0120-935-372在宅勤務で生産性は落ちた？生産性向上のポイントを解説
その他更新日：新型コロナウィルス感染拡大防止のため、国からの在宅勤務の要請が高まりテレワークが加速的に広まっています。
テレワークにより生産性が上がった企業も多くある一方、生産性が低下したと感じる企業または、ご担当者の方も多いかと思います。
この記事では、テレワークで生産性が下がってしまう要因と具体的な改善方法をご紹介しています。
在宅勤務における環境や体制は、どのように整えれば良いのでしょうか？
まずは導入の背景からご紹介いたします。
--- 目次 ---
在宅勤務・テレワーク導入の背景
まず、在宅勤務が普及した背景を見てみましょう。
レノボジャパンの調査によると、コロナ前と10月を比べるとテレワーク実施率は2倍以上に増えていることが分かりました。
画像：レノボジャパン
地域別のテレワーク実施率を見ると東京23区では40％以上がテレワークを実施しています。
画像：内閣府 令和2年12月24日
テレワークは、都心に集中する人口増加の緩和や、地域活性化の目的からコロナ以前より推奨されていました。
また、東京オリンピック開催期間中の交通混雑を緩和する目的でも進められていましたが、2020年3月以降は新型コロナ感染拡大防止のため、テレワークの普及が加速化しております。
国内でのインターネット環境が整ってきたことや、チャットツールや情報共有ルールなど無料ICT（情報通信技術）の普及が後押しとなり、テレワークは今後更なる発展をしていくでしょう。
在宅勤務導入による生産性の変化
「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査」（アドビ株式会社）によると、1,000名の回答者のうち43％が生産性は下がったと回答し、上がったと答えたのは21％でした。
下がったと答えた具体的な理由は、以下の通りです。
- 勤務環境が整っていない：68％
- 集中しづらい：46％
- 同僚からの協力が得られにくい：33％
参照：Adobe
また、在宅勤務で多くの企業が取り入れているビデオ会議に対しても、40％が疲れを感じており、対面での会議と比べ60％も生産性が低いと感じています。
参照： Adobe
ファイル受け渡し方法として、リンクの共有やクラウドを利用する方法が使用されはじめましたが、最も生産性が高いと感じられているのは従来からあるメールに添付する方法でした。
参照：Adobe
このように、テレワークの普及により新しいツールが使用されるようになったものの、上手く活用できず生産性を高めるまでには至っていないことが報告されています。
では、生産性が下がった具体的な要因はなんだったのでしょうか？
次の項目で詳しくご紹介いたします。
在宅勤務で生産性が落ちた3つの要因
内閣府が2020年5月に行った「新型コロナウィルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」を基に、みずほ総合研究所が同年11月に作成したレポートでは、在宅勤務による生産氏の低下要因を3つに分析しています。
①在宅勤務との親和性
在宅勤務に不向きな業務にはテレワークにより生産性が下がったとの回答が多く、対面営業や現場での物理的な作業が発生する業務には不向きと感じられています。
緊急事態宣言の発令によりテレワークが急激に進み、本来はテレワークにすべきではない業務までが対象になり、混乱した現場も見られました。
一時的な生産性の低下であれば時間の経過に伴い上がっていく可能性も見込めますが、仕事の性質上リモートワークに向いておらず、在宅勤務との親和性のない業務をテレワークにすることは、従業員のモチベーション低下にもつながります。
②社内・社外間のコミュニケーション
コミュニケーションの不足は生産性との関わりは大きく、顔を合せないで、意思疎通を図らなければならない状況は、従業員への負担となっています。
取引先とのやり取りや社内の報告、更に何気ない気軽な相談もしづらい環境はストレスの要因です。
声や文字、画面の情報のみのコミュニケーションは、対面よりも多くの情報が必要なため、慣れていないと容易に伝えることができません。
対面であれば一度のコンタクトで完結する問題も、何度もやり取りが必要になり工数がかかってしまいます。
③住居・家庭環境
就業場所となる自宅の環境も生産性に及ぼす影響は大きく、設備や家族の理解により効率は変わってきます。
仕事用の空間を十分に確保できる場合はさほど影響はありませんが、リビングなどの共有スペースでは集中しづらく業務がはかどりません。
不安定な通信速度や簡易的な机と椅子での作業は、ストレス、腰痛、眼精疲労など身体への負担が大きくなります。
また、特に女性は在宅勤務と育児や家事の棲み分けが難しく、男性よりも負担が大きくなってしまう可能性があり、家族の協力が無ければオフィス勤務の時よりも生産性が落ちてしまう傾向が見られます。
生産性を向上させる方法
自宅環境や企業からの支給物などによって、テレワークの生産性は大きく変わります。
次の3つのポイントを押さえ、企業側の管理体制や運用を考えていきましょう。
１．デジタル化の推進
承認印、押印が必要な書類対応のために出社や郵送にかかる手間と時間は、デジタル化で解決しましょう。
紙ベースの業務フローは、テレワークと相性が悪く効率を低下させます。
ペーパーレス化やオンラインツールの活用で、在宅勤務の生産性は大幅に上がるので、早急に取り組みが必要です。
役所関連の書類や対面応対が必要な業務など、デジタル化できない作業はやむをえませんが、テレワークに対応できない業務を極力なくしていくことで、生産性は上がっていきます。
２．コミュニケーション管理の徹底
テレワークで生産性が下がったと感じる最も大きな理由は、コミュニケーションの取りづらさが要因でした。
円滑なコミュニケーションのためには、いくつかのツールを導入し解決しましょう。
Web会議や画面を共有できるツールを用いて声や文字以外での交流の場を作ることで、対面に近い環境ができ、意志が伝わりやすくなります。
ちょっとした疑問や業務外の会話は、チャットツールを利用し気軽に投げかけられる環境にすればストレスをためることなく、気持ちの切り替えもできます。
雑談や気軽な会話は、作業効率を高めるための大切なコミュニケーションです。
また、コミュニケーション不足を解消するために、週に一度はオフィス勤務にするなどコミュニケーションの場を意識的に作っていくことも必要です。
３．仕事環境の整備
コロナ収束後も状況に合わせ勤務できるよう、一人一台のノートパソコンを準備しましょう。
ネットワーク回線は、オフィスのような安定した通信と強固なセキュリティが望ましいですが、個人で準備するのは困難なため、会社支給のモバイルルーターでも対応できます。
作業環境としては、厚生労働省が推奨しているガイドラインを参考に構築することが望ましいですが、個人の費用負担がかかりすぎないよう注意しましょう。
参照：厚生労働省HP
在宅勤務で増えた電話業務も大きな課題
在宅勤務が進まない理由の一つに、電話対応が課題となっている場合があります。
オフィス勤務の時は、既存顧客や担当の範囲内は個別に連絡を取り、その他は代表電話を通じてコンタクトを取っていました。
しかし、在宅勤務になると、会社用の携帯電話に顧客からの問い合わせが全てかかってくるため、かえって仕事が増えたという人もいます。
また、代表電話の対応のために出社しなければならない場合もあり、担当外の対応に追われることもあり大きな課題となっているのです。
この問題の解決方法として、電話代行サービスの利用が有効的です。
代行サービスを活用することでどのような効果があるのか、次の項目でご紹介いたします。
「BusinessCall」で電話対応をゼロに
BusinessCallは、企業の代表電話を代行しオペレーターが対応する電話代行サービスです。
かかってきた電話はBusinessCallのコールセンターへ転送するので、面倒な手続きや設定なく利用を始めることができます。
マルチデバイスに対応した管理画面
受電した内容は、専用の管理画面に即時反映されパソコン、タブレット、スマートフォンで確認できます。
対応状況を一覧で確認できるため、チームで同じ画面を共有すれば対応漏れや二重対応を防ぐことができます。
必要な時間帯だけの利用が可能
代行サービスが代表電話を一次受けすることにより、在宅勤務中でも大切な電話を取り逃すことなく、また電話対応のためだけに出勤する必要もありません。
BusinessCallは必要な時間帯だけ利用することができ、繁忙期のみ、土日のみなど全日9:00〜21:00の間であれば、ご希望の時間をお選びいただけます。
月額5,000円から利用可能
ご利用の料金は月額5,000円からと導入しやすい価格です。
お名前、電話番号、お問い合わせ内容を聞き取り管理画面に反映しますが、お客さまからの問い合わせ内容に回答するQ＆Aのオプションもあり、事前に回答を設定することで対応可能です。
電話代行サービスの導入を検討されている方は、お気軽にお問合せください。
在宅勤務は快適な環境づくりが重要
テレワークで生産性低下は、コミュニケーションが取りやすく、オフィス環境と遜色のない状況を自宅に構築することで防げます。
また、ペーパーレス化や電話代行を導入するなど、在宅勤務に対応した業務フローを構築していくことも重要な課題です。
リモートでも生産性を下げないよう、通信や作業環境、コミュニケーション管理を整え効率の良いテレワークを推進していきましょう。
