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電話対応のビジネスマナー

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こんにちは!
BusinessCall運営スタッフです。

本日は電話対応のビジネスマナーについて、
ご紹介させていただきます♪

電話を受けるとき・かけるときでマナーが少し違っておりますが、
本日は【電話を受けるとき】のビジネスマナーについてでございます。

電話を受けるときのマナーはいくつかありますが、
主要なポイントとなるものは4つございます。

・電話が鳴ったら3コール以内に出る
・用件は必ずメモを取る
・保留が長くなる場合は、途中でお待たせしていること謝罪する(ことわる)
・入電者が電話を切ってから受話器を置く

この4つのポイント、ご存知の方も多いかと思います。
この中で一番忘れてしまいがちなポイントは3つ目の【入電者様を待たせるとき】の対応です。

入電者様さまよりご質問いただき、確認するために保留をする場面は、
電話対応をしていたら必ずありますよね。
その際に、【どれくらい待つことになるかわからない】というのは
入電者様にストレスを与えてしまう要因となります。

保留の時間が長くなってしまいそうなとき、
途中で一度保留を解除して、入電者様へお待たせする時間が長くなってしまうことをお伝えし、
このままお待ちいただくか、折り返しの対応にするか確認をすると、
たとえ待つ時間が同じでも、入電者様のお気持ちが変わってくるかと思います!

お客様への保留の時間がつい長くなってしまう・・などお悩みの方は、
電話一次受けサービスをご利用いただければ、
確認の時間を設けることができ、保留時間が短縮できて、
入電者様、対応担当者様双方のストレスを軽減できるのではないかと思います♪

ぜひご検討くださいませ。

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