電話対応の効率化に最適!コールセンター委託サービスとは?

会社の窓口としての役割を担う重要な電話対応業務、皆様は十分な対応ができていますか?

電話対応の重要性は認識しつつも、時間不足や人手不足など様々な理由で対応がおろそかになってしまうこともあるのではないでしょうか。

電話対応の悩みを即座に解消できる、便利なコールセンター委託サービスとはどういったものなのかご紹介していきます。

コールセンター委託サービスとは

コールセンター委託サービスとは、依頼者に代わり電話対応業務を代行することを意味します。

仕事を行う上で電話対応業務は非常に重要です。

クライアントさんやお客様からの連絡・問い合わせなど、一本一本の電話が大事であり、どれも取り逃がしは許されません。

しかし、会議や出張などオフィスを不在にしなければいけない場面も度々訪れるため、いつかかってくるかわからない電話に全て対応するのは非常に難しいです。

このように日々仕事に時間をとられてしまい、十分に電話対応ができない方に代わって、電話対応を行うのがコールセンター委託サービスです。

コールセンター委託サービス-BusinessCall-の概要

コールセンター委託サービスは、お客様から入電があると担当オペレータが対応にあたり、用件やお客様の名前を確認します。

そして、入電があった旨をお知らせいたします。

至急折り返しが必要である電話であるのか否かもお知らせし、連絡内容に応じた対応を行っていただけます。

また、連絡内容の詳細は専用の管理画面より確認いただけます。

もちろんこの管理画面は共有することが可能ですので、複数人で仕事を行う際の受電や対応状況の確認にも活用いただけます。

コールセンター委託サービスの利用メリット

コールセンター委託のメリットについて説明していきます。

  • 顧客からの信頼を得られる
  • 時間とコストをかけずに電話対応をカバーできる
  • 本業に集中できる
  • それぞれについて確認していきましょう。

    顧客からの信頼を得られる

    会社に電話を入れてもつながりにくい状態が続きスムーズに連絡が取れないと、お客様は不安やストレスを抱えてしまいます。

    また、時には受電のタイミングを逸したことが原因となり、新規顧客の取りこぼしにつながってしまうこともあるでしょう。

    コールセンター委託サービスを利用すれば、本業で手が離せない状態であっても代行スタッフが対応してくれるため絶対に受電を逃すことはありません。

    いつでも迅速に電話対応を行うことで、お客様からの信頼獲得にもつなげることができます。

    時間とコストをかけずに電話対応をカバーできる

    新しく人材を雇用することでも、電話の取り逃がしを防ぐことが可能です。

    しかし、採用を行うとなると、まずは人材会社に相談して広告を作成し、それから募集、面接、社員教育と一人前の戦力を獲得するまでに多くの時間を費やさなければいけません。

    さらに、採用広告費や毎月のお給料、福利厚生費など多額の費用もかかることになります。

    一方、コールセンター委託サービスでは毎月数万円程度と非常に安価で契約が可能な上、手続きから1週間ほどでサービスを利用することができます。

    人材の採用に比べて時間も費用もかけることなく、電話対応を補えます。

    本業に集中できる

    お客様との電話対応はビジネスを行う上では欠かせません。

    しかし、電話対応にばかり時間を取られていては、本業に集中できずスムーズに仕事を行うことはできません。

    コールセンター委託サービスを利用すれば、電話対応を代行してもらえるため余計なことに気を取られず目の前の仕事に力を注ぐことが可能です。

    さらに、BusinessCallでは専用の管理画面からお客様の名前や電話番号、問い合わせ内容を瞬時に確認することができます。

    連絡内容に応じて対応すべきことの優先順位を決めることができるので、効率良く仕事を行えます。

    point!・電話を取り逃すことがなくなりお客様からの信頼獲得につなげることができる
    ・新しくコールセンターを自社で作るよりも格段に安く、時間がかからない
    ・電話対応に気を取られないため本業に集中できる

    サービスの費用

    コールセンター委託と一言で言っても、お客様によって活用したい頻度や時間帯はそれぞれ異なるため、全てのニーズを満たせるよう様々なプランが用意されています。

    弊社のサービス、BusinessCallでも対応件数や時間に応じた2つのプランをご用意していますので、用途に合わせて適切なプランをご活用ください。

    料金プラン・サービス一覧

    スタンダードプラン ラグジュアリープラン
    月額費用 5,000円(税抜) 10,000円(税抜)
    初期費用 15,000円
    今なら初期費用無料!
    件数上限 40件 100件
    超過金額 160円/件 130円/件
    対応時間 全日9:00〜21:00
    最大7時間対応
    全日9:00〜21:00
    最大9時間対応
    オプション ※お問い合わせください

    コールセンター委託の導入事例とお客様の声

    コールセンターを実際に利用されている方は、どのようにサービスを活用しているのでしょうか。

    BusinessCallの導入事例と利用者の声をまとめましたので、BusinessCallの利用を検討されている方はぜひ参考にしてください。

    導入事例①:保険代理業

    商談や移動中など電話に出られないことが多々あり、電話の取り逃がし防止を目的にご活用いただいています。

    <お客様の声>BusinessCallでは管理画面で全ての電話内容を確認できるため、一本一本の電話に確実に対応することができています。
    管理画面で対応を吟味できるので、優先順位をつけて連絡でき非常に仕事に役立ちます。

    導入事例②:営業電話対策

    起業直後に業務に関係のない営業電話が頻繁にかかってきてしまい、対応に困りサービスを導入いただきました。

    <お客様の声>前までは、電話がかかってくるたびにいちいち対応しており、ロスが発生していましたが、その必要がなくなり、業務に専念することができています。

    導入事例③:社内の情報共有

    チームで情報を共有し仕事の効率化を図るため、ご利用いただいています。

    <お客様の声>管理画面をシェアすることで電話の対応状況が一目でわかり、チームや部署で仕事を行う際にもスムーズに電話対応を行うことができます。

    コールセンターの導入手順

    BusinessCallは手続きを行ってから1週間ほどと、短期間で利用できます。

    利用開始手続きも難しいものではありませんし、インターネットから24時間いつでも申し込みが可能です。

    BusinessCallをご利用される方は、以下の手順に沿って手続きを進めていただくことで、契約可能となっております。

    1.サービスを利用したい曜日や時間帯を決めていただきます。

    BusinessCallでは1時間単位での契約が可能となっているので、電話が集中する時間帯だけ電話対応を委託したいなど様々なご要望にお応えすることが可能です。

    利用する曜日や時間帯が決まれば申し込みページよりご連絡ください。

    2.URLからクレジットカードを登録する

    申し込みページにてご入力いただいたメールアドレス宛に認証メールをお送りします。

    メールに記載の指定のURLをクリックしてください。

    URLをクリックいただきますと専用の管理画面が開きますので、クレジットカード情報を入力し登録を行ってください。

    3.本人確認を行う

    続いて、本人確認をメール又はFAXで行ってください。

    本人確認書類としては以下のものをご利用いただけます。

    本人確認が済みましたら、登録された住所に取引条件通知書を送付いたします。

    大切な書類となりますので保管には十分お気をつけください。

    4.1週間ほどでサービスが利用可能

    本人確認書類を提出いただいてから1週間程でサービスの利用が開始となります。

    メールでご連絡を差し上げますので、記載のURLをクリックし専用管理画面を開いてください。

    トップページに電話番号が表示されていますので確認して、ご利用ください。

    なお、電話番号発番と同時に初期費用+1ヶ月目の月額料金のクレジット払いが行われます。

    月の途中からご契約された場合は、発番日から月末までの日数を日割計算した金額で請求させていただきます。

    このように、BusinessCallのサービスは、契約を決めてから導入まで、非常に短い期間でご提供しております。

    まずは、電話代行のサービスを体験してみたいという方にも、非常におすすめです。

    このように、業界を問わず、多くの方にご利用いただいているのが、BusinessCallです。

    現状の電話対応に少しでも課題がある方は、ぜひお問い合わせください。

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