フィットネスジム｜よくある電話対応課題と改善方法について

健康維持や美容のためにフィットネスジムに通われる人は多いでしょう。新型コロナウィルスの影響により打撃を受けたとされる事業のひとつにフィットネスジムがありますが、コロナ禍でも安心して通うことができるよう、フィットネスジムでは、利用人数の制限を行ったり、定期的な換気や消毒が徹底されています。

そのようななか、できるだけ従業員負担を軽減するために、電話応対を外注化する流れも出ているようです。この記事では、フィットネスジムの電話応対の現状と、電話応対の外注化についてまとめています。

フィットネスジムにおける電話対応の特徴

フィットネスジムでは、受付担当者が電話応対をしていることがほとんどです。受付では、会員さんが利用される際のチェックインの手続きやチェックアウトの手続きを行います。

この他、メールによる問い合わせへの回答や、新規入会者の手続き、退会希望者の手続き、見学者の案内、その他事務作業なども行わなければいけません。フィットネスジムでは、主に下記のような電話がかかってくることが多いです。

クレーム対応

施設利用者からのクレームが電話で入ることもあります。フィットネスジムは、沢山の人が利用していますが、マナー違反をされている利用者がいる場合、電話でクレームを伝えるというケースもあるのです。

他にも、スタッフの対応に不満を感じているという場合や、施設内の設備や衛生面などに関するクレームなどもあるでしょう。クレームに関しては、電話を受けた担当者で対応できることもあれば、施設責任者でなければ解決できないこともあります。

まずはお詫びの言葉を告げ、状況に応じた対応を取らなければいけません。クレームが解決されない、クレームに対しての対応が納得できないとなってしまうと、利用者が退会してしまう可能性もあるのです。

入会に関する質問

ジムへの入会を検討されている方から、入会に関する問い合わせの電話が入ることがあります。入会手続きで必要になるものは何か、入会の際の流れ、入会前に見学ができるのかなど様々な質問がありますので、それに対して回答します。

会員情報の問い合わせ

会員情報に関しての問い合わせも電話で行われることがあります。例えば、自分が入会しているプランについて分からない場合に、プランについての確認の電話が入ることもありますし、自分の入会しているプランで、利用できる施設の範囲などについての問い合わせなどもあるでしょう。

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フィットネスジムにおける電話対応の課題

フィットネスジムでの電話対応に関しては、様々な課題があります。人手不足、予約ミス、対応の質の低下などが主な課題とされていますが、それぞれ具体的にお伝えします。

人手不足による対応の遅れ

フィットネスジムでは、受付担当者の人数は限られています。そのため、人手不足になりやすく、すぐに対応できないことがあるのです。対応が遅れてしまうと、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。

フィットネスジムは、インストラクターやマシンジムエリアでの指導者などに十分な人数の確保が必要となるため、受付担当者に関しては必要最低限の人数で対応しているケースも多いです。

近年は、自動でチェックインやチェックアウトができるようなシステムを導入しているフィットネスジムも多いことから、受付担当者がいないジムもあります。しかし、そのようなジムでも問い合わせやクレーム等に対しての対応は必要になるため、他の業務を担当している従業員で、これらの対応を行うこともあるのです。

問い合わせの殺到による予約ミス

フィットネスジムでは、定期的に入会キャンペーンや無料体験会などが実施されることも多いです。このような時は、一時的に問い合わせが殺到しやすくなります。

見学会や体験会の場合は、予約制となり、電話やWEBで申し込みが行われます。これを管理し、予約を反映させる仕事も行わなければいけません。この時、問い合わせが殺到して申し込み件数が多いと、予約ミスが生じてしまう可能性があるのです。

予約ミスが起こらないようにするためにも、電話での予約受付ではなくWEBからの予約に限定したり、予約システムの導入などを検討する必要があるでしょう。

他業務併用による質の低下

フィットネスジムにおける電話応対は、受付担当者が行うことが多いです。しかし、受付担当者は、電話対応だけを行っているわけではありません。他にも様々な業務を行っています。

人数が限られている小規模なジムの場合は、受付担当者が施設内の清掃を兼務することも多いです。このような場合、他の業務との併用で電話応対の質が低下してしまう可能性もあります。

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フィットネスジムにおすすめの電話代行会社3選

フィットネスジムにおける電話応対の問題を解決するためには、電話代行会社を利用するのがおすすめです。電話代行会社を利用することで、電話業務を任せることができるため、他の業務に時間をかけることができます。

さらに、電話対応の品質が向上するため、顧客満足度を高めることにもつながるのです。では、どのような電話代行会社で、フィットネスジムの電話対応を任せることができるのでしょうか。ここでは、おすすめの電話代行会社を３つご紹介します。

①BUSINESS ASSIST（ビジネスアシスト）　

公式サイト：https://www.biz-assist.co.jp/

導入実績およそ8,000社、8,000通りの対応をしているという電話代行サービスです。通常の企業向けとは別に、士業プランが用意されているのが特徴で、専門用語が多い税理士事務所での対応に最適です。

専門用語も把握しているオペレーターが丁寧に対応します。士業プランを利用することで、より質の高い電話対応が可能となるでしょう。

月額利用料	士業プランライト　30,000円
対応時間	月曜日から金曜日（平日）
コールオーバー	300円/1件
時間外対応	アナウンスのみ　1,000円/月

②fondesk（フォンデスク）

公式サイト：https://www.fondesk.jp/

申し込みが5分、当日開通できるのがfondesk（フォンデスク）です。申し込みしてすぐに利用できる点も魅力ですが、お試し期間が14日間あるので、14日は無料で使えます。

電話代行サービスを比較したい際も利用しやすいでしょう。気になる品質面ですが、導入実績は33,000社以上、個人事業主での導入が多いということなので、税理士事務所でも導入しやすいでしょう。利用料金がリーズナブルな点も魅力です。

月額利用料	基本プラン　10,000円
対応時間	月曜日から金曜日（平日）
コールオーバー	200円/1件
時間外対応	アナウンスのみ

③ベルシステム24　　

公式サイト：https://www.bell24.co.jp/ja/

導入実績およそ8,000社、8,000通りの対応をしているという電話代行サービスです。通常の企業向けとは別に、士業プランが用意されているのが特徴で、専門用語が多い税理士事務所での対応に最適です。

専門用語も把握しているオペレーターが丁寧に対応します。士業プランを利用することで、より質の高い電話対応が可能となるでしょう。

月額利用料	10,000円（9：00～18：00）
対応時間	月曜日から金曜日（平日）※上記金額の場合
コールオーバー	150円/1件
時間外対応	別プランで可能

フィットネスジムの電話応対ならBusinessCall

フィットネスジムで電話代行サービスを導入したい場合、BusinessCallがおすすめです。先ほどご紹介した3社も質の高い電話代行サービスですが、対応可能時間がスポーツジムの営業時間と合わない部分もあるでしょう。

また、ベルシステム24に関しては、全日対応可能となっていますが、利用料金がかなり高くなっています。できるだけ費用を抑えて、対応時間を伸ばしたいという場合、BusinessCallが最適です。

BusinessCallおすすめポイント

BusinessCallなら、365日対応できます。フィットネスクラブは、土日祝日も営業しているケースが多いため、365日対応のほうが助かります。

さらに、利用可能時間は9時～21時の間で細かく設定もできるため、自社運営したい時間帯があればその時間帯を外すことも可能です。カスタマイズしやすいのに、月額5,000円～という利用料金も魅力的でしょう。

まとめ

フィットネスジムにおける電話応対業務の特徴や課題、業務効率化と顧客満足度向上のための電話対応業務の外注についてお伝えしました。

電話代行サービスを利用することで、電話業務がスムーズに行えるようになるため、受付スタッフの負担を軽減することが可能です。限られた人員で運営したいのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。