固定電話の廃止は可能？メリット・代替と進め方を解説

在宅勤務やテレワークといった多様な働き方が増え、会社の固定電話のあり方も見直されています。

日本を代表する大手商社でも、スマートフォンを活用し固定電話を廃止する動きがあり、社内電話の使い方に変化が起きています。

固定電話を廃止できれば、電話設置により発生していた費用が抑えられ、自由な働き方も可能です。とはいえ、電話は連絡手段として長く使われてきたツールであり、廃止するならば代替手段を考えなければなりません。

今回は、固定電話を廃止した三菱商事の事例を踏まえつつ、固定電話の必要性とメリット・デメリットを検証します。

オフィスの固定電話を廃止する企業が急増中？

固定電話を廃止する背景

従来の仕事に関するコミュニケーションはメールや電話が中心であり、携帯電話が普及しても、固定電話を使用して顧客とやりとりする機会が多くありました。

しかし現在、働き方改革によって業務効率化が問われる中、電話対応の効率についても注目されるようになりました。

また新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、在宅勤務を推進する企業が増えているのも、固定電話のあり方に対する議論を加速させています。

こういった背景から、従来の固定電話を廃止し、新たなコミュニケーションツールの活用を考える企業が増えているのです。
参考事例として、三菱商事では固定電話と内線の原則廃止を実践しています。

固定電話の廃止については、ネガティブな印象を持つ社員も少なくありませんでした。

しかし、今後の電話環境について徹底的に考え、思い切った改革を実行しました。円滑な社内コミュニケーションのため、パソコン・スマートフォンの両方からアクセス可能な電話帳サービスが導入されました。

人の検索はもちろん、着信時に発信元が確認でき、名刺管理システムとの連携もさせています。

これまで固定電話を使用していた内勤者にもスマートフォンを貸与し、自席・固定電話に縛られない働き方を実現しました。

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固定電話を廃止すべきか？判断のポイントと結論

結論から言うと、固定電話の廃止に向くかどうかは「信用性が業務に直結するか」「電話の受発信量」「業種特性」の3点で見極められます。テレワークが中心でBtoC比率が低い企業は廃止に適していますが、官公庁との取引や与信が重視される業種は慎重な判断が必要です。

まずは各特徴を確認し、自社がどちらに当てはまるかを把握したうえで、廃止・維持どちらの場合でも活用できる代替手段を検討していきましょう。

固定電話を廃止できる企業の特徴

テレワークやリモートワークが中心の企業、個人事業主、BtoBかつ電話よりメールやチャットでの連絡が主体の企業は、固定電話を廃止しやすい傾向にあります。

理由は、オフィスに常駐する人員が少なく着電対応の必要性が低いこと、また取引先とのやり取りが非対面ツールで完結しやすいことです。電話番号の利用頻度が月に数件程度であれば、維持コストに見合わないケースも多く見られます。

固定電話を残すべき企業の特徴

官公庁や大手企業との取引がある、業界慣習として固定電話番号の記載が求められる、日々の受電量が多いコールセンターや士業などは、廃止が難しいケースに該当します。

市外局番から始まる番号は携帯電話番号に比べて社会的信用性が高いとされ、取引先からの印象や与信審査に影響する場合もあります。こうした企業は安易な廃止よりも、番号を維持しながらコストを抑える方法を検討すべきです。

廃止と信用性を両立する現実解

「完全廃止」と「維持」の二択で悩む必要はありません。電話代行サービスやクラウドPBXを活用すれば、既存の固定電話番号を残しつつ、オフィスの電話機やインフラにかかるコストだけを削減できます。

着信をスマートフォンやアプリに転送する仕組みを使えば、信用性を損なわずに運用コストを圧縮でき、多くの企業にとって現実的な折衷案となります。

固定電話だけじゃない？代表電話の数も減ってきている

企業では固定電話をなくすだけでなく、代表電話をなくすという動きも出ています。代表電話は、会社全体を代表して応対する電話で、総合受付、電話交換のような役割を果たしています。

代表番号がある場合、そこから各担当部署に電話を割り振りますが、新型コロナウィルスの影響もあり代表電話の廃止が進んだのです。代表電話があると、誰かが出社して代表電話に出なければいけなくなります。

テレワークが進む企業では、代表電話への対応が難しくなることから、代表番号の廃止という動きも見られました。

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会社の固定電話の必要性・メリットとは？

会社の固定電話を廃止する企業も出ていますが、まだまだ、ごく一部にとどまっているのが現状です。固定電話を廃止できない要因は何があるのでしょうか。固定電話の必要性とメリットを考えてみます。

会社としての信用性

商品の購入やサービスの利用、または仕事の取引相手が信用できる企業かどうかは、どのような点で判断しているでしょうか。個人事業主であれば、連絡先が携帯番号でも違和感はありません。

しかし事業所を構える法人企業の場合、代表番号が携帯電話では不信感に繋がります。

会社としての信用性をPRするならば、市外局番から始まる固定電話かフリーダイヤルの電話番号を用意したいところです。

会社の固定電話には、顧客や取引先の安心感につながる、信用性を与える効果があります。

プライバシーの保護

会社の固定電話の代わりに、所属する担当者の携帯番号を企業のホームページに掲載するとどうなるでしょうか。一見、顧客からの問合せをダイレクトに受けられて便利なようですが、プライバシー保護を考えるとオススメできない手段です。

個人の携帯番号を不特定多数の人が知り、電話をかけられる状態になってしまいます。会社貸与の携帯番号であっても、不特定多数の相手から電話がかかってくるのは業務に支障をきたすでしょう。

中には業務と無関係ないたずら電話なども有り、時間を問わず電話が鳴る状態では、業務に集中できません。社員のプライバシーを守るために、会社の代表番号として固定電話の設置が必要です。

緊急事態でも対応できる

地震や台風といった災害は、いつ何時発生するかわかりません。特に大規模な災害が発生した緊急時には、安否確認や被災地での対処についての連絡が殺到します。

携帯電話の場合、回線が混み合うとほとんど通話できなくなってしまうのが現状です。

固定電話の場合、災害時でも携帯電話よりは繋がりやすい傾向にあります。とはいえ電話が集中すると基地局の負荷が増大し、通話制限されてしまうので、不要な電話は避けましょう。

テレワークなどの事業変動に対応しやすい

働き方改革により、企業ではテレワークの導入も進んでいます。また、新型コロナウィルスの影響によりテレワークを余儀なくされるような事態もありました。

テレワークが導入されても、固定電話が事務所にある場合は、電話に対応するために従業員が交代制で出社しなければいけなくなります。固定電話をなくすことで、このような対応も不要となり、テレワーク環境がより整うと言えるでしょう。

会社の固定電話のデメリットとは？

会社の固定電話には必要性があり、設置するとメリットが得られます。しかし同時にデメリットもあるのです。

回線や維持費にコストがかかる

固定電話には電話機や社内回線の整備のほか、PBX（電話交換機）設備も必要です。常に安定した通話ができるよう、保守契約も欠かせません。PBXが老朽化すればリプレースも必要です。

また社内体制の変更や人事異動のたびに、回線を増やす・減らす工事が発生します。電話機の購入費またはリース代、通話料の他にも固定電話には工事費や維持費などのコストがかかるのです。

取次業務が発生する

固定電話を設置すると、取次業務が発生します。電話番だけの社員を置いている会社は少なく、担当業務を行いながら電話の取次をしていることが多いでしょう。

しかし、電話がかかってくるたびに業務の手を止め、取次するのは、業務効率の低下に繋がります。電話を取る機会の多い社員は仕事が進まず、不満に感じてしまうでしょう。

固定電話の廃止・代替手段について

会社の固定電話にはメリット・デメリットの両方が存在します。そのため廃止を検討するならば、固定電話に変わる代替手段の導入が必要です。

クラウドPBXを活用する

電話交換機をインターネット上に設置する「クラウドPBX」があります。

従来の電話交換機と異なり、社内に設置スペースを用意する必要なく電話機が使えるようになります。

会社貸与のスマートフォン回線を内線化し、固定電話に縛られることなく内線通話や受電転送が可能になります。電話交換機の設置や回線の増減によって発生する、工事費も抑えられます。

ビジネスチャットを活用する

外回りをしている営業職と内勤の事務職の社内連絡手段としては、電話が一般的でしょう。しかし固定電話を廃止するならば、このときに発生する通話もなくしたいところです。

代替手段として、ビジネスチャットの活用が考えられます。ビジネスチャットなら、電話よりも相手の状況を気にする必要なく、メールよりも気軽にメッセージが送れます。

グループチャットを利用すれば、簡易なミーティングツール・情報共有ツールとしても利用可能です。

Web会議ツールを活用する

チャットツールでは電話と異なり、リアルタイムに相手の反応が見えず、会話の温度差を気にする人もいるでしょう。この問題を解決するには、Web会議ツールが有効です。

Web会議ツールで対話すれば、対面会話と同じように相手の様子を確認しながらコミュニケーションできるでしょう。また取引先との対話にも活用できます。

直接会いに行かずとも、顔を合わせてリアルタイムに会話できれば、移動時間の短縮にもなるでしょう。これには交通費を削減できるメリットもあります。

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固定電話を廃止する具体的な手順と注意点

固定電話の廃止は勢いだけで進めると業務やお客様対応に支障が出かねません。現状把握から代替手段の導入、解約手続き、周知まで段階を踏んで進めることが成功のポイントです。ここでは廃止決定後に取るべき3つのステップと、事前に確認しておきたいチェックポイントを解説します。

STEP1：現状の電話利用状況を棚卸しする

まずは月間の発着信件数、部署ごとの利用頻度、通話料や基本料などの維持コストを可視化します。誰がどの番号をどの程度使っているかを把握することで、廃止による影響範囲を正確に見積もることができ、代替手段の選定にも役立ちます。

STEP2：代替手段を選定・導入する

利用実態が把握できたら、クラウドPBX、電話代行サービス、ビジネスチャットなど自社の業務スタイルに合った代替手段を選びます。外出先での対応が多い場合はスマホ連携型、コスト重視なら電話代行など、目的に応じた基準で比較検討し、導入前にテスト運用を行うと安心です。

STEP3：番号継続と解約手続きを進める

既存の電話番号を残したい場合は、番号ポータビリティが利用できるか事前に通信事業者へ確認しましょう。解約時には契約期間に応じた違約金や、光回線・PBX設備の撤去工事費が発生することがあります。取引先への番号変更案内は、実際の切り替え日の1〜2カ月前を目安に行うとトラブルを防げます。

廃止前に確認すべき失敗回避チェックリスト

• 災害時や停電時の代替連絡手段は確保できているか
• FAXの利用有無と代替手段（クラウドFAXなど）の準備
• 火災報知器や警備システムなど緊急通報回線としての利用有無
• 契約中の違約金・撤去費用の総額確認

電話代行サービスなら番号も残せて手間要らず

代表電話を無くす場合、各担当者に直接連絡できる体制を整えるか、自動音声で対応し担当部署に振り分けるなどの方法があります。

しかし、この場合は担当者が電話に出ることができないということや、自動音声で対応が難しい事例も出てきてしまいます。そこでおすすめなのが電話代行サービスです。電話代行サービスなら、現在の番号を残したまま手間をかけずに導入できます。

固定電話から乗り換えるなら「BusinessCall」がおすすめ

固定電話から乗り換えを検討するなら、「BusinessCall」がおすすめです。「03」または「050」から始まる番号の貸し出しをしているので、状況に合わせて選べます。利用料金は月額5,000円からとなっていて、費用をおさえて会社の顔となる代表対応を依頼できます。

「BusinessCall」は、リーズナブルな価格で利用できますが、オペレーターの質は高く、官公庁や大手企業、コールセンター、個人事業主まで幅広く利用されている安心のサービスです。質の高い対応は、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

まとめ

在宅勤務の普及や働き方改革の一環として、固定電話を廃止する企業も出てきました。しかし、固定電話には会社としてのメリットも多く、思い切った決断は難しいでしょう。

まずはPBX（電話交換機）のクラウド化やビジネスチャット・Web会議ツールを活用し、固定電話が必要な場面を減らす工夫をしてみるのがオススメです。

また、電話対応を電話代行サービスに外注し、受電業務の負担をなくすのも、固定電話廃止へのステップとして有効な方法です。

「固定電話 廃止」に関するQ&A

Q1：会社の固定電話を廃止する企業が増えている背景には、どのような要因がありますか？

A1： 在宅勤務やテレワークの普及、そして働き方改革による業務効率化への意識の高まりが主な要因です。オフィスの自席に縛られる固定電話があると、電話対応や他部署への取次業務のためだけに社員を出社させる必要が生じ、これがテレワーク推進の妨げや業務効率低下の原因になっていました。この課題を解決するため、大手商社の三菱商事のように固定電話や内線を原則廃止し、社員にスマートフォンを貸与して自由な働き方を実現する動きが加速しています。

Q2：固定電話や代表電話を完全に無くしてしまうことで、どのようなデメリットが生じますか？

A2： 主に「会社としての信用性の低下」と「社員のプライバシー侵害」のリスクが懸念されます。法人企業において問い合わせ先が携帯電話の番号だけであると、顧客や取引先に不信感を与えてしまうケースが少なくありません。また、代替策として社員個人の携帯番号をWebサイトなどに公開すると、不特定多数からいたずら電話や時間外の連絡が入るようになり、社員のプライバシー保護や日々の業務集中を著しく阻害する原因になります。

Q3：社会的信用を保ったまま、コストを抑えて固定電話を廃止するベストな代替手段は何ですか？

A3： 自社で高額なクラウドPBXなどのインフラ投資を行う代わりに、「BusinessCall（ビジネスコール）」のようなデジタルツールと連携した電話代行サービスへ移行するのが最適です。月額5,000円（税込み5,500円）というリーズナブルな費用で、企業の信頼の証である「03」や「050」から始まる番号を残したまま、受電窓口をプロのオペレーターに外部委託できます。