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年末年始はオプション活用でワンランク上の窓口構築を!

スタッフブログ

皆様こんにちは。
BusinessCall受付スタッフです。

11月も中旬となり、今年も残すところ僅かとなりましたね。
本日のブログでは、年末年始の電話対応とオススメオプションについてご紹介いたします!

年末年始も電話受付される方、年末年始は電話受付をお休みされる方
それぞれにオススメの方法をご紹介させていただきます。

年末年始も電話受付される方

年末年始も電話受付をされる方も2パターンございます。

パターン1:電話受付のみ対応、折り返しやお返事は営業再開後
パターン2:電話受付も折り返し対応も通常営業

こちらのパターン1に該当する方に気を付けていただきたいことは、「営業再開後に折り返す旨をお伝えする」ということです。

その際にオススメしたいのが「ガイダンスオプション」の設定です。

「ガイダンスオプション」を活用しオペレーターに繋がる前に流れる「挨拶ガイダンス」の文言をご変更いただくことにより、より親切な対応をいただくことが可能になります。

ガイダンスの文言例

具体的にどうしたらいいの?ガイダンス文言例をご紹介いたします。

※オリジナルガイダンス(例)
「お電話ありがとうございます。株式会社○○一次対応窓口でございます。オペレーターにお繋ぎいたしますので、このままお待ちください。尚、折り返しのご連絡は、1月5日以降となりますので、予めご了承ください。」

このように、オペレーターに繋がる前に「ワンクッション」を入れることにより、お客様に状況をご理解いただいたうえでお電話対応をすることが可能になります。

折り返し時間と電話受付時間が異なるユーザーさまには、日ごろからオススメしたいオプションです。
この機会に是非、ご利用を検討ください★

年末年始は電話受付をお休みされる方

電話受付をお休みされる方に一番気を付けていただきたいことは
電話をかけたら呼び出し音が鳴りっぱなし」といった状態にしないということです。休業中にお電話を掛けてこられた方がいた場合、ずっと呼び出し音・・という状態はあまり印象が良くありませんよね。

電話受付をお休みするのであれば必ず「留守番電話」もしくは「営業時間外ガイダンス」を流すように設定しましょう。BusinessCall側に年末年始のお休み申請をいただき、BusinessCallに転送設定をいただければ「営業時間外ガイダンス」が自動で流れる仕組みとなっております。

また、ここで更に丁寧な対応をされたい方は「ガイダンスオプション」の設定も併せてオススメしております。ガイダンスオプションでは、営業時間外ガイダンスを貴社オリジナルの文言にご変更いただける有料オプションです。
「年末年始休業を行っている」旨、「○日から営業再開する」旨を入れるだけで、機械的なガイダンスからかなり親切なガイダンスになりますよ

ガイダンス文言例

通常のガイダンス、オリジナルガイダンスの文言を比較してみてみましょう。

※通常のガイダンス文言
「お電話ありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、只今営業時間外となっております。時間内におかけ直し頂くようお願い致します。」

※オリジナルガイダンス(例)
「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。誠に申し訳ございませんが、只今、年末年始休業期間となっております。営業再開は1月5日10時~となります。ご迷惑をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」

いかがでしょうか?かなり印象が変わりますよね。

また、「電話対応は休みたいけど新規獲得窓口は開けておきたい!」という方は、以下のような文言にすることで、フォームページへの誘導が可能になります。

※フォーム誘導ガイダンス(例)
「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。誠に申し訳ございませんが、只今、年末年始休業期間となっております。新規お問い合わせの方は、当社お問い合わせフォームよりお問い合わせください。営業再開の1月5日以降に順次対応させていただきます。大変ご迷惑をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」

このように、どんな方法でもご活用いただけるガイダンスオプション。
この機会に是非、ご利用を検討ください★

ご利用料金

通常、1,100円(税込)/月 にてご利用いただくことが可能でございますが「年末年始期間のみ利用したい」という方は、1ヶ月分の1,100円(税込)にてご案内させていただきます。
※上記該当の場合、12月中に決済させていただきます。

また、既存ユーザー様からの年末年始の特別設定依頼は
【2021年12月12日(日)】まで承っております。

ご希望の場合は

①当社より発行のお電話番号 ※管理画面TOPよりご確認いただけます。
②休業期間、営業期間、ガイダンス文言等

を記載のうえ、必ず上記期日までにご連絡いただきます様お願い申し上げます。
※期日以降のご依頼は承りかねます。予めご了承ください。

お問合せはお気軽に

本件に関するご不明点、ご相談がございましたら
お気軽にBusinessCall受付センターまでお問い合わせくださいませ。
文言のご相談、休業期間のご相談等も承ります。

TEL:0120-935-372
MAIL:info-bizcall@wiz-g.co.jp
※営業時間:全日10時~19時

電話代行×オプションを活用し、良い年末年始を過ごしましょう♪
最後までお読みいただきありがとうございました。

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