめておきます。

クラウド型顧客管理システム(CRM)の料金相場

クラウド型顧客管理システム(CRM)の場合、初期費用は無料から5万円ほどで見ておきましょう。クラウド型は、インターネット上のシステムを利用することから、料金は比較的リーズナブルです。

月額利用料に関しては、1ユーザーあたりの料金となることが多く、500円から1,000円ほどかかります。人数が多い企業の場合は、毎月の利用料金が高くなってしまいます。

オンプレミス型顧客管理システム(CRM)の料金相場

オンプレミス型顧客管理システム(CRM)は、自社に専用サーバーを設置して使用する顧客管理システム(CRM)です。

ライセンス発行費用やサーバー設置費用など初期費用として50万円から200万円ほどかかります。さらに年間保守費用も5万円から30万円ほどかかるなど、導入コストが高くなってしまうケースが多いです。

無料で使えるソフトもあるが機能に限界がある

顧客管理システムは、無料で利用できるサービスもあります。ただし、無料で利用できるサービスは利用できる機能に制限がかかっていることから、本格的に運用していくとなると、無料版だけでは十分な機能を使うことができません。

顧客管理システム(CRM)の導入に向かない企業の特徴

顧客管理システム(CRM)はとても便利なツールですが、導入に向いていない企業もあります。導入に向いていない企業の特徴をまとめておきます。

社内にサポートセンターがない

顧客管理システム(CRM)を導入するにあたり、社内で担当部署を決めておく必要があります。サポートセンターやサポートデスクが社内に無い場合、万が一トラブルが発生した際や、使い方で分からないことがあった時に、誰も対応できないという事態になってしまいます。

顧客管理システム(CRM)を導入した業者のヘルプデスクもありますが、毎回そちらに連絡をしていたのでは、業務もスムーズに進みません。社内で解決できる担当者がいるということは重要でしょう。

導入する課題や目的が明確ではない

顧客管理システム(CRM)は、導入したら終わりではありません。顧客管理システム(CRM)で一元されている顧客情報を活用してこそ、導入したメリットがあると言えるのです。

そのため、どのような目的で導入するのかということはしっかり決めておく必要があります。これが決まっていないと、導入しても活用することができないということになってしまいます。

業務が減るだけで費用対効果が見込めない

顧客管理システム(CRM)の導入にはコストがかかります。そのため、業務効率化だけでなく、会社の売上貢献に繋がらなければ費用対効果が見込めないと言えるでしょう。

業務が減るだけで費用対効果が見られないという場合は、導入してもコストだけがかかってしまうことになるため、事前に導入後の予測を立てておくことは重要です。

顧客管理システム(CRM)以外で業務効率化を図れる方法3選

顧客管理システム(CRM)だけでなく、他の方法でも業務効率化を図ることは可能です。どのような方法で業務効率化が可能になるのでしょうか。おすすめの方法を紹介します。

①:タスク管理ツールを導入する

業務効率化のためにタスク管理ツールを導入すると、メンバーがどのような仕事に関わっていて、どれくらい進んでいるのかということがチーム内で共有できます。チーム内で進捗状況を確認し合えるため、期日に間に合うように業務を進めていくことができます。

②:RPAツールを導入する

RPAツールは、単純作業をロボットに任せてしまうというものです。大量のデータ入力や繰り返し行われる定型作業に関しては、あらかじめ学習させたロボットに行わせることが可能です。これにより人間が行っていた業務を一部任せることができ業務効率化に繋がります。

③:電話代行サービスに依頼する

電話代行サービスは、電話対応を外部委託することで、電話対応に割いていた時間を減らすことができるという点から、業務効率化に役立つとされています。電話代行サービスに依頼すると、電話対応のプロが電話の取次ぎをしますので、顧客満足度向上にも繋がります。

質の高い電話対応なら「Business Call」がおすすめです。大手企業から官公庁まで幅広く導入されている電話代行サービスです。そんなBusinessCallについて詳しく知りたい方は是非関連記事をご参考ください。

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まとめ

顧客管理システム(CRM)の導入についてお伝えしました。顧客管理システムは、業務効率化に役立つツールですが、導入の際はコストがかかってしまいます。

コストを抑えて業務効率化を図りたいという場合は、電話代行サービスがおすすめです。電話業務を外部委託することで、コア業務に注力できるため、業務効率化だけでなく人件費削減にも繋がると注目されているサービスです。

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