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リモートワーク下でのおすすめの仕事用電話を紹介

電話基礎

コロナ禍の影響により、リモートワークが推進されています。
行政からの後押しを受け、リモートワーク環境を構築した会社もあると思います。
リモートワークは出勤負担の軽減や集団感染のリスクの低下などメリットがある一方で、直接顔を合わせないことで仕事の効率が落ちたり、あるいは連絡が上手く取れなくなるなどのデメリットもあります。


その最たるものが電話と言えるでしょう。出社していればものの数十秒で終わる伝達事項も、リモートワーク環境ではその都度連絡しなければなりませんし、会社にかかってくる電話はリモートでは出ることができません。


このようにリモートワークでの電話対応にお困りの方が多数いるのではないでしょうか。

そこで本記事では、リモートワーク下での電話対応に関する課題を解決する方法を紹介しています。

リモートワークの普及

2020年1月に発生した強烈な感染力を誇るコロナウィルスによって、人が集まることは集団感染のリスクを高めるため懸念されるようになりました。


そのため、できる限り人が集まらないよう、行政が対策を取ることになりました。その一環として、仕事もリモートワークに変更する動きが出てきました。

リモートワークの広がり

リモートワークはインターネット環境、そしてwebカメラさえあれば比較的簡単に導入できるものでした。結果、リモートワークはある程度普及しています。


会社に出社して仕事をこなすのではなく、自宅で仕事をこなしつつ、必要な時には会議アプリ等で映像を通して「顔を合わせて」の会議を行うなど、コロナ禍では、仕事のスタイルが大きく変わりました。

リモートワークの中での電話対応

リモートワークは合理的な労働スタイルではありますが、やはり課題もあります。
その最たるものが電話対応です。クライアントからの電話は、会社にかかってくるものもあります。しかし、リモートワークが進んだことで会社には人がいないのです。

そのため、リモートワーク環境があるものの、電話対応に困っている会社も増えており電話対応のために、下記のような対策を講じている会社もあるようです。

数人の社員が出社して対応

電話はビジネスチャンスです。
受電漏れは機会損失を意味しますので、リモートワーク下でありながら、電話対応のために数人の社員が出社し、電話対応している会社もあります。


これにより、会社にかかってきた電話を受けることができます。
しかし誰が出社するのかなど、どうしても不公平感が出てしまうようです。

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仕事用の携帯電話を支給する

仕事用の携帯電話を支給し、自宅にいるときにも出るよう促している会社もあるようですが、社員が多いと携帯電話の導入費用もかさばりますし、お客様から平日・休日問わず、直接連絡がくるという社員の負担が大きくなる体制にもなりかねません。

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リモートワーク下の電話対応で出てくる課題

リモートワーク下での具体的な電話対応課題についてさらに詳しくみていきます。

受電漏れの恐れ

リモートワークが進むと、社会全体を見れば感染症リスクが軽減します。しかし、会社単位で見ると、会社に誰もいないので、会社にかかってくる電話に対応できなくなります。


受電漏れは、機会の損失に繋がる可能性があります。その対策として、出社番を決めて、少人数のみ電話対応のために出社するという体制の企業も多いようですが、結局のところ一度に多くの電話がかかってくると、受電漏れが生じるケースもあります。また、出社していても会議に出席している場合は当然電話に出ることができません。

コミュニケーション障害が起こる可能性

電話を掛ける側であるお客様は、会社の事情までは分かりません。
そのため、会社に電話をするのか、それとも社員個人に電話をすべきなのかが分かりません。


一方、社員はどちらにかかってくるか分からないので、双方に対応しなければなりません。会社の電話の対応中に、別の相手から個人の携帯電話にも電話がかかってきて、どうすることもできないケースもあるなど、リモートワークの影響で相手先とのコミュニケーション障害が起きてしまうリスクがあります。

コストがかかる

社員全員に携帯電話を支給し、仕事用電話番号を持ってもらうことで、仕事面での連絡が取りやすくなります。
しかし、社員が多ければ多いほど、携帯電話の導入費用が高額になります。さらに導入費用だけではなく月々の使用料がかかります。


通話時間が長くなれば料金も高くなってしまいますので、イニシャルコスト・ランニングコスト共に高額になってしまいます。ましてや電話対応そのものは直接的な利益を生む行為ではないだけに、費用の回収も難しいです。

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電話代行の導入で課題を解決する

リモートワーク下での電話対応はとても難しいものです。
しかし、難しいからとさじを投げてはせっかくのビジネスチャンスを不意にしてしまう可能性があります。


このような課題の解決のためには、電話代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、依頼者にかかってきた電話を、オペレーターが代わりに一次対応するサービスのことです。
かかってくる電話の応対をするだけではなく、誰からかかってきたのか、要件、連絡先等をヒアリングし、依頼者に連絡をしてくれるサービスです。


会社にかかってきた電話を転送し、電話代行サービスに回しますので新たな設備投資も不要です。
すぐにでも利用できる電話代行サービスは、リモートワーク下における電話対応の難しさを解決できるサービスです。

電話代行はBusinessCallへ

BusinessCallは月額5,000円(税込み5500円)から利用できるお手軽な電話代行サービスです。

Businesscallの電話代行サービスを利用することで、仕事用の電話番号を支給する必要や社員がプライベートの携帯で連絡をとる必要も無くなり社員のプライベートの確保も可能です。


また、Businesscallは曜日ごとに30分単位で時間設定ができますので
繁忙の午前中のみ、事務所に誰もいない土日のみなど、状況に合わせてお好きな時間帯をお選びいただけます。

BusinessCallのサービス詳細についてはこちら

まとめ

リモートワークには様々なメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。特に電話対応に関しては、大きなビジネスチャンスが潜んでいる可能性がある一方で、いつかかってくるか分からない電話のために、体制を整えておく必要があります。


電話対応のためだけに出社させたり、あるいはコストをかけて仕事用の電話を持たせたものの、社員の仕事の効率を落としたり、負担が増えたりなどのデメリットも多々あります。
上記懸念を踏まえると、電話対応は電話代行サービスに依頼した方が効率的です。


サービスへの申し込みは電話一本のみで、既存の電話番号に転送設定を行うだけで簡単に利用できます。受電漏れリスクを0にするだけではなく、すべての電話を任せることで社員が電話対応に追われる必要もなくなります。


任せるべき部分は代行業者に任せ、コア業務に集中した方が効率化という点でもメリットがありますので、リモートワーク下の電話対応に悩んでいるのであれば、電話代行サービスの導入を検討してみるのもよいでしょう。

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