0120-935-372【例文付き】留守電アナウンスの必須事項、設定方法やポイント解説！
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業務をしていて顧客や取引先からの電話に出ることができないということは、ビジネスシーンではよくあることではないでしょうか。
このような場合、電話に出ることができない旨を伝える留守番電話アナウンスが役立ちます。留守番電話アナウンスを導入していることで、電話に出ることができなくても、顧客との信頼関係が無くなってしまうリスクも減らせるでしょう。
この記事では、留守番電話に使えるアナウンスの例文やその作成方法を紹介しています。
--- 目次 ---
【基本構成】ビジネス向け留守電アナウンス作成のポイント
ビジネスにおいて、顧客や取引先からの電話は、重要なコミュニケーション手段です。しかし、移動中や会議中、あるいは営業時間外など、常に電話に出られるとは限りません。このような時、留守番電話のアナウンスは、単なる不在通知ではなく、相手への配慮と信頼を伝える大切なメッセージとなります。
適切に構成されたアナウンスは、電話をかけた方に安心感を与え、どのような状況でいつ連絡が取れるのかを明確に伝えます。
これにより、不必要なストレスを軽減し、円滑なビジネスコミュニケーションを維持することに繋がるでしょう。このセクションでは、効果的な留守番電話アナウンスを作成するために押さえておくべき基本的な構成要素と、伝えるべき重要点について解説します。
氏名・会社名・営業時間は必須
会社名、氏名、営業時間は必ずアナウンスの中に入れましょう。
電話をかけてきた相手に、自分の電話であることを確認してもらうためにも重要です。また、営業時間を入れておけば、営業時間外の電話の場合、時間外にかけていることに気がついてもらいやすいでしょう。
お礼・挨拶のメッセージを入れて簡潔に
メッセージには、電話をかけてくれた顧客や取引先に対して、お礼の言葉と挨拶を入れてください。顧客や取引先との良好な関係を築くためにも重要です。
用件を録音してもらうための工夫と適切なアナウンス時間
ビジネスにおいて、留守番電話の目的の一つは、電話をかけてくれた方から用件を録音してもらうことです。しかし、相手に「話す手間」を感じさせず、スムーズにメッセージを残してもらうためには、アナウンスに工夫が必要です。
まず、用件を録音してもらいやすくする具体的な表現として、「発信音の後に、お名前とご用件をお話しください。後ほど担当者より改めてご連絡させていただきます。」といったメッセージを盛り込むと良いでしょう。これにより、相手は「自分の声が録音されること」と「後で連絡が来る安心感」の両方を得られます。質問形式で「恐れ入りますが、ピーという発信音の後に、お名前とご連絡先、ご用件をお願いいたします。」のように依頼することで、より明確に録音を促すことも可能です。
次に、アナウンスの長さは非常に重要です。いくら丁寧に構成されたメッセージでも、長すぎると相手は途中で聞くのをやめてしまう可能性があります。一般的に、10秒から30秒程度でまとめると、最後まで聞いてもらいやすく、かつ必要な情報を伝えられる最適な長さとされています。短すぎても情報不足になりかねないため、会社名、氏名、挨拶、そして録音を促す言葉を簡潔にまとめてください。この適切な長さが、結果的にビジネスチャンスの確保にも繋がります。
留守電アナウンスを設定するメリット
電話に出ることができない場合の、留守番電話のアナウンス設定は本当に必要なのでしょうか。留守電アナウンスを設定するメリットをまとめておきます。
機会損失を減らせる
顧客や取引先の電話に出ることができない場合、ビジネスチャンスを逃してしまうという可能性があります。
サービスや商品の問い合わせや注文などの電話の可能性もあり、対応が遅くなると、競合他社に問い合わせや注文が流れてしまうこともあるのです。
留守番電話のアナウンスを導入すれば、用件を録音してもらえる可能性が高くなり、ビジネスチャンス喪失のリスクも減らせます。
迷惑・間違い電話の対応の手間を省ける
顧客や取引先からの電話以外に、迷惑電話や間違い電話などがかかってくることもあるでしょう。
このような電話への対応は業務効率化を妨げてしまう可能性があります。留守番電話のメッセージは、これらの電話を減らすためにも役立ちます。
「通話を録音させていただきます・・・」というようなアナウンスを流すことで、迷惑電話を減らせるでしょう。
また、間違い電話の場合も、留守電メッセージで社名を入れることで、間違いだと気がついてもらいやすくなります。
防犯対策にも有効なメッセージの伝え方
留守番電話アナウンスは、不在時の対応だけでなく、ビジネスの防犯対策やセキュリティ向上にも活用できます。増加する迷惑電話や詐欺電話から企業を守るため、効果的なメッセージを導入しましょう。
有効なのは、「この通話は、お客様対応の品質向上と正確な情報把握のため、録音させていただきます。」といった録音予告です。悪意のある発信者は通話記録を嫌う傾向があるため、この一言で多くの迷惑電話を未然に防ぎ、従業員の対応負担を軽減します。
また、個人情報や機密性の高い情報の電話でのやり取りに関する注意喚起も重要です。「恐れ入りますが、個人情報に関わるお問い合わせや重要なお取引は、弊社ウェブサイトの専用フォーム、または担当者のメールアドレスにてご連絡をお願いいたします。」といった案内を加えることで、情報漏洩リスクを低減し、安全なチャネルへ誘導できます。
これらのメッセージは、企業のセキュリティ意識の高さを外部に示すことで、顧客や取引先からの信頼獲得にも貢献するでしょう。
営業時間外の電話対応を無くしてストレス軽減
顧客や取引先が営業時間を把握していない場合、時間外に電話がかかってきてしまう可能性もあります。
また、終業時間間際にかかってくる電話もあるでしょう。このような電話に対応する際も、留守番電話アナウンスが役立ちます。
業務時間外は、留守番電話で対応することで、業務負担を軽減することにつながるでしょう。
関連記事：休日の仕事電話は出るべき？対応リスクと対処方法について解説！
留守番電話にアナウンスを設定する方法
iPhone/Androidなどスマホで留守電設定する手順
ビジネスにおいて、電話に常時対応できない状況は珍しくありません。そんな時、スマートフォンの留守番電話機能が非常に重要になります。
iPhoneとAndroid、それぞれの端末で留守番電話を適切に設定し活用することで、不在時でも重要な連絡を逃さず、顧客や取引先との信頼関係を維持することに繋がります。
iPhoneでの留守番電話設定
iPhoneでは「ビジュアルボイスメール」機能を利用して留守番電話を設定します。まず、「設定」アプリを開き、「電話」をタップ。次に「留守番電話」または「ビジュアルボイスメール設定」を選択します。
初めて設定する場合は「今すぐ設定」をタップし、パスワードを作成してください。応答メッセージは、標準の「デフォルト」か、ご自身の音声を録音する「カスタム」から選択し、指示に従って設定を完了させましょう。
これにより、不在時でもメッセージを視覚的に確認できるようになります。
Androidでの簡易留守録・伝言メモ設定
Androidスマートフォンの留守番電話機能は「簡易留守録」や「伝言メモ」と呼ばれ、機種やキャリアによって設定方法が多少異なります。
一般的な手順としては、「電話」アプリを開き、画面右上のメニュー（3点リーダーなど）から「設定」に進みます。
そこから「通話設定」内にある「簡易留守録」や「伝言メモ」といった項目を見つけて、応答メッセージの録音やオンオフ設定を行います。設定が完了したら、必ずテスト通話を行い、正しく機能しているか確認することをおすすめします。
留守番電話にアナウンスを設定したい場合、どのような方法で設定すれば良いのでしょうか。設定の方法は2通りあります。
自分でオリジナルの文章を吹き込む
費用をおさえてオリジナルの音声にしたい場合、自社で吹き込む方法があります。この場合は、できるだけ静かなところで録音しましょう。
雑音や騒音が入ってしまうと、綺麗な録音音声にならず、お客様に不快感を与えてしまうことにもなりかねません。そして録音する人の声にも注意してください。録音音声は声がこもりがちなので、はっきりゆっくりと話します。
声に感情をのせて、笑顔でいるような雰囲気で明るく発声するのがポイントです。
専用の会社に依頼する
費用はかかってしまいますが、綺麗なメッセージが完成するので、専門会社を利用する企業は多いです。
雑音や騒音も綺麗にのぞいてくれるのでお客様からも良い印象を持ってもらいやすいでしょう。
使用する電話機によって利用できる音声形式が異なりますが、専門会社に依頼すれば、手持ちの電話機に対応できるように制作してくれるので安心です。
関連記事：固定電話をスマホで受ける仕組みとは？メリット・デメリットを解説
【パターン別】留守番電話アナウンスの例文
留守番電話ではどのようなアナウンスを流せば良いのでしょうか。この記事では、パターン別に留守番電話のアナウンスの例文をまとめておきます。
営業時間外の応答メッセージ
パターン①
「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話を頂きましたが、只今の時間帯は営業時間外となっております。営業時間は月曜日から金曜日の〇時から〇時です。誠に恐れ入りますが、月曜日から金曜日の〇時以降に改めてお掛け直し頂きますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」
パターン②
「お電話ありがとうございます。〇〇でございます。
あいにく、本日の営業時間は終了いたしました。恐れ入りますが、お急ぎのご用件やお問い合わせにつきましては、弊社ホームページのお問い合わせフォームにて、24時間受け付けております。担当者より折り返しご連絡を差し上げますので、ぜひご利用ください。またのお電話を心よりお待ちしております。ありがとうございました。」
定休日の応答メッセージ
パターン①
「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、本日は定休日となっております。営業時間は月曜日から金曜日の〇時から〇時までとなります。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただきますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」
パターン②
「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、土曜、日曜、祝日は定休日となっております。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただくか、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。営業日に担当者より折り返しお電話させていただきます。お電話ありがとうございました。」
長期休暇の応答メッセージ
パターン①
「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、○月○日から○月○日まで年末年始休業となっております。まことに恐れ入りますが、○月○日の午前〇時以降に改めてお掛け直しいただきますようお願い申し上げます。お電話ありがとうございました。」
パターン②
「お電話ありがとうございます。○○でございます。せっかくお電話をいただきましたが、○月○日から○月○日までお休みをいただいております。まことに恐れ入りますが、営業時間内に改めてお掛け直しいただくか、発信音の後にお名前とご用件をお話しください。営業日に担当者より折り返しお電話させていただきます。お電話ありがとうございました。」
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留守電アナウンス作成に役立つ無料ツール・アプリ
留守番電話のアナウンスは重要だとわかっていても、自分で吹き込む場合は録音環境や話し方に気を配る必要があり、専門業者に依頼すると費用がかさむこともあります。しかし、近年ではこのような手間やコストをかけずに高品質なアナウンスを簡単に作成できる無料のツールやアプリが多数登場しています。
これらのツールを活用すれば、プロのようなクリアな音声で、営業時間外や長期休暇中、さらには緊急時など、さまざまな状況に対応したアナウンスを効率的に作成することが可能です。文章作成のサポート機能や、複数の音声パターンを試せるサービスもあり、自社のイメージに合った最適なメッセージを見つける手助けとなるでしょう。
このセクションでは、ビジネスシーンで即戦力となる、留守番電話アナウンス作成に役立つ無料のサービスやアプリを具体的にご紹介していきます。
Rakuten Link（楽天モバイルユーザー向け）
楽天モバイルの契約者であれば、専用アプリ「Rakuten Link」を使うことで、月額料金・再生料ともに完全無料で留守番電話を利用できます。通常のキャリアでは留守電の「録音」には月額費用、「再生」には通話料がかかることが多いですが、このアプリはその両方が無料になるのが最大の強みです。
設定も簡単で、アプリ内の設定画面から「留守番電話」をオンにするだけで完了します。録音されたメッセージは音声データとしてアプリ内に保存され、リストから選んでタップするだけで何度でも再生可能です。圏外のときに着信があっても、あとで通知と音声で内容を確認できるため、コストを一切かけずに留守電を使いたいユーザーにとって最も強力な選択肢と言えます。
Android標準「伝言メモ」（Android端末限定）
多くのAndroidスマートフォン（Xperia、AQUOS、Pixelの一部など）には、アプリを別途入れずとも端末自体に録音する「伝言メモ（簡易留守録）」が標準搭載されています。これはキャリアのサーバーではなく、スマホ本体に音声を保存するため、月額料金も再生料も一切かかりません。
設定は「電話アプリ」の設定内にある「通話設定」や「録音設定」から簡単に行えます。ただし、スマホの電源が切れている場合や、完全に圏外の場合は動作しないという弱点があります。しかし、電波が届く場所で「仕事中で出られない」「運転中で出られない」といったシチュエーションであれば、最も手軽でコストのかからない「最強の無料留守電アプリ」として機能します。iPhoneにはこの機能がないため、Androidユーザー特有の利点と言えます。
電話代行サービスに依頼すれば留守電アナウンスの手間が省ける
留守電のアナウンスを設定すれば、顧客や取引先のお客様との信頼関係を築きやすくなりますが、留守電アナウンスの設定が面倒、留守電を聞かなければいけないのが面倒という場合は、電話代行サービスの利用がおすすめです。
おすすめは電話代行サービスBusinessCall
電話代行サービスは、様々な会社がありますがリーズナブルな価格で高品質な対応が可能な「BusinessCall」が良いでしょう。
電話代行サービスの「BusinessCall」は、月額5,000円〜依頼可能です。
とてもリーズナブルな価格なので、はじめて電話代行サービスを利用される方も導入しやすくなっています。
「BusinessCall」は、官公庁や大手通販会社、個人事業主と様々なところで利用されており、導入実績が豊富なので安心です。
受電した内容は、チャットツールやLINEに即時に転送されますので、スピーディーに対応できます。顧客や取引先からの信頼も得やすくなるでしょう。
まとめ
電話に出ることができない場合の、留守番電話のアナウンスの重要性についてお伝えしました。
留守番電話のアナウンスを設定していないという方は、アナウンスの設定や、アナウンスの代わりとして利用できる電話代行サービスの利用を検討してみてください。
留守電アナウンスに関するQ&A
Q1：標準的なアナウンスに一工夫して、他社と差をつけるには？
A1： 「ただいま外出しております」という現状報告だけでなく、「いつ戻るのか」「誰が対応するのか」を具体的に加えると信頼感が増します。「〇時までには担当の〇〇が戻ります」といった一言で、顧客は安心してお掛け直しいただけます。
Q2：アナウンスが長すぎると切られてしまうのでは？
A2： はい、冒頭の10〜15秒が勝負です。結論（出られないこと）を先に伝え、その後に理由や代わりの連絡手段を添えましょう。また、BGM（待機音）を無音ではなく明るい曲調にするだけで、体感的な待ち時間を短く感じさせる効果があります。
Q3：特定の顧客（VIP）向けにメッセージを変えるべき？
A3： クラウド電話などのサービスを使えば、発信元番号によってメッセージを出し分けることが可能です。重要顧客には専用の携帯番号を案内する、あるいは「いつもお世話になっております」と一言添えたメッセージを流すことで、特別感を演出できます。
