広告代理店|よくある電話対応課題を解決できる電話代行サービスをご紹介

広告代理店は多くの取引先を持っていることが多く、それぞれの顧客に合わせた適切なコミニュケーションが求められます。

広告代理店にかかってくる電話は、新規のお問い合わせから既存の顧客からの要望等様々な電話がかかってきます。その中でも電話で連絡となると緊急の場合が多いのではないでしょうか。

しかし、外出など電話に出ることができない場面も多く、電話対応に課題を感じている方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、広告代理店によくある電話対応課題を解決する方法をご紹介しています。

広告代理店業界の特徴

広告代理店は広告に関する業務ですが、特徴を紐解くと、主に下記のような特性を持つ業界であることが分かります。

顧客との関係性特に重要

広告代理店は、顧客との関係が特に重要です。そもそも、広告出稿は顧客の意向で、目的や予算等はそれぞれ異なります。そのため、顧客との密なコミュニケーションが求められる業界です。

一人で多くの顧客を抱えている

広告代理店は激しい業務で知られていますが、その理由として一人で多くの顧客を抱えている点が挙げられます。

顧客は一社だけではありません。自身が担当する顧客全てと密な関係性を築かなければなりませんし、それぞれ顧客によって目的・予算も異なります。
抱えている顧客の数によっては、対応だけでも大きな労力を必要とします。

電話での連絡が多い

広告代理店は新規のお問い合わせや既存の顧客からの連絡においても電話での連絡が多いです。

例えば、文章だけでは正確なニュアンスが伝えられない場合や配信の停止等緊急の場合は電話で連絡する人も多いです。

顧客への訪問など外出もある

広告代理店のお仕事は、メールやチャットツールでの問い合わせだけではなく、実際に顧客先に訪問し、顔を合わせて話し合いをするケースも多いです。

メールやチャットツールはあくまでも必要事項の連絡や確認的な意味合いで、大切な話し合いは実際に顔を合わせて行うケースが多いことから、多くの顧客を抱えている場合、会社にいる時間が短い場合もあります。

広告代理店によくある電話対応課題

広告代理店にとって電話対応は大切なものであると共に、多くの課題を感じさせるものでもあります。特に多くの事業者が課題として挙げる部分として、主に下記が挙げられます。

業務の中断による効率化の低下

先程も記載したように広告代理店への連絡はは電話が多く使われています。
そのため電話がかかってきた際は行っている業務を中断しなければならず、業務効率が低下してしまいます。

また、広告代理店は
しかし、ビジネスチャンスなので電話に出なければ機会損失に繋がります。

確度の低いお問い合わせ対応

広告代理店への電話は問い合わせが多いです。新規顧客候補からの大切な電話であると共に、興味本位や、予算がマッチしていないもの、サービスの対象外であるものなど確度の低い電話が多いです。

つまり、対応する時間が無駄なものになる可能性が高いです。作業を中断して真摯に対応したものの、以降連絡がこないケースも多いので、結局は作業を中断したことさえ無駄になってしまうのです。

営業・勧誘電話が多い

広告代理店への電話で多いのが、営業や勧誘電話です。

これらの電話は、役に立つものもありますが、多くは対応する必要のない不要な電話です。
しかし電話に出るまで要件が分かりません。大切な要件かと思って電話に出たら営業電話だったというケースは、広告代理店ではよくある話ですが、電話の度に作業を止めなければなりませんので、電話対応が大きな足かせとなってしまっている広告代理店もあります。

顧客先への訪問中は電話に出れない

先にもお伝えしましたが、広告代理店は顧客先を訪問することが多いです。電話に出ることはできません。

仮に自分が抱えている他の顧客からの大切な電話であったとしても、目の前に顧客がいては、電話に出ることは失礼になり、信頼を損ねかねません。
ましてや多くの顧客を抱え、頻繁に顧客先に外出する場合、電話に出られるタイミングが少なく受電漏れをしてしまっていることもあります。

広告代理店の電話課題の解決なら電話代行サービス

広告代理店にとって、電話は大切なものである一方、課題が多いのも事実です。しかしビジネスチャンスでもあるので、電話に出ない訳にはいきません。
このようなジレンマを解決する方法として、電話代行サービスが挙げられます。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、かかってくる電話の一次受け・電話内容の共有を代行するサービスです。
依頼することで、自分自身ではなくまずは電話代行サービスが取次、内容を共有することから、営業や勧誘等、無駄な電話や確度の低い電話は折り返さないという対応を取ることが可能です。

このように必要な電話にのみ、折り返し電話ができますので業務効率化にもつながりますし、電話代行サービスはシチュエーションを問いませんので、外出中のみ依頼したり、会社にいる時であっても、電話に出て作業を中断したくない時は電話代行サービスに依頼することが可能です。

電話代行サービスならBusinesscall

電話代行サービス業者も多々ありますが、広告代理店と相性が良い業者として、Businesscallが挙げられます。

Businesscallは30分単位での依頼が可能です。
例えば顧客先に出向く1時間だけ依頼し、その間にかかってきた電話は電話代行サービスが取り次ぎ、内容をLINEやchatwork、専門の管理画面にリアルタイムで共有するため受電漏れの心配はありません。

電話に出ることはできないけど、スマートフォンの確認だけならできる時には、内容をすぐに確認できます。

また、Businesscallのオペレーターは研修を受けたプロです。丁寧かつ正確な言葉遣いによる対応は、自社のイメージアップにも繋がりますので、相手からの印象が大切な広告代理店にとって、プラスに働いてくれることでしょう。

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まとめ

広告代理店にとって、電話は大切なものである一方、業務に支障をきたすものでもあります。

もしかしたら大きなチャンスが潜んでいるかもしれないとの思いで電話を取ったら、勧誘や営業の可能性もあります。無駄な時間になるだけではなく、ストレスを感じることもあるでしょう。

しかし、電話代行サービスに依頼することで電話対応を任せることができますので、コア業務に集中するためにも、広告代理店は電話代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。