コールセンター代行サービスとは?導入事例と3つの強みを紹介

電話の対応がしっかりしていると、企業のイメージは大幅にアップします。顧客や取引先とのコミュニケーションの窓口として不可欠です。

コールセンターの代行サービスとは

コールセンターの代行とは、お客様からの受注やお問合せ、予約などに関した電話対応を自社のコールセンターや社員の代わり委託するサービスです。

例えば、
・コールセンターのスタッフ不足でオペレーションが回らない
・オペレーターの教育に時間もコストも掛かり効率が悪い
・本業に集中できない

このような悩みを持っている方にご利用いただくことが多いです。

コールセンターの代行サービスを利用するメリットは、主に4つあります。

コストを大幅に削減できる

コールセンターの人員の雇用や設備にかかるコストは意外に大きく、環境を整えることは簡単ではありません。コールセンターの代行サービスを利用すれば、そのコストを大幅に削減でき、プロのオペレーターが電話対応をしてくれます。自社の価値やイメージアップにつながります。

クレームやトラブルを回避できる

コールセンターへの問い合わせの中にはクレームもあるので、トラブルにならないように慎重に対処する必要があります。しかし、クレーム対応は想像以上に難しいです。トラブルに繋がることも少なくありません。
そんな時こそ、コールセンターの代行サービスが活躍します。経験豊富なプロのオペレーターが丁寧にクレーム対応をして、トラブル回避に努めます。

ビジネスチャンスを逃さない

自社への電話の中には、大きなビジネスチャンスが潜んでいるかもしれません。新規の大口顧客様の可能性もあるのです。しかし、電話対応ができずに留守番電話になってしまうことで、同業他社へ新規顧客が流れ、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。コールセンター代行を利用すれば、オペレーターが最大限対応するため、ビジネスチャンスを逃す可能性を大幅に下げることができます。

業務に集中でき仕事の効率が上がる

電話の数が多いほど、業務を中断しなければいけなくなり、最悪の場合は、電話対応だけで終わってしまう日もあるかもしれません。しかし、コールセンター代行に電話対応を丸ごと依頼しておけば、電話対応以外の業務に集中できて仕事の効率がアップし、業績アップへとつながります。

・コールセンターの選び方、料金について詳しく見るならこちら

コールセンター代行の料金相場と賢い選び方

コールセンター代行サービスの選び方|自社に合った電話代行会社を比較するポイント

コールセンターの代行サービスをうまく利用するには

コールセンターの代行サービスの利用を検討されているのは、企業様だけではありません。最近は、起業家やフリーランスの方からのご相談も増えています。特に、起業家やフリーランスの方は、ほぼ一人で業務を行なっているケースが多く、電話対応まで手が回らなくなっている現状が多く見受けられます。

BusinessCallのコールセンター代行のサービスは、低予算で最低限のサービスを受けられるコースも用意しているため、起業家やフリーランスの方によく選ばれています。例えば、次のような導入事例があるので、ぜひ参考にしていただきたいです。

導入事例:エステサロンの経営者様の場合

個人でエステサロンを経営しており、忙しくなるほど予約が取りづらい状況が続き、思い切ってコールセンターの代行を導入された事例です。

エステサロンの経営が忙しくなると、お客様の予約が取りづらいだけではなく予約管理も難しくなり、十分に対応できなかったという課題がありました。中には、不満を抱き、エステを辞めてしまうお客様もいらっしゃったそうです。

しかし、コールセンターの代行を導入の効果で、顧客とのコミュニケーションの円滑化でき、確実なリピーターを獲得できました。
また、電話対応を任せたことによって、エステサロン経営者も十分な休息時間を確保でき、サービスの質の向上やキープにつなげることができました。

導入事例:化粧品メーカー様の場合

お化粧品のメーカー様の事例です。全国規模で流通しているような商品を販売してる会社様でしたが、会社の規模は小さく、カスタマーセンターを自社内に立ち上げるのに踏み切れないご様子でした。

ゼロから自社内にコールセンターを設けるのは、コストも育成も難しいと感じ、外注することを決意。コールセンターの外注に踏み切りました。

BusinessCallが選ばれている理由

BusinessCallのサービスは、企業様だけではなく、起業家やフリーランスの方からもご利用いただいています。そこには、他にはない特徴と強みがあるからです。

電話応対の質と確かな実績

BusinessCallは、電話応対の質が特に高く評価されています。それは、大手企業のコールセンター業務だけではなく、公的機関のコールセンター代行の実績もあるからです。オペレーターの質を保持するための教育体制や環境を整え、情報漏洩にも徹底管理しているため、安心してご利用していただけます。
その証として、プライバシーマークの取得や日本コールセンター協会への加盟実績があり、多くの利用者様より信頼していただいています。

1日単位ではなく時間単位でも利用可能

BusinessCallのコールセンター代行サービスは、1日単位だけではなく時間単位でも利用できるため、1日のうちの数時間の契約も可能です。例えば、お昼休みの数時間だけの利用でオフィスを無人化にできたり、忙しい時間帯だけ依頼して業務効率を上げたりなど、さまざまな利用方法に対応できるプランを用意しています。

時間単位の利用の場合は、1日単位の利用よりも料金が安いため、無駄のない費用で必要な分だけサービスを利用できるシステムになっています。特に、起業家やフリーランスの方からは、時間帯に特化した利用の要望が多く、BusinessCallのコールセンター代行の時間特化型のプランが喜ばれています。

マルチデバイス対応の専用管理画面

BusinessCallでは、クラウドを活用したマルチデバイス対応の専用管理画面を設置しているため、問い合わせ状況や内容などを社内の人とリアルタイムで共有できます。
スマートフォンやパソコンなどのデバイスから素早く管理画面を開き、受電内容を確認して折り返しの必要性などを取捨選択することができ、スピーディーで正確な対応を実現できます。
それによって、お客様からの信頼度が上がり、ビジネスチャンスを掴むきっかけになるといっても過言ではありません。
スピードが求められる時代だからこそ、便利なツールを使った対応のスムーズ化が理想的です。マルチデバイス対応の専用管理画面を共有することで簡単に電話対応のスムーズ化が測れるため、社員一人ずつの負担を増やすことなく、業務や電話対応の効率アップへとつなげていけます。

コールセンターの外注をご検討中に方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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