電話代行業者の選び方

個人事業主の方や新規事業を立ち上げた方の中には、電話対応を任せるために電話代行サービスの利用を検討している方も多くいらっしゃるかと思います。

電話代行を利用しようと思い立ち、インターネットで依頼先を探してみたものの、電話代行の業者がいくつも出てきてどこが良いのか分からなくなってしまう…なんてこともあるでしょう。
そこで、今回のブログでは電話代行選びに迷ったときチェックすべきポイントを詳しくご紹介します。

自社の状況を把握

電話代行は、着信数や電話対応の内容によってサービスや料金が変わることがあります。
まずは、自社の電話対応や電話状況を確認しましょう。
どのくらいの着信数があり、どのような電話がかかってくるのか、改めてチェックしてください。
自社の電話対応の状況を確認しておくことで、プランなどの相談がしやすくなります。また、業者側からより具体的にサービスの提案をしてもらえるかもしれません。

現状のヒアリングを行ってくれるか

自社の状況をチェックしても、どのようなサービスを利用すれば良いのかはっきり分からない場合もあります。
そこで多くの電話代行業者がある中でも、まずは日々の現状からしっかり聞いてくれるサービスを選ぶことが大切です。

現状をきちんとヒアリングした上で分析し「このようなことが出来ますが、お役に立てますか?」といった提案をしてくれる電話代行業者を選定しましょう。

見合ったプランを提案してくれるか

中には、明らかに不要と思われるようなサービスを提案してくる業者も存在します。
必要以上に、オプションサービスの提案をしてくる場合もあるかもしれません。
どんなに素晴らしいサービスだとしても、自社にとって不要なサービスを利用することはありません。
不要なオプションサービスの契約をしてしまえば、その分のコストが無駄になります。利用料金が思った以上に高額になってしまうこともあるため、不要と思われるサービスをしつこく提案してくる業者には注意しましょう。

1つ目のポイントでご説明した通り、自社に合っているプランが提案されているか確認するためにも、自社の電話状況は必ず事前にチェックしておくことをおすすめします。

料金の確認

コストを抑えるために、なるべく低価格な業者を選びたくなるかもしれません。
しかし、料金が安くても希望するサービスがオプションになっている場合があります。
他にも何かを犠牲にして価格を落としている場合もあるかもしれません。
低価格とうたっていても、実際はオプションなどにより思った以上に利用料金が高くなってしまうことがあるため、注意が必要です。

そのため、利用料金が明確になっているか、利用したいサービスの料金形態を確認すると良いでしょう。

サービスの質を確認

電話対応で会社の印象が左右されてしまうことがあります。
自社の信頼につなげるためにも、サービスの質を確認しておきましょう。
例えば、対応するオペレーターの数が少ない場合は、かかってきた電話を取りこぼす可能性もあります。

サービスの質をあらかじめ確認するためには、電話対応をするオペレーターの勤務形態や人数について確認しておくことをおすすめします。

まずはお問い合わせを

今回は、電話代行の利用を検討している方が悩みがちな「電話代行の選び方」をご紹介しました。
電話対応が多くて本来の業務に手が回らないという状況は、ビジネスを減速させてしまうことにも直結する問題です。
早期に解決するために手助けを求めることは、手抜きでも怠慢でもありません。
あまり深刻に考えすぎず、まずは気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
今抱えているビジネス問題の解決に、電話代行の活用は大きなサポートとなるはずです。

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