迷惑電話の”ストレス”を無くす|対策法や正しい断り方を伝授

迷惑電話が企業にもたらす具体的なリスクと影響

迷惑電話は、単に業務を中断させるだけでなく、企業経営に多岐にわたる深刻な悪影響を及ぼします。

最も直接的なのは、社員が本来の業務から引き離され、電話対応に貴重な時間を浪費することで、全体の業務効率が著しく低下することです。これにより、生産性の低下はもちろん、重要なタスクの遅延や、顧客への対応遅れが発生し、結果として顧客満足度の低下に直結します。

さらに、度重なる迷惑電話は、対応する社員に精神的なストレスを与え、集中力の低下やモチベーションの減退を招く可能性があります。特に悪質な電話の場合、社員が不安や恐怖を感じることで、職場環境が悪化することも少なくありません。

また、誤って企業秘密や個人情報が聞き出されてしまうリスクもゼロではなく、情報流出による信頼失墜やブランドイメージの損害にも繋がりかねません。これらのリスクを未然に防ぎ、健全なビジネス環境を維持するためには、包括的な迷惑電話対策が不可欠です。

会社名をウェブで検索すれば、所在地や連絡先などがすぐわかる時代になりました。

個人で経営する店舗も、お店の宣伝として手軽に広告掲載ができるようになっています。しかし、便利な反面、掲載情報を悪用されるケースが増えているのも事実です。

この記事では迷惑電話の種類や対処法を取り上げ、無駄な電話対応を減らす方法をご紹介します。

迷惑電話の種類

迷惑電話には、どのようなものがあるでしょうか。大きく分けて3種類存在します。

しつこい営業電話

迷惑電話の1つに「しつこい営業電話」が挙げられます。電話内容も、自社商品の案内やアンケートの依頼など様々。

かけてくる側にも自社PRや成約ノルマ、販路拡大といった目的があるのでしょう。しかし業務に関係のない営業電話で、度々手を取られてしまうと、迷惑でしかありません。

リースカーや人材派遣などの案内は、業務形態によっては必要ない場合もあり、電話に出て断るだけでも業務の妨げとなってしまいます。

悪徳商法の電話

一般的な営業電話かと思ったら、悪徳商法や詐欺につながっていたパターンも存在します。

お得なサービスや懸賞への当選といった誘い文句には要注意です。

つられて話を聞いているうちに、お金の振り込みを促され、高額な商品を売りつけられるような場合もあります。

また話の中で聞き出した情報を、第三者に売却しているケースもあるでしょう。

悪徳商法の電話に引っ掛かりやすいターゲット情報として取り扱われ、さらに悪質な電話がかかってくるようになるなど、悪循環につながる恐れがあります。

間違い電話

会社名がよく似ている、番号の末尾が違う、あるいは市外局番を間違えた場合に発生します。

番号違いの場合は会話がかみ合わないことから、間違いに気づきやすいでしょう。しかし社名が似ている場合は、なかなか誤解が解けないこともあります。

説明に時間がかかってしまうと、業務に支障が出てしまいます。

関連記事：営業電話の断り方【完全版】角が立たないスマートな対応マナー

【会話例あり】迷惑電話の正しい断り方と対処ステップ

日々の業務を円滑に進める上で、迷惑電話は時間と労力を無駄にする厄介な存在です。多くの場合、その場しのぎの対応や曖昧な返答が、かえって相手にしつこく電話をかけさせる原因となったり、悪質なケースでは情報が悪用されたりするリスクを高めてしまいます。

だからこそ、迷惑電話に対しては、毅然とした態度で、かつ効果的に対処する「正しい断り方」を身につけることが不可欠です。適切な対応は、電話対応のストレスを軽減し、従業員が本来の業務に集中できる環境を整えることに繋がります。

このセクションでは、迷惑電話の種類に応じた具体的な断り方、避けるべきNG対応、そしてすぐに実践できる会話例を、ステップ形式で詳しく解説します。あなたのビジネスを守り、業務効率を向上させるための実用的な知識を身につけましょう。

用件・件名・名前を伺う

適正な電話問い合わせをしている相手ならば、名前や用件を言うものです。名前を名乗らない場合は「失礼ですがお名前をお伺いできますか」と確認しましょう。

また用件が不明な場合は聞き方を工夫し、相手の言いたいことを絞り込みます。

「○○の件でのお問い合わせでしょうか？」

「担当者とのお話でしょうか？」といった形で聞き出しましょう。

何度聞き直しても要領を得ない回答ばかりであれば、いやがらせ目的の電話であると考えられます。

そのような場合は、電話を長引かせず、断る姿勢も必要です。

「お名前、ご用件をお伝えいただけなければ、お取次できません」といった形ではっきり伝えましょう。

キッパリ「必要ない」と断る

繰り返しかかってくる営業電話の場合、明確に断るのが重要です。「今は取込中」「担当者が不在」といった回答で済ませていると、時間を変えて何度も電話がかかってきます。

相手も営業活動として、話を聞いてもらえるチャンスを探しているのです。

「弊社では必要としておりません」

「すでに契約している既存のサービスがございます」といった形で、キッパリと「必要ない」旨を伝えましょう。

資料や書類の依頼をする

商品やサービスの案内であれば口頭説明ではなく、文書で提示するように求めると、電話を切り上げられます。

きちんとした会社であれば、宣伝用の資料や案内文などの書類を用意しているものです。

資料送付後、改めて電話がかかってくる可能性はありますが、「検討の結果、弊社では必要ないと判断されました」と話せば、断りやすくなります。

関連記事：電話対応の完全マニュアルの紹介はこちら

迷惑電話を減らす4つの対策方法

迷惑電話への正しい対処も重要ですが、そもそも迷惑電話を受け付けない体制作りも重要です。

迷惑電話に困っている場合は、導入できる方法がないか検討してみましょう。

着信拒否・非通知着信の拒否登録をする

番号がわかっている場合は、着信拒否をすればすぐに迷惑電話から解放されます。

また迷惑電話は非通知着信が多いので、非通知の電話は出ない・拒否登録する、という方法も効果的。

無料で拒否設定が使えるものもあれば、追加オプションを利用するものもあります。使っている電話会社のサービスを確認しましょう。

社内の電話オペレーションを徹底する

電話を受けた際の取次ルールや、対応時の確認点を社内で統一すると、業務効率化につながります。

その際、迷惑電話への対処法もルール化し、オペレーションを徹底しましょう。

繰り返しかかってくる要注意人物・番号は社内の全員が把握し、対応時間の上限を決めておきます。

一定時間が経過すると「社内規定によりお客様1人当たりの対応時間が決まっておりますので」として、電話を切るようにすれば長々と迷惑電話に捕まることもありません。

電話対応マニュアルの整備と社員教育

迷惑電話対策は個々の対応に留まらず、組織全体で取り組むべき課題です。そのために不可欠なのが、電話対応マニュアルの整備と全社員への教育です。

迷惑電話の種類に応じた具体的な断り方、避けるべきNG対応、情報共有のフローなどを明確に記載したマニュアルを作成しましょう。このマニュアルは、全ての従業員がいつでも参照できるよう共有し、内容を十分に理解してもらうことが重要です。

また、マニュアル作成だけでなく、定期的な社員研修を実施し、迷惑電話への対応力を高めることも欠かせません。研修では、実際の会話例を用いたロールプレイングを取り入れることで、従業員が自信を持って毅然と対応できるようになります。

組織として一貫した対応を行うことで、迷惑電話を効率的に削減できるだけでなく、従業員のストレス軽減や業務の円滑化にも繋がります。

新たな手口の迷惑電話が出現することも想定し、マニュアルは定期的に見直し、常に最新の状態に更新していく意識を持ちましょう。

警察に相談する

繰り返しかかってくる悪質な迷惑電話については、警察への相談も検討しましょう。

電話対応で度々業務が中断させられたり、対応する人間が精神的に苦痛を感じたりという状態であれば、犯罪行為と見なされます。

どれくらいの頻度でかかってくるのか、時間帯や対応にかかる時間はどれくらいかを記録しておくと、相談もスムーズです。

可能なら電話内容を録音しておくと、証拠として使うこともできます。

関連記事：迷惑電話をブロックする4つの方法はこちら

迷惑電話対策におすすめのツール・アプリ

迷惑電話対策をよりしっかりと行いたいなら、専用のツールやアプリを利用するのがおすすめです。迷惑電話対策に使えるツールやアプリをご紹介します。

ビジネスフォン

ビジネスシーンにおいて、固定電話は顧客対応や取引先との連絡に不可欠なインフラです。

しかし、近年、ビジネスフォンや固定電話へも、しつこい営業電話や詐欺まがいの電話といった迷惑電話が増加しています。これらの電話は、従業員の業務を中断させ、貴重な時間を奪うだけでなく、対応するスタッフに精神的な負担をかけ、最悪の場合、企業の信頼性低下にも繋がりかねません。

特に、スマートフォン向けのアプリとは異なり、オフィス全体で共有される固定電話では、個々の従業員が独自に対策を講じるのが難しいという課題があります。そのため、会社全体として一貫した迷惑電話対策を講じられる専門ツールが求められています。

トビラフォンBiz

迷惑電話フィルタ、通話録音システム、集中管理システムという３つの機能を集約したトビラフォンBizなら、迷惑電話ブロック機能で迷惑電話対策がしっかりと行えます。

30,000件を超える迷惑電話番号リストを保有しており、常に最新情報に更新されているので、迷惑電話や営業電話をブロックできます。

迷惑電話対策だけでなく、ビジネスフォンでの業務効率化が行えるツールなので、顧客満足度向上にもつながるでしょう。

大手企業や官公庁、飲食店など様々な業種、業界で導入実績があり安心です。導入費用は要問合せとなっています。

迷惑電話自動ブロック

KDDI株式会社のケーブルプラス電話のオプションとして行われているのが、迷惑電話自動ブロックです。

使用している電話機だけで使うことができ、月額利用料330円（税込）で追加利用ができます。

迷惑電話番号リストを提供している「トビラシステムズ株式会社」の迷惑電話リストに掲載されている番号からの着信を自動ブロックしてくれます。迷惑電話ブロック率は97%です。

ケーブルプラス電話のオプションとなっているので、こちらの加入が前提となります。

スマートフォン向け迷惑電話対策アプリ

迷惑電話対策ツール・アプリ選びのポイント

迷惑電話対策ツールやアプリを選ぶ際には、自社のニーズに合った最適なものを見つけるため、いくつかの重要なポイントを比較検討しましょう。

まず、無料版と有料版の違いを理解することが重要です。無料版は手軽ですが機能が限定的で、高精度な自動ブロックや発信元識別、広告非表示などを求めるなら有料版の検討が不可欠です。

次に、自動着信拒否、発信元識別（非通知や未知の番号表示）、通話録音（証拠保全や社員教育）といった主要機能の有無を確認します。また、固定電話やスマートフォン（iOS/Android）など対応デバイスやOSが自社の環境に合致しているか、導入費用と運用コストが予算に見合うかどうかも重要な選定基準です。

データベースの更新頻度や精度、サポート体制も考慮し、長期的に効果的かつ運用しやすいツールを選び、迷惑電話による業務中断やストレスを最小限に抑えましょう。

ビジネスシーンでは固定電話だけでなく、スマートフォンを業務連絡や営業活動に利用する機会が増えています。特に外出先での連絡や、個人事業主、少人数のチームでは、個人のスマートフォンが主要な連絡手段となることも少なくありません。しかし、その手軽さゆえに、しつこい営業電話や詐欺、間違い電話といった迷惑電話がスマートフォンにかかってくるケースも後を絶ちません。

個人のスマートフォンに届く迷惑電話は、業務効率を低下させるだけでなく、プライベートと仕事の境界を曖昧にし、従業員のストレスの原因となることもあります。固定電話向けの対策ツールが大がかりになりがちなのに対し、スマートフォン向けアプリは個人レベルで手軽に導入でき、すぐに迷惑電話対策を始められる点が大きなメリットです。

Whoscall

Whoscallは、台湾に本社を置く「Gogolook」が開発したもので、世界中の膨大なデータを分析して、番号識別技術で迷惑電話をブロックできるようにしているアプリです。

全世界で1億を超えるダウンロードがあり、東アジアや東南アジアでは最大級の電話番号データベースを保有しています。知らない番号からの着信があった場合、迷惑電話であればすぐに分かるようにしてくれます。

アプリのプレミアム版月額250円をインストールすることで、迷惑電話自動識別、迷惑電話自動着信拒否、SMSアシスタント機能などが利用可能です。

Truecaller

Truecallerは、迷惑電話やSMSを識別してブロックしてくれるアプリです。すでに3億人を超えるユーザーがいるアプリで、ユーザーからのコミュニティベースに寄せられる迷惑電話情報もリストに追加されています。

無料ダウンロードできますが、広告の非表示を希望する場合は有料版へのアップグレードがおすすめです。

電話の対応とスクリーニングで 90% 以上の精度があるとされているので、高い確率で迷惑電話をブロックできるでしょう。

関連記事：カスタマーサポートツールとは？おすすめ4社を徹底比較！

迷惑電話対策と業務効率化を両立する最終手段

迷惑電話は、単に時間を奪うだけでなく、従業員の集中力を妨げ、ストレスの原因となり、ひいては企業の生産性を著しく低下させます。

これまでご紹介した着信拒否やアプリ、社内ルール整備といった対策も有効ですが、それでも完全に迷惑電話を排除し、業務効率化を最大限に高めるには限界があるのも事実です。

特に、顧客からの重要な問い合わせと迷惑電話を見分け、適切に対応するには、常に人員を配置し、高度なスキルを要します。

このような状況において、最終的な解決策として大きな効果を発揮するのが「電話代行サービス」の活用です。

電話代行サービスは、社外の専門オペレーターが貴社にかかってくる電話の一次対応をすべて請け負うため、社員が迷惑電話に直接対応する必要がなくなります。訓練されたオペレーターは、迷惑電話を迅速に見極め、毅然とした態度で断るプロフェッショナルです。

これにより、しつこい営業電話や詐欺まがいの電話が社内に届く前にシャットアウトされ、不要な情報流出のリスクも大幅に低減されます。

電話代行サービスは、迷惑電話対策に加えて、抜本的な業務効率化にも貢献します。電話対応のためにコア業務を中断する時間がなくなるため、従業員は本来集中すべき業務に専念できるようになります。

これは、特に営業や開発、クリエイティブな業務に従事する社員にとって、生産性向上に直結する大きなメリットです。また、電話対応のストレスから解放されることで、従業員の精神的な負担が軽減され、職場全体の満足度向上にも繋がります。

関連記事：電話代行会社の比較はこちら

電話代行なら「BusinessCall」

様々な電話代行サービスが登場していますが、高品質な電話対応を求めるなら「BusinessCall」がおすすめです。

独自の社員研修を終えたオペレーターが対応するので、安心して電話対応を任せられます。

受け付けた電話内容は専用の管理画面で折り返し電話の要・不要が確認できるため、緊急の対応事項でも問題ありません。

また、不要な営業電話もシャットアウトできるだけでなく、対応状況を社内ですぐに共有できるため、対応漏れも防ぐこともできます。

料金は月額5,000円～で、対応時間も1時間単位で設定でき、忙しい時間帯だけの利用なども可能な人手の少ないベンチャー企業や、個人事業主様にもおすすめのサービスです。

まとめ

ウェブサイトによって会社や店舗の連絡先が調べやすくなった半面、迷惑電話に悩まされている人や企業も増えています。

正しい対処と断り方を身に付け、業務に支障が出ないよう心掛けたいものです。

また着信拒否や非通知着信の拒否登録、対策ツールの導入も効果的です。

社内の電話オペレーションを統一して情報共有すれば、会社として迷惑電話に対応できます。

悪質なものについては警察への相談も検討しましょう。電話対応の負担を無くすには、電話代行サービスの利用も有効な手段です。

導入できる方法がないか検討し、無駄な電話対応を削減することで、業務効率化につなげましょう。

迷惑電話の対策に関するQ&A

Q1：営業電話のせいで本来の業務が止まってしまいます。

A1： 「自動応答による振り分け」が最も効果的です。「〇〇に関するお問い合わせは1番を…」というガイダンス（IVR）を挟むだけで、機械的な営業電話の多くは途中で切断されます。本当に用件がある顧客だけを繋ぐフィルターになります。

Q2：非通知や知らない番号からの着信はどう扱うべき？

A2： 非通知は一律拒否の設定で問題ありません。知らない番号については、着信時にネット上の「迷惑電話データベース」と照合して社名を表示するアプリやビジネスフォンを活用すると、出る前に対応の要否を判断できます。

Q3：断っても何度もかけてくる相手への対策は？

A3： 録音機能を活用し、冒頭に「防犯のため録音しています」とアナウンスしましょう。これだけで強引な勧誘は激減します。それでも続く場合は、個別の番号着信拒否を行うとともに、「リストから削除してください」と明確に意思表示することが法的にも有効です。