営業電話の断り方【完全版】角が立たないスマートな対応マナー

会社で行う電話対応で、時間を取られてしまうのが「営業電話」です。
時には1日に何本もかかってくることもあり、対応を誤ると、社内に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

この記事では営業電話の対応方法を、具体的なフレーズをご紹介しながら解説しています。
電話応対が苦手な方、営業電話をなんとかしたいと考えている方は是非ご覧ください。

営業・勧誘電話を見極める3つのコツ

会社の代表電話には、取引先からの重要な連絡だけでなく、営業や勧誘の電話も日々かかってきます。一見しただけではその目的を判断しにくいこれらの電話に対し、迅速かつ適切に対応するためには、相手を見極めるコツを知っておくことが重要です。

ここでは、不必要な電話に時間を取られないよう、電話の相手が営業や勧誘目的である可能性が高いケースを判断するための3つのポイントをご紹介します。

1.役職や担当者名宛ての電話

営業電話の担当者が繋いで欲しい相手は「決裁権のある人」です。
ほとんどがリストを見ながら片っ端から架電しているようなやり方なので、担当者の名前を知らない状態でかけてくることが多いです。

取引先の会社や、関連会社であればこちらの担当者名や社長の名前を把握しているので
「社長はいらっしゃいますか？」
「総務担当の方はいらっしゃいますでしょうか？」

と特定の人物を名指しせず役職名や担当者名に取り次ごうとする電話は、営業電話である可能性が高いので、適切な対応をしましょう。

2.正確に自社名を名乗らない

営業電話の担当者は、自社名をはっきりと名乗らないケースがあります。

「会社名を教えていただけますか？」と言っているのに「（大手企業）関連の会社でこちらの地域を担当させていただくことになりました」

などと社名を濁す言い方をするのは間違いなく営業電話です。

3.電話の向こうがガヤガヤうるさい

営業電話は営業専門のコールセンターからかかってくることもあります。

電話の向こうから、大勢の人がいるような騒がしい様子が伺えたり、一斉に電話しているような音が聞こえる場合は、アポイントを取る営業専用の電話の可能性が高いです。

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営業電話相手の状況・心理を理解する

営業電話を断るにも、「気が引けてしまう」など考えてしまい強く断ることができない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、営業電話をかける側の状況を理解することで、気が楽になるかと思われます。
そこでこの項目では営業電話を行う側の状況・心理を見ていきます。

1日に数100件かけている

営業電話は、基本的に質より量です。断られることを前提にリストに乗っている電話番号に順番に電話をかけています。

それこそ一日に数百件もの電話をかけている営業マンもいますので、あなたが断ったところですぐ次にかけるだけです。

断られる前提で考えている

先に質より量だとお伝えしました。つまり、営業電話をかける営業マンも、必ず契約を取ろうと力んで電話をかけているのではなく、断られる前提で電話をかけているケースが多いです。

ノルマがある

質より量で多くの電話をかけているのは、ノルマが設定されているからです。

そのため、いけそうだと感じた相手にはここぞとばかりに話を続けたり、何度もかけ直すこともあります。

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よくある！営業電話の完全対応テンプレ

営業電話の内容も様々ではありますが、企業にかかってくる営業電話としては主に下記の3種類が多いので、それぞれどのような対応が良いのかご紹介します。

人材紹介・求人広告の営業電話：効果的な断り方

新卒採用や求人広告に関する営業電話は、貴社の人員状況や採用計画を探り、自社サービスを提案してくるケースがほとんどです。

これには、「現在、採用は間に合っています」「募集は行っておりません」と明確に伝えましょう。もし、しつこく食い下がる場合は、「今後必要になった際はこちらから連絡します」と伝えて会話を切り上げてください。

広告に関する営業

「売り上げを増やしませんか」「今の広告の効果に満足していますか？」といった文言を使用する傾向にあるのが広告関連業者です。

広告を出してもらうための営業電話になりますので、既に他の業者で広告を出してよい結果が出ていると伝えると引き下がってくれることでしょう。

リース系に関する営業

事業系リース業者も営業電話が多いです。

「コスト削減しませんか」を謳い文句に、コピー機などのOA機器の営業をしかけてきますが、既に他の業者と長期契約している、IT化で不要になったといった断り文句が適しています。

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営業電話の対応方法と断り方

営業電話と分かっていても、あまり失礼な対応を取ると会社のイメージを損ねてしまいます。
営業電話先の会社と後にお取組みをする可能性もありえますので、会社の「顔」として丁寧に対応しましょう。

営業電話の初期対応：まず聞くべきことと判断基準

営業電話か否かに関わらず、用件が不明な電話に時間を費やすべきではありません。電話を受けたら、まず「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか？」と、電話の目的を早期に確認しましょう。
「〇〇社様向けのお得なサービスをご紹介したく、お電話いたしました。」
「社長様へ、土地の有効活用に関するご提案でお電話しております。」

上記のように「〜の件」「〜のご紹介」といった曖昧な表現で詳細を濁す場合は、営業電話である可能性が高いと判断できます。その際は、「具体的にどのようなご用件でしょうか？」と、さらに踏み込んで目的を明確にする質問を投げかけましょう。

具体的な内容を求められると、相手は詳細を説明せざるを得ない状況になります。この段階で、多くの営業担当者は「改めてご連絡します」と電話を切るため、効果的なふるい分けが可能です。

長々と話を聞くと相手に興味があると誤解を与えかねません。最初の1分で用件を把握し、自社にとって必要な情報であるかを迅速に判断することが重要です。

営業電話を正しく断るフレーズ

営業電話は、ある程度の慣れとお断りフレーズを覚えておくと、思ったよりもスムーズにストレスなく断ることができます。

やわらかく断るフレーズ

「内容をお聞きしてから社内で検討しますので、担当者名と内容を教えていただけますか？」

はっきりとセールスを断るフレーズ

「申し訳ありませんが、営業の電話はお取次ぎできかねます。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」

質問を投げかけるフレーズ

「内容をお聞きしてから社内で検討しますので、担当者名と内容を教えていただけますか？」

上記フレーズを使用すれば、基本的には営業電話をスムーズに対応することが可能です。「会社の顔」という意識を持ちつつ、丁重な対応を心がけましょう。

それでも断れない場合の対処法

先ほどご紹介したフレーズを使っても、中には電話を全く切ろうとしない営業担当の方もいらっしゃいます。

そういったケースでは、断っていることがはっきりとわかるような態度とフレーズを使うことが有効です。「当社ではそのようなご提案は一切お断りしております。今後のご連絡は不要です。」
「ご提案の資料があれば送っていただけますか？そちらを基に検討します。」
「必要な際はこちらからご連絡させていただきます」

また、こちらから「ありがとうございました。」「失礼します」のような電話を終わらせるフレーズを使うことで、強制的に電話を終了させることが可能です。「お電話いただきありがたいのですが結構です、ありがとうございました。」
「業務中のため失礼します。」

新人担当者のための営業電話対応ガイド

新人担当者にとって、突然かかってくる営業電話は戸惑いやプレッシャーを感じやすいものです。

しかし、営業電話への対応は、会社の貴重な時間とリソースを守る重要な業務と捉えられます。不要なサービスや製品の提案を断ることは、決して失礼にあたることではなく、むしろ企業の効率性を高めるために必要な判断です。

まずは「会社の窓口として、落ち着いて適切に対応する」という心構えを持つことが、安心して対応するための第一歩となります。

営業電話がかかってきた際には、以下のステップで対応を進めるとスムーズです。

• 相手の確認: まずは「恐れ入りますが、どちら様でしょうか」と、会社名と担当者名を尋ねましょう。これにより、相手が誰であるかを明確にし、その後の対応方針を立てやすくなります。
• 要件の確認: 「どのようなご用件でしょうか」と具体的に尋ね、提案内容を簡潔に把握します。この段階で、自社にとって必要のない内容だと判断できる場合もあります。
• 丁寧な断り方: 必要ないと判断した場合は、「恐れ入りますが、現在、弊社ではそのサービス（製品）は必要としておりません」「大変申し訳ございませんが、今回は見送らせていただきます」など、丁寧かつ明確に断りの意思を伝えましょう。曖昧な返答は、相手に期待を持たせてしまい、再度連絡が来る原因となることがあります。
• 情報収集（必要に応じて）: もし上司への報告が必要な場合は、相手の会社名、担当者名、連絡先、提案内容の概要をメモしておくと良いでしょう。

自分で判断に迷う場合や、より専門的な知識が必要な場合は、ためらわずに上司に相談しましょう。「恐れ入りますが、担当の〇〇（上司の名前）に確認いたしますので、折り返しご連絡差し上げてもよろしいでしょうか」と伝え、一旦電話を切り、上司に状況を報告するのが賢明です。

この際、事前にメモした情報が役立ちます。営業電話への対応は、業務の一環であり、個人の能力を測るものではありません。断ることに罪悪感を覚える必要はなく、経験を重ねるごとに自信がついていくものです。

完璧を目指すよりも、まずは落ち着いて会社の代表として対応する意識を持つことが、新人担当者にとっての大きなヒントとなるでしょう。

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個人・自宅にかかってくる営業電話の断り方

個人宅にかかってくる営業電話や勧誘電話は、日々の生活の中で不意に時間を奪い、時には不快な思いをさせるものです。

ビジネスシーンでの電話対応とは異なり、「営業 電話 断り方 個人」「営業 電話 断り方 自宅」といった状況では、個人としてどのようにスマートかつ効果的に対応するかが重要になります。

ここでは、自宅にかかってくる営業電話を適切に断るための具体的な方法と、悪質なケースへの対処法を解説します。

まず、一般的な営業電話に対しては、丁寧ながらも明確な意思表示が肝心です。曖昧な返答は相手に期待を持たせてしまい、何度もかかってくる原因になりかねません。以下のようなフレーズを参考に、簡潔に断りましょう。

• 「申し訳ございませんが、結構です。」
• 「恐れ入りますが、そういったお話は全てお断りしております。」
• 「今、手が離せませんので、失礼いたします。」（すぐに電話を切る意図を示す）
• 「今後、お電話は不要です。リストから削除をお願いします。」（再度の電話を避けるための明確な要求）

相手の話を最後まで聞く必要はありません。冒頭で用件を察知したら、すぐに上記のフレーズで切り出すことが効果的です。

中には、一度断っても何度もかけてきたり、強引な勧誘を続けたりする悪質なケースも存在します。このような場合、迷惑防止条例や特定商取引法に抵触する可能性も考慮し、毅然とした態度で臨むことが重要です。

• 企業名と担当者名を確認する: 悪質な業者に対しては、まず相手の情報を正確に把握することが第一歩です。「どちらの会社様ですか？」「お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。
• 「二度と電話をかけないでください」と明確に伝える: 特定商取引法では、一度断った消費者に対して再勧誘することを禁じています。この点を明確に伝え、「今後一切の電話を拒否します」という意思表示を記録に残す意味でも有効です。
• 法的措置を示唆する: あまりにもしつこい場合は、「これ以上お電話をいただくようでしたら、消費者センターや警察に相談させていただきます」と伝えることも有効な手段です。

これらの対応は、個人情報保護の観点からも、不必要な情報提供を避ける上で役立ちます。

最終的に、営業電話のストレスを軽減するためには、かかってきた電話に対して冷静に対応し、不要な情報交換を避けることが重要です。一度断ったにもかかわらず再度連絡があった場合は、着信拒否設定の活用も検討しましょう。

自宅にかかってくる営業電話は、個人の時間とプライバシーを侵害するものです。適切な知識と対応で、不要な勧誘から自身を守りましょう。

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避けるべき！営業電話のNG断り方と正しい言い換え

営業電話を断る際、何気ない一言が会社の印象を損ねたり、かえってしつこい営業を招いたりする原因になることがあります。

ここでは、陥りがちなNGな断り方と、企業イメージを保ちつつスマートに切り抜けるための正しい言い換え方を解説します。

社内の担当者名を教えてしまう

営業電話の担当者は、アポイント取りの目的がほとんどです。

「担当者が現在、不在です。」と答えてしまうと、
「では担当者さまのお名前を教えていただけませんか？」と言われてしまい、教えざるを得なくなってしまうケースがあります。

一度名前を教えてしまうと、次にかかってきた際に営業電話なのか取引先なのか区別がつかず手間がかかってしまいますので担当者の名前は極力、伝えないようにしましょう。

失礼な態度で断る

営業電話を掛けてきた担当者や企業が、今後取引先や関連会社になる可能性はあります。
いくら営業電話だからといっても相手に対して敬意の無い対応は会社のイメージを落とすことになるため、「会社の顔」として対応することを忘れてはなりません。

こちらが丁寧に対応することで、相手にも失礼な態度を取りにくくなる効果もあるので、できるだけ丁寧に対応しましょう。

忙しいという理由で断る

「時間がない」「忙しい」という理由で断ると、「では何時ならよろしいでしょうか？」とアポイント取りされてしまい、次々に電話がかかってきてしまいます。「担当者は外出しております」と言ってしまうのも同様です。

上記は「今はダメだけれど、タイミングがあれば話を聞いてくれそう」という期待を持たせる断り方のため、その場は切ることができても結果的に対応が長期化してしまいます。

また、冒頭から何も話を聞かずに「忙しいです！」とガチャ切りしてしまうと取引先や本当に用事がある電話の可能性もあり、会社のイメージダウンにつながる恐れもあるので注意しましょう。

営業電話に関する法的知識と注意点

営業電話は、適切な対応を怠ると法的トラブルに発展する可能性があります。特に「特定商取引法」と「個人情報保護法」は、消費者を不適切な勧誘から守るための重要な法律です。

特定商取引法では、電話勧誘販売において消費者が一度勧誘を断った場合、事業者が再度勧誘することを禁止する「再勧誘の禁止」が定められています。これにより、消費者は自身の意に反するしつこい営業から保護されます。

また、個人情報保護法は、企業が個人情報を適正に取り扱うためのルールを定めています。

消費者は、営業電話に対して法的に保護された権利を持っています。特定商取引法に基づき、電話勧誘を断れば事業者はそれ以上の勧誘を停止する義務があります。また、企業は個人情報保護法に従い、個人情報の利用目的を明確にし、不適切な利用は行ってはなりません。企業が遵守すべき主なルールは以下の通りです。

• 氏名・会社名、勧誘目的の明示: 電話をかける際、まず自身の氏名、会社名、そして何の目的で電話をしているのかを明確に伝える必要があります。
• 不実告知の禁止: 事実と異なる情報や誤解を招くような説明をして、契約を促すことは固く禁じられています。
• 威迫・困惑行為の禁止: 消費者を脅したり、困惑させたりするような言動で契約を迫ることは許されません。
• 個人情報の適正な取り扱い: 取得した個人情報は、利用目的の範囲内で適切に管理・利用し、本人の同意なく第三者に提供することは原則としてできません。

悪質な営業電話に遭遇した場合は、毅然とした態度で対応しましょう。不要な勧誘には「結構です」「いりません」と明確に断り、相手のペースに巻き込まれないようにすることが重要です。

また、電話があった日時、相手の会社名、担当者名、電話番号、会話内容などを記録に残すことは、万が一の法的措置を検討する際の重要な証拠となります。安易に個人情報を教えないよう注意し、不当な契約や被害に遭ったと感じた場合は、消費者ホットライン（188番）、国民生活センター、弁護士などの専門機関へ速やかに相談してください。

法的な知識を持つことで、不当な営業電話から自身を守ることができます。

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営業電話対応は業務効率の低下だけではない？

営業電話に対応するデメリット

営業電話対応は業務効率の低下を招くものです。しかし、デメリットはそれだけではありません。他にもいくつかのデメリットが挙げられますのでご紹介しましょう。

人件費が高くなる

営業電話対応の都度、作業を一旦中断しなければなりません。一件だけであれば数分でも、何十件もの営業電話がかかってくればそれなりの時間になります。

結果、残業せざるを得なくなり、会社としての人件費が高くなるケースもあります。

チャンスロスになる可能性

営業電話対応の間に、大切な電話がかかってくる可能性もあります。
つまり、チャンスロスになります。

しかし電話がかかってくる段階では内容が分かりませんので、チャンスの大きな電話ではなく、営業電話に対応してしまい、結局は時間を消費するだけで終わってしまうのです。

従業員満足度の低下につながる

電話対応業務は作業を中断させるものです。仕事のクオリティを下げてしまいかねません。
さらに一日何十件と営業電話に対応していた場合、ストレスになり職場環境に不満を抱く可能性もあります。

営業電話をシャットアウトできる電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは企業や個人事務所にかかってくる電話の一次受けや電話の取り次ぎを行うサービスです。

代行内容は名前の聞き取りから簡単な用件の聞き取り、商品説明や受注受付まで多岐にわたります。

聞き取った内容はメールやツールを使って転送し、即座に担当者に連絡を取るので、電話内容を確認し、営業電話であれば折り返さないという対応を取ることができます。

代行サービス会社によっては「朝の忙しい時間帯だけ利用したい」「土日にかかってくる電話のみ対応して欲しい」など、様々なニーズに合わせたプランを用意しています。

電話代行サービス「BusinessCall」とは？

高品質な電話対応、柔軟なサービスプランをお求めならBusinessCallにお任せください。
BusinessCallは月額5,000円(税込5,500円)から利用できるお手軽な電話代行サービスです。

月ごとの対応件数によって、2つのプランをご用意しています。

好評なのは月額利用料5,000円（件数上限40件まで）のスタンダードプランです。
対応時間は全日9:00〜21:00の間でご利用いただけます。

繁忙の午前中のみ、事務所に誰もいない土日のみなど、状況に合わせてお好きな時間帯をお選びください。

かかってきた電話はリアルタイムでメールやLINE、Chatworkで通知。
マルチデバイスに対応した管理画面で内容を確認することができるので、営業電話の対応をしなくて済みます。

▼Businesscallのサービスの詳細はこちら▼

【転用可能】社内向け営業電話対応マニュアルの作り方

社内での営業電話対応は、企業の印象を左右する一方で、業務効率の低下を招くことがあります。

対応が担当者任せになると、品質にばらつきが生じたり、不要な情報収集に時間を費やしたりするリスクがあります。これらの課題を解決し、誰でも統一されたスムーズな対応を可能にするのが、社内向け営業電話対応マニュアルです。

本マニュアルは、新人でも迷わず対応できるよう、電話応対の基本から効果的な断り方、情報共有の仕組みまで、具体的な項目を盛り込むことが重要です。

効果的なマニュアルを作成するには、まず現状の課題を洗い出し、どのような営業電話が多いのか、従業員がどのような点で困っているのかを把握することから始めます。その上で、以下の具体的な項目を盛り込み、分かりやすく記述していくことが求められます。

• 電話応対の基本:
  • 会社名・部署名・氏名の名乗り方、相手の確認方法
  • 丁寧な言葉遣い、明るく聞き取りやすい声のトーン
  • 保留・転送時の適切な対応と、不在時の伝言メモの取り方
• 営業電話と判断した場合の対応と断り方:
  • 営業電話であることの確認方法（例：「どのようなご用件でしょうか？」）
  • 担当者への取り次ぎ基準の明確化（例：アポイントがある場合のみ、など）
  • 具体的な断り方のフレーズを複数提示し、状況に応じて使い分けられるようにする。
  • 「恐れ入りますが、現在、新規のお取引は検討しておりません。」
  • 「担当者は席を外しておりますが、戻りましても新規のご提案はお受けしておりません。」
  • 「ご提案は大変ありがたいのですが、現状で間に合っておりますので、今回は見送らせていただきます。」
  • 「恐縮ですが、営業のお電話はご遠慮いただいております。」
  • しつこい場合の毅然とした対応や、上長へのエスカレーションフロー
• 情報共有の仕組み:
  • 対応履歴の記録方法（日時、相手企業名、担当者名、用件、対応者、特記事項など）
  • 共有ツール（社内チャット、CRM、共有フォルダなど）の指定と活用方法
  • 定期的な情報共有の場や、マニュアルの更新頻度と担当者の明確化

これらの項目を網羅することで、従業員は自信を持って営業電話に対応できるようになり、不要な電話対応による業務中断を最小限に抑え、本来の業務に集中できる環境を整えることができます。

マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的に内容を見直し、最新の情報や状況に合わせて更新していくことが、その効果を維持・向上させる上で不可欠です。

まとめ

営業電話は時間を取られるだけでなく、対応中に大事なビジネスチャンスを逃してしまう危険性もあるため、円滑に、慎重に、対応する必要があります。

まずは、営業電話かどうかを判断した上で、担当者宛ての電話や用件を聞くことを意識しましょう。また、スムーズに電話を終了させるためには、今回ご紹介した「お断りフレーズ」を活用すると良いでしょう。

電話代行サービスを利用し一次対応を任せるという方法もあるので、是非そちらも検討してみてください。

営業電話の断り方に関するQ&A

業務の手を止めてしまう営業電話は、対応に苦慮することも多いものです。相手に失礼にならず、かつ無駄な時間をかけずに切り上げるための基本的な疑問やコツについて、Q&A形式で解説します。

Q1: 営業電話を断る際、最も重要なマナーは何ですか？

A1: 「感謝を伝えつつ、きっぱりと断る」ことです。まずは電話をくれたことへの謝意を軽く示し、その直後に「必要ありません」「興味がありません」と曖昧さを残さず伝えるのがマナーです。長々と理由を説明すると、かえって食い下がられる原因になります。

Q2: 「担当者が不在です」と嘘をついて逃げるのは良くないでしょうか？

A2: 一時しのぎにはなりますが、根本的な解決にはなりません。「不在」と伝えると、相手は「別の時間にかけ直せばチャンスがある」と判断し、何度も電話がかかってくる原因になります。不要な場合は、最初から「弊社では必要としておりません」と明確に意思表示するのがベストです。

Q3: 相手がなかなか電話を切ってくれない時の対処法は？

A3: 「次の会議がありますので」「来客中ですので」と、物理的に通話を終了せざるを得ない状況を伝えましょう。それでも続く場合は、「これ以上お話しできることはありませんので失礼します」と宣言して電話を切っても問題ありません。詳細は、本記事内の「シーン別の断り方例文集」も併せてご確認ください。

これらのポイントを意識することで、業務への支障を最小限に抑え、精神的な負担を感じることなくスマートに営業電話を断ることができます。