個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリットや利用する職種別の注意点

個人事業主の場合、自宅をオフィスの代わりにされる方もいるかもしれませんが、自宅がオフィスになってしまうと、自宅の住所を名刺に記載したりしなければならないため、少し不安・・・という方もいるでしょう。

そのような個人事業主の方に注目されているのがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスは、業務で使用する住所や電話番号など、オフィスを借りなくても取得できるというサービスです。この記事では、個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリットやデメリットなどをまとめています。

バーチャルオフィスとは？似たサービスと比較

バーチャルオフィスは、実際のオフィスは存在せず、業務に使用する電話番号や住所を貸してもらうというサービスになっています。

電話番号や住所を貸してもらうことで、自宅で仕事をしていても、借りた番号や住所をオフィスのものというように設定することが可能です。

電話の場合も郵便物も転送されてきますので、自宅の住所を教えなくても済み、自宅が仕事場となっている場合も安心です。バーチャルオフィスと似たサービスに、レンタルオフィスやシェアオフィスがありますが、これらはどのように異なるのでしょうか。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスは、オフィスを借りるサービスです。オフィスの中は、すぐに仕事を始めることができるように様々な設備や什器が揃っています。

例えば、デスクやチェア、プリンター、Wi-Fi環境などがすでに用意されているので、入居してすぐ仕事ができます。

また、短時間でも利用できるため、個人事業主でも利用しやすくなっています。実際のオフィスがあるという点が、バーチャルオフィスとの違いです。

シェアオフィスとの違い

シェアオフィスは、様々な人が共同で利用できるスペースです。仕事場として利用できる広いスペースを、様々な業種の人が職場として利用するスタイルで、フリーランスの方に人気です。

利用者同士でつながりを広げることも可能で、新たなビジネスチャンスの創出の場としても注目されています。シェアオフィスは、フリードリンク制やカフェ形式など様々なスタイルが用意されていて、用途に合わせて利用しやすいです。

実際のオフィスがある点と、多くの方がシェアするという点がバーチャルオフィスとの違いです。

個人事業主がバーチャルオフィスの利用に向いている理由

個人事業主は、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。では、どのような点でメリットがあるのでしょうか。

開業費・経費の削減ができる

バーチャルオフィスを利用することで、開業費や経費を削減することに繋がります。安く利用できると言われているレンタルオフィスでも、初期費用として100,000円ほどかかりますが、バーチャルオフィスの場合は、初期費用が15,000円ほどで利用できます。かなり費用を削減できることが分かります。

都心のビジネス住所を利用できる

個人事業主の場合、会社の信用度を高めるためにできるだけ良い場所にオフィスを構えたいと考える方は多いです。しかし、都心部でオフィスを借りるとなるとそれなりの賃料が発生してしまいます。

そこで利用したいのがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスは、都心部の住所も借りることができるため、会社の信用度を高めやすくなります。

手続きが簡単で即日利用できる

バーチャルオフィスは、手続きに時間がかかりません。そのため、申し込みして最短即日利用も可能です。早くオフィスを利用したいという人も便利でしょう。

会議室などの設備を安く借りれる

バーチャルオフィスは、仮装事務所なので通常は住所や電話番号だけを借りている状態になります。しかし、最近は会議室やシェアオフィスも併設されているバーチャルオフィスもあり、これらを利用すれば会議室だけ必要な時に利用することも可能です。

来客の際は、応接室を借りてという利用もできるので便利です。バーチャルオフィスを契約している場合は、特別価格で会議室が使えるケースも多いです。

法人登記の住所になる

バーチャルオフィスは、住所や電話番号だけを借ります。借りている住所や電話番号は、法人登記として利用することができるため、自宅を事務所の代わりにしていて法人登記ができない、法人登記を自宅で申請することに抵抗があるという方も安心です。法人登記することで、登記先の住所で郵便物の受け取りが可能になります。

関連記事では個人事業主と相性が良いとされる電話代行サービスについても詳しく紹介しているので、気になる方は是非ご参考ください。

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個人事業主がバーチャルオフィスの利用で注意するべき点

個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際は、注意しなければならないことがあります。

自宅で仕事をする場合、事務所登録が禁止されている場合もある

自宅を事務所として仕事をするという方で、賃貸物件に住まわれている場合は、管理規約を確認するようにしてください。

管理規約で物件が事務所登録を禁止している場合、事務所として自宅を使用することができません。そのような場合は、バーチャルオフィスのようなサービスを利用せざる得ないのです。

業種によっては開業できない

バーチャルオフィスは、登記先の住所として利用できるため、スタートアップ企業や個人事業主にとってとても便利なサービスです。しかし、業種によってはバーチャルオフィスで登記して開業することができないケースもあるため注意しなければいけません。

禁止されている事業としては、「職業紹介業」「派遣業」「士業」「不動産業」「建設業」などが挙げられています。該当する職種になっていないか事前に確認しましょう。

バーチャルオフィスと相性の良い職業

バーチャルオフィスには、禁止されている業種があるとお伝えしましたが、どのような業種であれば利用しやすいのでしょうか。

相性の良い職業として、ネット起業家やカメラマン、スタイリストなどの個人事業主、経営コンサルタント、WEBデザイナー、プログラマー、システムエンジニア、カウンセラーなどが挙げられます。

バーチャルオフィスを利用した際の納税地

バーチャルオフィスを利用した場合、気になるのが納税地です。どこを納税地にすれば良いのでしょうか。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は、税務署に届ける開業届に納税地を記載します。この時、住所地・居住地、事業所等の中から、納税地を自分で選びます。住居地は、生活をしている拠点です。

住民票にある住所に住んでいる場合は、ここが住居地となります。居所地は、継続して居住している場所ですが生活の拠点までは至らない場所です。事業所等は、住所地や居所地以外の場所に事業所があるという場合、その所在地を納税地として選べるということになっています。

では、どれを選んだら良いのかということですが、これは一般的に住居地が選ばれています。ただし、自宅が事務所登録できない場合は、バーチャルオフィスの住所を利用することも可能です。

法人の場合

法人の場合は、法人設立届出書に納税地を記載しますが、この際本店の所在地を記載するというのが決まりです。納税地をバーチャルオフィスの住所にしても、自宅に郵便物を送付してもらうことは可能です。

バーチャルオフィスを使う個人事業主におすすめサービス

個人事業主がバーチャルオフィスを利用する場合、電話代行サービスの利用も検討してみてください。電話代行サービスと併用することで、より便利にバーチャルオフィスを活用できます。リーズナブルな価格で利用できる「Business Call」がおすすめです。

電話代行サービスBusiness Call 

「Business Call」は、格安で利用できる電話代行サービスです。バーチャルオフィスの番号にかかってきた電話を、社員として一次受けしてくれます。

そして、電話の内容を正確に伝言してくれるので、電話対応で仕事が進まない・・・というような悩みも解決できます。業務効率化に役立つとともに、ビジネスチャンスを逃さないために利用できるサービスです。

必要な時間帯だけ代行を依頼できる

「Business Call」は、必要な時間帯だけ代行を依頼することが可能です。忙しい時間帯だけ依頼することができるので、個人事業主の方も利用しやすいでしょう。

月額5,000円〜利用できる

気になる利用料金は、月額5,000円〜です。リーズナブルな価格で利用できるため、経費が気になる方も安心です。

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チャットワークやLINEに転送できる

「Business Call」では、一次受けした電話の内容を、チャットワークやLINEを通して教えてくれます。いつも使っているツールで情報を伝えてもらえるので分かりやすいです。

まとめ

個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリットやデメリットをお伝えしました。バーチャルオフィスはとても便利なサービスです。

ただし、電話対応に関しての問題は、バーチャルオフィスだけでは解決できません。電話代行サービスを活用し、毎日の電話対応の負担が軽減されれば、より業務がスムーズに進むでしょう。