リモートワークや在宅勤務など、多様な働き方が認められるなか、オフィスのフリーアドレス化を進める企業も増えています。フリーアドレスとは、社員の固定座席を撤廃し、部署や役職にとらわれず自由に座席を選べる仕組みのことです。社員全員分の机を用意する必要がないためオフィスの省スペース化が図れ、部署を越えたコミュニケーションが生まれやすくなるといったメリットがあります。

一方で、実際に運用してみると社員が苦痛やストレスを感じる場面があるのも事実です。荷物の管理や席選びの気疲れ、担当者が見つからないもどかしさなど、日々の小さな不満が積み重なり、導入に反対の声が上がることもあります。しかし、こうした苦痛の多くは、運用ルールの整備と設備設計の工夫によって軽減できます。

この記事でわかることは次の3点です。

• フリーアドレスが苦痛・面倒に感じられる7つの理由
• それぞれの理由に対する具体的な改善策
• 導入前に確認しておくべきポイント

フリーアドレスが苦痛・面倒くさいと感じる7つのこと

フリーアドレスに苦痛を感じる要因は、大きく3つのタイプに整理できます。1つ目は「毎回の準備作業」で、荷物の整理や座席探しなど出社ごとに発生する手間です。2つ目は「人や情報が見えにくくなること」で、担当者の所在確認や電話の取次ぎがしづらくなる問題です。3つ目は「作業環境が安定しないこと」で、椅子やデスク、PC・ネットワークの設定が席ごとに変わることによる負担です。具体的には次の7つが、社員がストレスを感じやすい場面として挙げられます。

• 荷物や貴重品の管理
• 担当者の所在が分からず探す手間
• 席選びの気疲れと周囲への配慮
• 椅子やデスクの調整
• PC・ネットワーク環境の設定と持ち運びの手間
• 消毒・清掃
• 電話の押しつけ合いと取次ぎの手間

それぞれの内容と、苦痛を軽減するための改善策を以下で詳しく解説します。

1.荷物や貴重品の管理

固定の座席を決めないフリーアドレスでは、毎回席が変わるため、デスクに私物を置いたままにできません。業務に必要な筆記具はもちろん、電卓や手元資料なども都度、使用する座席に持ち運び、仕事がしやすい状態にセッティングする必要があります。

また業務上頻繁に参照する資料を、デスクの引き出しに施錠して保管できません。

使うたびに書棚や書庫から取り出し、退勤時には片付けることになるでしょう。

こうした業務を行うために必要な準備を毎回しなければならない点は、面倒くさいと感じるスタッフも多いでしょう。

2.担当者の所在が分からず探す手間

フリーアドレスの場合、座席表が作れず、誰がどこの席にいるのかわかりません。

電話や来客の取次といった場面では、担当者を探しに社内を回ることになり、不便に感じます。相談したい相手が近くにいないことで新入社員が気軽に聞けず、業務が停滞する原因にもなります。

改善策としては、座席管理・座席予約システムで在席状況を可視化する、ビジネスチャットのステータス表示で稼働状況を共有する、部署単位でグループアドレス制を導入する、スマートフォンへの内線転送やクラウドPBXで担当者に直通できるようにする、新人向けにはメンター席を固定するといった運用面の工夫が有効です。

3.席選びの気疲れと周囲への配慮

席は出入り口までの距離やエアコンの風、日差しなどで環境差があり、固定席なら慣れで済んだ悩みが、フリーアドレスでは毎回の選択負担になります。さらに「今日はどこに座るか」を毎朝決めること自体がストレスとなり、人気の席を確保しようと早朝出社の席取り競争が起きることもあります。

馬の合わない人との距離感に気を使う心理的負担も見逃せません。改善策としては、集中席・会話可エリア・Web会議ブースといった用途別ゾーニングや、部署単位で座席範囲を決めるグループアドレス制が有効です。加えて空調・照明環境を席ごとに均一化し、一部座席は固定席として残すことで、選択の負担と不公平感を同時に軽減できます。

4.椅子やデスクの調整

体に負担がなく使える椅子やデスクの高さは、体格によりまちまちです。フリーアドレスのオフィスでは、毎回、快適に使える高さに調整する必要があります。

体に合わない高さで業務を続けると疲労の原因になり、業務効率も下がるでしょう。結果、社員が不満に感じてしまい、フリーアドレスを導入した効果が得にくくなります。

5.PC・ネットワーク環境の設定と持ち運びの手間

フリーアドレスではPC・ネットワーク環境の整備も欠かせません。個人ノートPCなら持ち運びは容易ですが、席によって無線LANのアクセスポイントが不足し通信品質が低下したり、電源が確保できない席があったりすると、その都度不便を感じ苦痛につながります。周辺機器を毎回持ち運ぶ手間や、Web会議中の音声が周囲に漏れる気まずさも見過ごせません。

改善策として、業務用PCをノートPCに統一し、各席にドッキングステーションやモニターを常設すると持ち運びの負担が減ります。さらにクラウドストレージやVDIで場所に依存しない作業環境を整え、Web会議専用ブースを設置すれば通信・音声の問題も解消できます。

6.消毒・清掃

毎回使用する席が変わる場合、自分が使う前に誰がどんな使い方をしていたかも気になります。神経質な性格の人は特に気にするでしょう。

風邪やインフルエンザなど、感染症が気になる季節なら、なおさら不安になるポイントです。使用前に除菌・消毒、使用後はきちんと片付けて清掃する、といったルールが必要ですが、面倒くさいのも事実です。

7.電話の押しつけ合いと取次ぎの手間

フリーアドレスでは日々席が変わり、さまざまな部署・役職が入り混じるため、電話が鳴るたびに「誰が出るか」を探り合う状況が生まれます。周囲が目上の人ばかりだと自分が対応せざるを得ないプレッシャーを感じ、集中していた作業も中断されます。座席表がなく取次ぎ先も分かりにくいため、対応するたびに気疲れが積み重なる点が継続的なストレスとなります。

改善策としては、スマートフォンへの内線転送やクラウドPBXによる本人直通化で取次ぎ自体を減らし、座席管理システムやプレゼンス共有で所在を可視化する方法が有効です。加えて一次受けの当番制を設けたり、電話代行サービスを活用することで、対応の偏りや押しつけ合いを解消できます。

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フリーアドレス導入の前に考えるべきこと

フリーアドレスを導入しても、社員に面倒くさいと感じられ、メリットが発揮できなければ意味がありません。フリーアドレスの導入時には、どのようなことを考えておくと良いでしょうか。

導入目的を明確にする

フリーアドレス導入の際は、その目的を明らかにしておきましょう。オフィスを縮小して、テナント賃料を下げたいのであれば、賃料の安い場所に引っ越すという方法もあります。

部署の垣根を越えた人事交流の活性化が狙いなら、部署間の交流になるような社内企画や人事異動による交流もあるでしょう。

このように、目的によっては代替手段が存在することもあります。導入目的を明確にし、他の方法と比較・検討をしたうえで導入を進めると良いでしょう。

運用ルールを明確にする

フリーアドレスの運用ルールが不明確な状態では、メリットを生かせません。社員が面倒くさいと感じるばかりで、気がつけば固定の席が決まっている状態では、フリーアドレスにした意味がありません。

フリーアドレスは面倒くさいと感じてしまう点を改善できるよう、運用ルールを定めておくのは重要です。

・座席はランダムで決まる抽選システムにする
・担当者の所在がわかるよう予定管理ツールを共有する
・貴重品の保管場所を別途用意する
・席の使用後は清掃し、私物を残さない

上記のようなルールを決め、必要な設備を整えて運用しましょう。

今、導入すべきかを判断基準で検証する

フリーアドレス化には設備投資が伴うため、導入前に以下の基準で自社の状況を確認しましょう。

• 週あたりの平均出社率
• 座席稼働率
• ノートPC・クラウド環境の整備状況
• 書類の電子化率
• テナント契約の更新時期

これらが整っていない場合は、先に環境整備を優先するのが現実的です。

導入する場合も、いきなり全社展開するのではなく、特定の部署で試行してから段階的に広げる方法が有効です。

1. 対象部署の選定
2. 試行期間の設定
3. アンケートと座席稼働率で効果測定
4. ルール修正
5. 全社展開

業務効率化が目的なら、まずは「電話対応」の改善を

電話対応は生産性を下げる

電話対応は作業が中断され、業務効率を悪化させる一因です。

誰が出るのかという問題もあり、在宅勤務を推進し出社人数が減っているときは、出社している社員の負担を増やしてしまいます。電話対応の負担から業務効率が下がるとなれば、不満を感じる社員が出てもおかしくありません。

電話対応を外注し、受電業務から社員を解放できれば、生産性の向上が可能です。
今後フリーアドレス化を検討している場合も、電話対応の外注は有効な手法です。
まずは電話対応を外注し、段階を踏んで効率化を図りましょう。

＜関連記事＞
仕事の電話対応を削減/効率化させる3つの方法とは？

電話対応の効率化なら「BusinessCall」

弊社が提供する電話代行サービス「BusinessCall」では、電話対応の効率化が可能です。

独自の研修を積んだ経験豊富なオペレーターが電話対応を代行し、お客さまへの迅速かつ丁寧な対応をいたします。

受付けた電話内容はメールまたはChatWork連携により、リアルタイムでご担当者様に通知。対応状況は専用管理画面で一元管理できるので、対応漏れの心配もありません。

電話対応の負担をなくし、業務効率化にお役立てください。

またフリーアドレスを導入された際も、弊社の電話代行をご利用いただくと、社員の皆さまが面倒な電話対応から解放され、思う存分本業に集中いただけるかと思います。フリーアドレス化の一環としてぜひ、弊社サービスのご利用をご検討ください。

まとめ

フリーアドレスの導入効果を得るには、面倒くさいと感じる点を克服できるよう、工夫が必要です。導入目的を明確にし、運用ルールを決めたうえで、段階的な導入が良いでしょう。

オフィスをフリーアドレス化しても、業務効率化にならなければ意味がありません。業務効率化を目的とするならば、電話対応の改善も重要なポイントです。電話対応を外注すれば、社員を電話業務から解放し生産性の向上が期待できます。

フリーアドレス化した際にも、電話対応を外注しておけば、取次時の問題を解消できるでしょう。

「フリーアドレス苦痛」に関するよくある質問

Q1：社員がフリーアドレスを「面倒くさい」「苦痛」と感じる主な原因は何ですか？

A1：主な原因は「毎日の荷物・資料の移動や貴重品管理」「担当者を探す手間の発生」「毎回座る席への気遣い・配慮」など日常的な準備・調整負担です。さらに、PC環境のセッティングや消毒・清掃、担当者の居場所が不明確な中での電話取次ぎ対応もストレスとなり、業務のやりづらさを感じさせます。

Q2：フリーアドレス導入による苦痛・面倒くささを解消・防止するためのポイントは？

A2：「座席を抽選システムで自動決定する」「予定管理ツールで社員の所在を共有する」「ロッカー等の貴重品保管場所を整える」といった運用ルールの明確化と環境整備が効果的です。また、一括導入ではなく特定の部署でシミュレーションを行ってから段階的に広げることが、苦痛の芽を早期に取り除きながら成功へつなげる鍵となります。

Q3：フリーアドレスでの電話対応や取次の負担を減らすにはどうすればよいですか？

A3：固定電話の取次ぎが発生する状況では、席の配置によって特定の社員に負担が集中し、探し回るストレスが生じやすくなります。まずは座席管理システムやビジネスチャットのステータス表示で所在を見える化し、内線をスマートフォンへ転送できるクラウドPBXを導入して本人に直接つながる体制を整えることが有効です。それでも取次ぎ負担が大きい場合は、電話代行サービス（例：BusinessCallなど）で受電対応を外部委託する選択肢もあります。